Aumentar o fluxo de caixa com recurso à gestão das contas a receber

Melhore o fluxo de caixa com estratégias eficazes de gestão das contas a receber. Aprenda como otimizar o processamento de faturas e das cobranças no nosso blogue.

O fluxo de caixa e o fundo de maneio são a força vital de qualquer negócio. A otimização de ambos por via da gestão das contas a receber é crucial para o seu papel de diretor financeiro (CFO) de uma empresa de SaaS (software como serviço). 

A gestão das contas a receber permite-lhe controlar o fluxo de caixa por via da agilização dos pagamentos e da faturação e da melhoria das relações com os clientes. Não obstante, a gestão dos processos de contas a receber (CR) pode ser um desafio para muitas empresas de SaaS.

No topo da lista de dificuldades encontramos uma fraca relação com os clientes, o uso de processos manuais e a ausência de avaliação de dados em tempo real relativa às faturas por pagar. 

Neste texto, vamos mergulhar no universo da gestão das contas a receber: desde a definição aos desafios que esta implica e às formas de agilização de todo o processo. Iremos também discutir os benefícios da automação das contas a receber e a forma como esta pode otimizar os processos relativos às CR e à gestão das faturas. Vamos então dar início ao processo de reforço do fluxo de caixa com a gestão eficaz das contas a receber!

O que é a gestão das contas a receber?

Para as empresas de SaaS, a gestão das CR é o processo de acompanhamento e de cobrança de pagamentos junto de qualquer cliente que tenha uma fatura por pagar. Também inclui o envio de alertas de pagamentos, a explicitação das condições de pagamento e das condições de crédito e a otimização de indicadores como o índice de rotatividade das contas a receber. Antes de avançarmos, é importante notar que uma fatura cujo pagamento está atrasado não é o mesmo que receitas não reconhecidas.

As receitas não reconhecidas equivalem a dinheiro que foi pago por um cliente, mas que a empresa ainda não pôde acrescentar à coluna dos ativos por não ter ainda cumprido as obrigações de serviço relacionadas com esse pagamento. 

Pelo contrário, o processo de CR lida com pagamentos devolvidos ou em atraso por serviços já prestados. Analisemos agora alguns dos passos mais importantes que pode dar para melhorar o processo relativo às contas a receber. 

Principais metas para o processo relativo às contas a receber no contexto das empresas de SaaS

A gestão das contas a receber é central para as responsabilidades dos CFO e tem um impacto significativo sobre o fluxo de caixa das empresas. Não obstante, o acompanhamento e a cobrança de pagamentos junto de todos os clientes que devem dinheiro podem ser um desafio.  

Para o ajudar a lidar com estes desafios, iremos analisar alguns dos principais objetivos a ter em conta no esforço de otimização das contas a receber e na cobrança de faturas. 

Agilize a gestão das contas a receber para melhorar o fluxo de caixa

A gestão eficaz das contas a receber é crucial para a manutenção de um fluxo de caixa saudável. Para agilizar o processo, há algumas boas regras básicas que deve seguir, entre as quais se contam:

• a implementação de sistemas automáticos de acompanhamento dos pagamentos,
• a oferta de incentivos relativos a pagamentos antecipados,
• a eliminação de fluxos de trabalho manuais e a centralização dos principais indicadores de desempenho.

Ao seguir proativamente estas boas práticas, poderá otimizar o processo relativo às contas a receber, monitorizar os indicadores de desempenho e reduzir as tarefas manuais. Além de agilizar os processos, também deve procurar simplificá-los.

Simplifique o processo das contas a receber

Considere as duas táticas que se seguem para simplificar o processo de contas a receber da sua empresa de SaaS.

Centralize os dados financeiros e das contas a receber na nuvem.

O software de faturação ajuda os dirigentes financeiros a gerir as contas a receber e a justificar todas as faturas em atraso ao fornecer às equipas acesso aos dados instantaneamente. Isto é essencial, uma vez que as contas a receber são sensíveis ao fator tempo.

Automatize a faturação e o rastreamento de indicadores de desempenho para poupar tempo.

Ter os indicadores das CR e a informação relativa às faturas no mesmo local permite-lhe (e à sua equipa) verificar rapidamente se existem problemas. Se encontrar algum, este pode ser imediatamente abordado. Se não, a sua equipa pode voltar a concentrar-se em trabalhos mais lucrativos do que a monitorização de cada fatura por pagar.

O que mais ajuda as equipas a agilizar o fluxo de trabalho das contas a receber e a cobrar rapidamente os pagamentos?

Invista no serviço ao cliente e na flexibilidade dos pagamentos

É também essencial investir num excelente serviço ao cliente, por isso peça à sua equipa responsável pelo sucesso junto dos clientes para os contactar ocasionalmente, mesmo quando está tudo a correr bem. Além disso, as condições claras de pagamento e de faturação reduzem a confusão e as disputas com os clientes.

Atualmente, muitas organizações de SaaS fazem o esforço adicional de reforçar a flexibilidade dos métodos de pagamento. Além de permitirem abordagens mais tradicionais, como os cartões de crédito, os cheques em papel e as câmaras de compensação automática, algumas empresas optam pela via digital e aceitam pagamentos feitos pela Internet-

A automação das contas a receber ajuda os departamentos de contabilidade a agilizar a faturação e os fluxos de trabalho das contas a receber ao mesmo tempo que reduzem a dívida malparada. Mas como podem os CFO e as equipas das CR dar início a esse processo?

Começar a utilizar o software automático de contas a receber

Sobretudo nas empresas de SaaS, o que acontece no departamento financeiro tem um impacto significativo sobre toda a organização. Isto significa que a implementação da automação deve ser discutida com os colegas de outros departamentos e abordada por meio da explicitação dos benefícios para toda a empresa.

Analisemos como os dirigentes das áreas das finanças e da contabilidade podem assegurar uma transição suave da gestão manual das contas a receber para uma gestão automática.

Explique o objetivo final: reforço do fluxo de caixa

A otimização das contas a receber exige que agilize eficazmente a gestão das contas a receber e os processos de faturação. Enquanto CFO, dispõe do conhecimento e dos entendimentos relativos ao que faz falta a outras partes interessadas e aos chefes de departamento da empresa. 

Estes não têm a mesma experiência ou perspetiva, por isso será necessário explicar a importância da automação financeira. Resumindo, se optar por automatizar esta parte da empresa transforma o processo de gestão das contas a receber: passa de reativo a proativo.

Instalar sistemas automáticos para manter um fluxo de caixa saudável implica haver mais capital disponível para as várias campanhas e projetos de todos. Um défice orçamental causado por uma má gestão das contas a receber afetará toda a gente na empresa. Pense na automação das contas a receber como uma rede digital que a sua empresa usa para captar dinheiro antes de este poder escapar.

Tome decisões sobre a agregação de canais de pagamento e de faturação

A automação do processo de contas a receber poupa muito tempo por via da agregação de vários canais de pagamento. O processo manual implica que os funcionários mergulhem num labirinto virtual de diferentes canais para verificar e rastrear os pagamentos em atraso.

A automação reverte por completo este processo ao centralizar todos os dados de faturação na nuvem. As empresas de SaaS, que usam métodos de pagamento diversos – um portal na Internet, ligações de pagamento por correio eletrónico e vários pagamentos com recurso ao intercâmbio eletrónico de dados – podem facilmente rastrear e gerir as transferências.

Não se esqueça dos indicadores relativos às contas a receber

Os parâmetros e indicadores de desempenho são uma parte indispensável do desempenho financeiro das empresas de SaaS. A automação dos processos das contas a receber e da faturação permite-lhe verificar facilmente o estado dos processos em tempo real ao mesmo tempo que apresenta o estado ideal.

Especificamente, alguns dos indicadores mais críticos que deve acompanhar são os seguintes:

• Período médio de atraso no pagamento: este indicador apresenta o tempo médio entre o momento em que um pagamento entra em atraso e o momento em que é finalmente efetuado. A automação deste indicador ajuda na identificação de clientes de alto risco.
• Dias de vendas pendentes: um dos indicadores de faturação mais importantes para qualquer empresa de SaaS é o relativo aos dias de vendas pendentes (DSO). Este apresenta o número médio de dias que a empresa demora a cobrar e processar os pagamentos. No que diz respeito às reuniões de angariação de fundos e com investidores, o objetivo é sempre apresentar um número baixo.
• Índice de eficácia da cobrança: este índice analisa a eficácia do processo de cobrança num determinado período e apresenta-o enquanto percentagem.  A automação permite às empresas verificarem rapidamente o seu índice de eficácia da cobrança sempre que necessário.

Enquanto CFO de uma empresa de SaaS, cabe-lhe zelar pela melhoria do desempenho da sua empresa no que diz respeito às contas a receber. Vejamos duas estratégias rápidas que pode usar para acelerar e melhorar os resultados em matéria de contas a receber e pagamento de faturas.

Otimização da gestão das contas a receber: duas estratégias (e dois obstáculos ao fluxo financeiro)

Quando está a reconfigurar o processo das contas a receber, pode ser útil pensar em termos de objetivos a conquistar e obstáculos a evitar. Apresentamos em seguida alguns dos objetivos mais importantes que deve ter em conta no momento de adotar a automação do fluxo de trabalho das contas a receber, seguidos de dois obstáculos com que terá de lidar.

Dar prioridade às previsões relativas às contas a receber e aos pagamentos das faturas

A elaboração de previsões sobre os resultados das contas a receber e sobre outros dados financeiros deve constituir uma parte central de todo o processo. A automação das previsões irá ajudar no reforço da clareza sobre o desempenho atual face aos resultados a curto prazo desejados. 

Será também capaz de responder facilmente a importantes perguntas sobre as contas a receber. Será que existem métodos de faturação ou opções de pagamento que resultam em faturas por pagar com mais frequência do que outros? Entre os clientes, há segmentos que tendem a ser de mais alto risco? 

Ofereça descontos nas faturas por pagamentos antecipados 

Sabe o que é infinitamente melhor do que ter de organizar um processo de cobrança? Receber o dinheiro que lhe é devido antecipadamente. Para as empresas de SaaS, uma forma popular de assegurar um fluxo de caixa atempado passa pela oferta de descontos nas faturas por pagamentos antecipados.

Quando as empresas descrevem a sua política na documentação sobre pagamento e cobrança, esta opção é geralmente expressa como «X/Y net 30». X representa a percentagem de desconto a que o cliente terá direito e Y é o número máximo de dias, desde a data de emissão da fatura, que o cliente tem para pagar se quiser usufruir do desconto. Adotar a automação na gestão das contas a receber pode ajudar com a definição, monitorização e documentação desses pagamentos.

Dois obstáculos à agilização do pagamento de faturas e ao processo relativo às contas a receber

É incontornável: quando os clientes se atrasam a pagar, isso afeta os resultados da empresa. Em quantidades suficientes, esta questão pode até afetar a precisão do orçamento e as taxas de liquidez. Os processos de faturação desorganizados criam um ambiente confuso, tanto para os clientes como para o departamento de finanças, o que pode levar a atrasos nos pagamentos e à remissão de dívidas.

Há dois fatores que contribuem mais para este círculo vicioso da gestão das contas a receber do que quaisquer outros. Quais são eles?

Processos manuais relativos às contas a receber

A gestão tradicional das contas a receber e dos processos de faturação pode ter consequências nocivas. O erro humano que resulta de enganos na faturação pode causar atrasos frequentes no processamento dos pagamentos. Se a esse problema acrescentarmos outros relacionados com o rastreamento do estado dos pagamentos devido à introdução de dados manual, torna-se fácil perceber a rapidez com que se perde o controlo.

Com a utilização de soluções de automação de Planeamento de Recursos Empresariais (PRE) para a gestão das contas a receber consegue alcançar três benefícios essenciais. Primeiro, desbloqueia melhores resultados em matéria de rastreamento de faturas porque é capaz de encontrar qualquer fatura relativa a qualquer altura instantaneamente.  Segundo, minimiza a rotatividade involuntária de clientes. Terceiro: a eliminação dos processos manuais permite à sua equipa ocupar o seu tempo com tarefas mais lucrativas.

O isolamento de dados que mantém as equipas às escuras

Quando as empresas utilizam os métodos manuais na contabilidade, o isolamento de dados em silos é praticamente inevitável. Quando os dados ficam isolados, há diferentes equipas a assumir a responsabilidade pela manutenção e atualização de grupos de dados específicos. Cada equipa dispõe do seu próprio «silo» de dados.

Isto constitui um problema porque sermos capazes de encontrar e de avaliar dados de faturação e de pagamento com rapidez é crucial para a gestão das contas a receber. A resolução célere de problemas de faturação e a manutenção da rotatividade involuntária em níveis mínimos exige o acesso constante a dados atualizados. Não pode partir do princípio de que isso será possível se depender de processos manuais de contabilidade.

O software de automação das contas a receber desmonta os silos de dados e estabelece ligações entre as equipas e os departamentos. Os painéis de instrumentos dedicados a cada função facilitam a visualização rápida dos principais indicadores das contas a receber, como os dias de vendas pendentes e o índice de rotatividade das contas a receber. Regra geral, quanto mais integrados estiverem os dados da organização relativos aos pagamentos e à faturação, mais eficaz será a gestão das contas a receber.

Agilize as contas as receber e reforce o fluxo de caixa hoje

A gestão das contas a receber é crítica para ajudar as empresas de SaaS a evitar atrasos nos pagamentos. Esta pode, no entanto, representar um desafio devido à má comunicação, aos processos manuais de faturação e às dificuldades com o acesso aos dados em tempo real. 

A superação destes obstáculos é essencial, uma vez que o processo das contas a receber afeta direta ou indiretamente todos os departamentos da organização. Além disso, é crucial minimizar a dívida malparada, manter boas relações com os investidores e reforçar os resultados da angariação de fundos.