O que são débitos e créditos?

Desmistificar os fundamentos da contabilidade com este guia exaustivo relativo aos débitos e créditos, os respetivos papéis nas transações e a contabilidade por partidas dobradas.

Se alguma vez espreitou o mundo da contabilidade, é provável que se tenha cruzado com os termos «débito» e «crédito». Compreender estes termos é fundamental para dominar a contabilidade por partidas dobradas e a linguagem da contabilidade.

O que são débitos e créditos? Porque são tão importantes no mundo da contabilidade? Continue a ler para descobrir como estes conceitos fundamentais são o pulso de qualquer transação financeira e a espinha dorsal do sistema de contabilidade.

Compreender as bases: débito vs. crédito

Na contabilidade, todas as transações financeiras afetam pelo menos duas contas devido ao sistema de contabilidade por partidas dobradas. Este sistema é um pilar da contabilidade com uma história de vários séculos.

Compreender o sistema de contabilidade por partidas dobradas

O sistema de contabilidade por partidas dobradas requer que cada transação comercial seja registada em pelo menos duas contas, assegurando que a equação contabilística (ativos = passivos + capital próprio) se mantém equilibrada.

Este sistema baseia-se no conceito de débitos e créditos. Neste contexto, os débitos e os créditos representam dois lados de uma transação. Dependendo do tipo da conta afetada pela entrada, um débito pode aumentar ou diminuir o valor da conta. O mesmo se aplica ao crédito.

Se uma transação aumenta o valor de uma conta, tem de diminuir o valor de pelo menos uma outra conta no mesmo montante.

Porque é que este sistema é tão importante? Apresentamos em seguida algumas das principais razões:

• Assegura a exatidão: o sistema de contabilidade por partidas dobradas funciona como um mecanismo de peso e contrapeso. Se o total dos débitos não for igual ao total dos créditos no balancete, é um sinal claro de que houve um erro algures no processo de registo.
• Oferece uma visão completa da transação: ao contrário do sistema de contabilidade por registo singular, que apenas regista um aspeto de uma transação, o sistema de contabilidade por partidas dobradas oferece uma visão exaustiva da transação, mostrando tanto de onde veio o recurso como para onde foi.
• Facilita a análise financeira e a tomada de decisões: ao fornecer uma visão completa das atividades financeiras de uma empresa, o sistema de contabilidade por partidas dobradas permite que se façam análises financeiras detalhadas. Isto pode ajudar os gestores empresariais a tomar decisões informadas, desde as alterações operacionais às estratégias de investimento.

O que são um débito e um crédito no contexto da contabilidade?

Uma ou mais contas registam uma entrada de débito, ao passo que outras contas registam uma entrada de crédito. Mas o que significa um valor ser debitado ou creditado numa conta? Para compreender, é importante considerar a equação de contabilidade: ativos = passivos + capital próprio.

Esta equação, que é o cerne da contabilidade, representa uma estrutura lógica para registo e interpretação de todas as transações financeiras no sistema de contabilidade por partidas dobradas. Compreender esta equação é vital para perceber os conceitos de créditos e de débitos, já que a equação nos ajuda a decidir se devemos debitar ou creditar uma conta numa transação. Analisemos as diferentes partes da equação.

Ativos

Os ativos são recursos detidos pela empresa que se espera que correspondam a futuros benefícios. Podem incluir dinheiro, valores a receber, inventário, instalações e equipamento. Quando se aumenta uma conta de ativos, estamos a debitá-la, e quando retiramos ativos a essa conta, estamos a creditá-la.

Por exemplo, quando uma empresa recebe dinheiro de uma venda, debita a conta de caixa porque o dinheiro – um ativo – aumentou. Por outro lado, se a empresa paga uma conta, credita a conta de caixa porque o saldo de caixa diminuiu.

Passivos

Os passivos representam as obrigações da empresa. As contas a pagar, as livranças a pagar e as despesas acrescidas são exemplos comuns de contas de passivo. Quando uma empresa adquire um novo passivo ou aumenta um já existente, a respetiva conta de passivo é creditada. Pelo contrário, quando a empresa paga ou reduz um passivo, debita a conta de passivo.

Por exemplo, se uma empresa compra materiais a crédito, a conta a pagar aumentar – a conta de passivo – ao ser creditada. Quando a empresa mais tarde paga essa conta, reduz o passivo ao debitar a conta a pagar.

Os ativos e os passivos estão no lado oposto da equação de contabilidade. Repare que aumentam quando se usam ações opostas. Os ativos aumentam com os débitos e os passivos aumentam com os créditos. Se estivesse a usar uma folha de cálculo para demostrar isto, poria um sinal negativo antes de cada entrada de crédito, ainda que isto não indicasse que a conta tem um balanço negativo.

Capital próprio

O capital próprio, muitas vezes conhecido como fundos próprios dos acionistas ou capital dos proprietários, representa o interesse de propriedade no negócio. É o interesse residual nos ativos da entidade depois de deduzidos os passivos. Por outras palavras, o capital próprio representa os ativos líquidos da empresa. 

As contas patrimoniais, como as ações ordinárias ou os lucros acumulados, aumentam com os créditos e diminuem com os débitos. Isto é o contrário do que acontece com as contas de ativos. Por exemplo, quando uma empresa tem lucro, aumenta os lucros acumulados – uma parte do capital próprio – ao creditar esse lucro.

Compreender a forma como a equação de contabilidade interage com os débitos e os créditos é a chave para o registo exato de transações. Ao manter o equilíbrio na equação quando se registam transações, assegura que as declarações financeiras refletem com precisão a saúde financeira da empresa.

Um débito (abreviado como D) aumenta o saldo de um ativo e de uma conta de despesas, ao passo que um crédito (abreviado como C) faz o oposto: diminui o saldo destas contas. No entanto, para as contas de passivo, capital próprio e receitas, as regras são invertidas: os débitos diminuem os saldos e os créditos aumentam-nos. Isto pode parecer complicado, mas tudo se resume à equação fundamental da contabilidade e a onde encaixar as várias contas.

As contas do balanço são débitos ou créditos?

Em resumo, as contas do balanço ou de demonstração de resultados são uma mistura de débitos e de créditos. A folha de balanço inclui contas de ativos, passivos e de capital próprio. Em geral, os ativos aumentam com os débitos e os passivos e o capital próprio com os créditos.

Por exemplo, quando uma empresa compra equipamento, debita (aumenta) a conta de equipamento, que é uma conta de ativos. Se a empresa for dona de um fornecedor, credita (aumenta) a conta relativa às contas a pagar, que é uma conta de passivo.

Quando uma empresa tem um resultado líquido, os lucros acumulados, que são uma conta de capital próprio, são creditados (aumentam).

E no caso das contas de demonstração de resultados: como se aplicam os débitos e os créditos?

As contas de resultados incluem sobretudo receitas e despesas. As contas relativas à receita, como as receitas com os serviços e com as vendas, aumentam com os créditos. Por exemplo, quando uma empresa faz uma venda, credita a conta de vendas. 

As despesas, incluindo as despesas com a renda, o custo de vendas e outros custos operacionais, aumentam com os débitos. Quando uma empresa paga renda, debita a conta da despesa com a renda, refletindo um aumento nas despesas.

Débitos e créditos nas operações comerciais diárias

Nas operações comerciais diárias, é essencial saber se uma conta deve ser debitada ou creditada. A melhor forma de compreender isto é pensar na equação da contabilidade e perceber com que tipo de conta se está a lidar.

Imaginemos que uma empresa compra inventário a crédito. O inventário é um ativo, o que, como sabemos, aumenta quando a conta é debitada. Quando um artigo é comprado a crédito, a empresa passa a dever ao fornecedor. Isto corresponde a uma conta a pagar, um passivo.  Os passivos estão no lado oposto ao dos ativos na equação, por isso sabemos que temos de aumentar a conta do passivo ao creditá-la.

E uma venda a dinheiro? É um débito ou crédito?

Analisemos por partes:

Tanto a conta de caixa como a das vendas (ou receitas) aumentam com esta transação. O dinheiro é um ativo, por isso aumenta com o débito. As vendas fazem parte do capital próprio, por isso aumenta com o crédito. Se a venda a dinheiro tiver sido de  2 000€, a entrada deve ficar assim:

Dinheiro (D)  2 000€

Vendas ou receitas (C)  2 000€

Mais exemplos de como creditar ou debitar transações comerciais

Vejamos outro exemplo. Imagine que uma empresa fornece serviços no valor de 500€ a um cliente que promete pagar mais tarde. Neste caso, a empresa debitaria as contas a receber (um ativo) e creditaria a conta das receitas com os serviços.

Noutro cenário, se uma empresa arrenda um armazém por 1 000€, esta debita a conta das despesas com a renda (uma despesa) e credita a conta de caixa ou a conta das contas a pagar (dependendo da forma como o cliente pagou).

Considerações especiais: casos invulgares de débitos e de créditos

Ainda que tenhamos abordado as regras gerais para os débitos e créditos em relação à equação de contabilidade, há uma importante exceção que vale a pena notar: as contas de contrapartida.

As contas de contrapartida são tipos únicos de contas que têm um saldo oposto ao saldo normal das contas associadas. São usadas para reduzir o valor da conta associada sem afetar o balanço da conta associada.

A conta de contrapartida mais comum é a da depreciação acumulada. Esta é uma conta de contrapartida usada para registar o uso de um bem patrimonial. Por ser uma conta de contrapartida, aumentá-la exige um crédito e não um débito. Para registar a depreciação anual, a despesa de depreciação é debitada e a conta de contrapartida, de depreciação acumulada, é creditada. O saldo de ambas aumenta.

Últimas considerações: o domínio dos débitos e dos créditos

Compreender os débitos e os créditos é fundamental na contabilidade. São os alicerces que nos ajudam a registar, analisar e interpretar transações financeiras. Apesar de parecerem um pouco intimidantes, com um domínio firme das bases e da prática, estes conceitos tornar-se-ão naturais.

Para saber se deve debitar ou creditar uma conta, tenha sempre em mente a equação da contabilidade.  Os ativos e as despesas geralmente aumentam com os débitos e diminuem com os créditos, ao passo que os passivos, o capital próprio e as receitas fazem o oposto.