A revolução da automatização dos CFO: Assuma as rédeas do seu futuro

Descubra de que forma a automatização está a reconfigurar o papel dos diretores financeiros (CFO), permitindo que os dirigentes financeiros se concentrem em iniciativas estratégicas.

Enquanto CFO, a sua empresa deseja que se torne mais estratégico em matéria de tomada de decisões. Mas à medida que adota responsabilidades mais estratégicas, o seu tempo torna-se precioso.

Imagine ter um assistente que lida com todas as tarefas aborrecidas e lhe permite concentrar-se em iniciativas estratégicas de grande valor. É isso que a automatização pode fazer.

Esta permite aos CFO libertarem-se de tarefas repetitivas e morosas – como a introdução de dados, a elaboração de relatórios financeiros e o processamento de faturas – que ficam a cargo de sistemas inteligentes.

De acordo com o conhecimento resultante da investigação do Fast close. Faster, é possível poupar 24 dias de trabalho por ano por via da automatização do encerramento do exercício, libertando três vezes mais tempo para se concentrar em atividades de grande valor que exigem pensamento crítico e tomada de decisões.

Neste artigo, aprenda de que forma a automatização o pode ajudar a assumir as rédeas dos seus processos manuais e dar-lhe e à sua equipa financeira mais liberdade para trabalharem em atividades de cariz mais estratégico.

Vamos abordar as seguintes questões:

• A automatização desbloqueia a poupança de tempo, a precisão e a eficiência
• O acesso em tempo real a informações financeiras cruciais
• A automatização pode ajudá-lo com a conformidade
• Elaboração automatizada de relatórios: a trave-mestra da tomada de decisões informada
• Outras aplicações reais da automatização financeira
• Além dos relatórios: o impacto mais vasto da automatização
• O impacto humano da automatização financeira
• 5 benefícios da automatização para a sua equipa financeira
• Últimas considerações: o futuro das finanças na era da automatização

A automatização desbloqueia a poupança de tempo, a precisão e a eficiência

Os processos manuais são suscetíveis a erros, o que pode ter consequências graves. Com a automatização pode minimizar o risco de erro humano e assegurar a integridade dos dados.

As capacidades da automatização e da inteligência artificial (IA) podem otimizar facilmente o fluxo de trabalho do processamento de faturas de contas a pagar (CP).

Por exemplo, uma fatura pode ser captada e analisada com recurso a algoritmos de aprendizagem automática, que identificam e processam os dados com base no seu histórico de ações.

A tecnologia atribui automaticamente as dimensões adequadas e define as etapas de aprovação do fluxo de trabalho, minimizando a intervenção manual.

O sistema capta de forma competente muitos pormenores de uma fatura clássica, incluindo os dados dos fornecedores, especificidades dos itens individuais e informação relativa à faturação.

Ao fazê-lo, atribui de modo inteligente campos e dimensões, permitindo um processo de aprovação muito eficiente, sem erros e rápido.

O acesso em tempo real a informações financeiras cruciais

Acabaram os dias em que tinha de esperar por relatórios manuais ou em que tinha de folhear folhas de cálculo para poder ter uma visão holística da saúde financeira da organização.

Com os sistemas automatizados, pode aceder a dados do painel de instrumentos atualizados com apenas alguns cliques, para que possa tomar decisões estratégicas e responder rapidamente a alterações no mercado.

A automatização pode ajudá-lo com a conformidade

Os CFO são responsáveis pela manutenção de registos financeiros precisos e transparentes e os regulamentos em matéria de conformidade estão em constante evolução.

A automatização permite-lhe otimizar os processos de conformidade, assegurando o cumprimento dos requisitos regulatórios e reduzindo o risco de incumprimento.

Os controlos e fluxos de trabalho mais velozes podem aumentar a prontidão perante as auditorias e assegurar a manutenção da confiança das partes interessadas.

Isto não corresponde à substituição dos humanos, mais irá permitir-lhe tornar-se mais eficaz e influente no que diz respeito ao tempo que investe.

Os CFO podem tornar-se parceiros estratégicos dos diretores executivos (CEO) e de outros dirigentes empresariais, fomentando o sucesso das organizações com recurso a conhecimentos e recomendações de ações com base em dados.

Colin Cunningham, CFO da empresa de SaaS [software como serviço] OnBoard, defende que se devem evitar os processos manuais tanto quanto possível e que se devem usar sistemas que otimizem os processos.

Acrescenta ainda: «Toda a gente sabe isto, devemos usar novas ferramentas e processos para automatizar e não fazer trabalho manual.

Devemos usar novas tecnologias e sistemas quando essas oportunidades fazem sentido. Temos mais de 3 000 clientes, por isso automatizamos o processo de faturação tanto quanto possível, para encurtar essa janela ao final do mês.»

Elaboração automatizada de relatórios: a trave-mestra da tomada de decisões informada

A elaboração manual de relatórios pode ser um processo moroso e suscetível a erros.  Com as ferramentas de automatização financeira, pode otimizar o processo de elaboração de relatórios e poupar tempo valioso para outras funções críticas.

A automatização da elaboração de relatórios financeiros elimina a introdução de dados manuais, reduz o risco de erros e reforça a precisão e a eficiência das atividades de reporte.

Permite-lhe recolher e consolidar automaticamente dados de várias fontes, como o software de contabilidade, a gestão da relação com os clientes e outros sistemas empresariais.

Esta integração assegura que os seus relatórios se baseiam em dados fiáveis em tempo real, eliminando a necessidade de manipulação e reconciliação monótona de dados.

Pode dedicar mais tempo à análise de dados, à identificação de tendências e a transmitir conhecimento estratégico que transporte o seu negócio para o futuro.

Michelle Delker é a fundadora e CEO do Grupo de CFO William Stanley, e é também uma CFO e revisora oficial de contas experiente. Sobre o tema da gestão da contabilidade ao final do mês ou sobre a demonstração de resultados, Delker afirma: «Já testemunhei o poder da implementação de sistemas de elaboração de relatórios abrangentes e automatizados.

Quando os procedimentos são bem feitos, estes sistemas podem acelerar significativamente o processo, libertando mais tempo para a análise de dados financeiros e do conhecimento útil, em vez da simples recolha de dados.

A revisão e análise regular destes elementos assegura uma visão em tempo real do âmbito financeiro e fornece os conhecimentos necessários para se dar passos proativos com vista ao reforço da rentabilidade.»

Outras aplicações reais da automatização financeira

Orçamentação e previsões

Em vez de depender de folhas de cálculo manuais, pode usar ferramentas de automatização financeira para criar modelos dinâmicos de orçamentação e de previsões.

Estes modelos são atualizados automaticamente com dados em tempo real, permitindo-lhe ajustar as projeções e os cenários rapidamente.

Consolidação financeira

A otimização do processo de consolidação pode poupar-lhe muito tempo e esforço se gerir várias entidades ou se tiver estruturas financeiras complexas.

As ferramentas de automatização financeira podem facilmente recolher dados financeiros junto de diferentes fontes, garantindo que consegue gerar sem esforço declarações financeiras precisas e consolidadas.

Análise de variância automatizada

Analisar a variância entre os números reais e os números orçamentados é crucial para os registos financeiros.

As ferramentas de automatização financeira podem calcular e apresentar análises de variância automaticamente, para que possa identificar os principais impulsionadores do desempenho financeiro.

Modelos de relatórios personalizados

A automatização financeira oferece modelos de relatórios personalizados, o que lhe permite criar relatórios consistentes e profissionais com pouco esforço.

Pode gerar demonstrações financeiras e painéis de desempenho exaustivos, bem como outros relatórios importantes com apenas alguns cliques.

Não poupará apenas tempo, terá também a flexibilidade para personalizar relatórios com base nas necessidades específicas do público-alvo.

Além dos relatórios: o impacto mais vasto da automatização

Os relatórios financeiros são apenas a ponta do icebergue do impacto da automatização.

Ao automatizar os processos, o seu negócio irá reforçar a precisão, a consistência e a velocidade, o que resultará num melhor desempenho.

Com o tempo poupado, os CFO podem supervisionar projetos transformativos de grande impacto, como a implementação de nova tecnologia, a adoção de novos modelos de negócio ou a expansão para novos mercados.

Use a automatização para libertar tempo e recursos que lhe permitirão investir nas iniciativas estratégicas mais vastas: hoje e no futuro, é uma parceira essencial para o crescimento e sucesso das empresas.

Considere os seguintes passos práticos:

1. Identificar as principais áreas para a automatização

Comece por avaliar os seus processos atuais e por identificar as áreas passíveis de serem automatizadas. Procure tarefas repetitivas que consumam muito tempo e recursos.

2. Avaliar as ferramentas de automatização

Estão disponíveis várias ferramentas para automatizar as atividades financeiras, incluindo os sistemas de gestão de tesouraria, o software de consolidação financeira e as ferramentas de análise financeira. Avalie as soluções que possam resolver os seus desafios específicos.

3. Envolva a sua equipa

Apresente à sua equipa as vantagens e a importância da automatização. Encoraje a sua equipa a abraçar a automatização e a adotar um espírito de melhoria contínua.

4. Avalie e melhore os processos de forma contínua

Por fim, avalie regularmente os seus processos automatizados e identifique áreas suscetíveis de serem melhoradas. Assegure-se de que as suas ferramentas de automatização são continuamente atualizadas e otimizadas para um melhor desempenho.

O impacto humano da automatização financeira

A automatização vai além dos processos de otimização: pode ter um impacto positivo no equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal e pode ter vantagens para todos os membros da organização.

Passar de tarefas mundanas para um trabalho mais compensador possibilita que os trabalhadores sintam mais satisfação e crescimento profissional, o que leva a maior motivação e mais envolvimento.

Imagine que os membros da sua equipa já não precisavam de passar horas a introduzir dados manualmente ou a reconciliar as contas.

Em vezes disso, com a automatização a tomar conta dessas tarefas, poderiam concentrar-se na análise das tendências financeiras, fazer recomendações com base nos dados e colaborar com outros departamentos sobre iniciativas estratégicas.

Além disso, a automatização reduz a probabilidade de existirem casos de cansaço extremo causado por tarefas repetitivas e por jornadas de trabalho muito longas.

Com a automatização dos processos, os trabalhadores podem terminar as suas tarefas de forma mais eficiente e eficaz, o que liberta mais tempo para as atividades pessoais, os passatempos e o tempo de qualidade com aqueles de quem mais gostam.

Alcançar um equilíbrio saudável entre o trabalho e a vida pessoal fortalece os trabalhadores e contribui para o seu bem-estar.

5 benefícios da automatização para a sua equipa financeira

Além do equilíbrio entre as vidas pessoal e profissional, a automatização traz benefícios mais abrangentes para toda a equipa.

Aumento da produtividade

Ao automatizar tarefas, a sua equipa consegue fazer mais em menos tempo. Este reforço da eficiência permite-lhes gerir maiores volumes de trabalho e contribuir para o crescimento e sucesso de todo o negócio.

Maior precisão

A automatização minimiza o risco de erro humano, assegurando que as tarefas são realizadas com um elevado grau de precisão. Reduz a necessidade de fazer correções manuais morosas, salvaguardando assim a integridade dos dados.

Reforço da colaboração

As ferramentas de automatização oferecem muitas vezes um acesso centralizado aos dados e aos canais de comunicação otimizados, permitindo a fácil colaboração entre membros da equipa. O trabalho em equipa, a partilha de conhecimento e a resolução de problemas multifuncional saem reforçados.

Desenvolvimento profissional

A automatização lida com as tarefas mundanas, o que faz com que os membros da sua equipa possam desenvolver novas competências e explorar outras áreas de interesse.

Pode promover o crescimento pessoal e ajudá-los a tornarem-se ativos mais valiosos para a empresa.

Retenção de funcionários

A automatização habilita a sua equipa a envolver-se em trabalhos desafiantes e relevantes.

Quando os funcionários se sentem realizados e apoiados nas suas funções, é mais provável que queiram permanecer na empresa, o que reduz os custos com a rotatividade e reforça a continuidade.

A IA é a última fronteira da automatização financeira?

A IA pode transformar a área das finanças por meio da automatização de processos complexos impulsionados por dados.

Ao tirar proveito do conhecimento que brota de grandes volumes de dados, os algoritmos de aprendizagem automática podem identificar tendências, prever resultados e fornecer conhecimentos valiosos suscetíveis de passarem despercebidos aos analistas.

Um benefício relevante da IA nas finanças é o facto de esta poder processar e analisar dados de forma muito mais rápida do que os humanos.

Este grau de conhecimento constitui uma vantagem competitiva que lhe permite tomar decisões informadas mais rápido e com maior precisão.

Pode identificar tendências e padrões em tempo real e agir de forma preventiva, em vez de apenas reagir aos problemas.

Este conhecimento pode informar decisões críticas como a gestão do portefólio, a análise de risco e as previsões financeiras.

Pode até pensar nos chatbots que dependem da IA e que podem lidar com questões relacionadas com o serviço ao cliente, ao passo que os sistemas de pagamento automático podem processar transações sem intervenção humana.

No entanto, é essencial reconhecer que a IA não deve substituir a inteligência humana: deve apenas reforçá-la.

A adoção bem-sucedida de tecnologia baseada em IA exige um equilíbrio entre o conhecimento humano e a inteligência das máquinas.

Últimas considerações: o futuro das finanças na era da automatização

A paisagem financeira está em rápida transformação, e ao leme segue a automatização.

Enquanto CFO, encontra-se num cruzamento crucial. Pode escolher ser arrebatado pelas marés da mudança ou pode assumir as rédeas e surfar a onda com destino ao sucesso.

A conclusão principal é simples, mas transformadora: a automatização é a substituição do elemento humano, mas sim a sua amplificação.

Ao automatizar as tarefas rotineiras, liberta tempo valioso, tempo que pode ser usado para planeamento estratégico, inovação e para fazer crescer o seu negócio.

Com a automatização como sua aliada, pode tornar-se um dirigente estratégico, ajudando o negócio a seguir a via de um futuro mais próspero.

A verdadeira questão não é, então, se irá adotar a automatização, é em quanto tempo conseguirá abraçá-la, para se tornar o CFO de olhos postos no futuro de que o seu negócio precisa.