Custos ocultos: Soluções para reduzir e otimizar as despesas da sua empresa

Neste artigo explicamos como reduzir os custos ocultos da empresa e as vantagens que isso trará para o seu negócio. Não perca!

Saiba como manter os custos ocultos sob controlo e as vantagens que daí advêm.

• Uma parte dos custos empresariais é visível, mas há outra parte que pode ficar escondida.
• Reduzi-los é uma indicação de que uma empresa está num caminho mais sustentável.

Embora existam diferentes abordagens aos custos ocultos, todas elas sublinham a existência de custos empresariais que não são tidos em conta nas decisões. Entre as razões para a sua ocorrência estão as deficiências na contabilidade analítica, a falta de quantificação e o desinteresse da gestão.

No entanto, o facto de alguns custos empresariais não serem tidos em conta não significa que não sejam importantes. De facto, existem razões mais do que suficientes para que todos os tipos de empresas se esforcem por reduzi-los.

PARTILHE! Todas as empresas têm custos ocultos, a sua também. Anote a forma de os reduzir!

Como reduzir os custos ocultos das empresas

Quando se trata de custos empresariais, é necessário destacar o que não se vê:

• Definir o custo e nomear as contas que se destinam a medi-lo.
• Implementar um sistema que permita a quantificação.
• Aplicar os dados dos custos ocultos no planeamento.
• Utilizar a informação obtida na execução das decisões.
• Dispor de mecanismos de controlo para os ter em conta.

Definição de custos ocultos

A primeira coisa a fazer é definir quais os custos que devem ser divulgados. Na maioria das vezes, trata-se de custos sociais ou ambientais que não foram tidos em conta. Em especial, os custos relacionados com o pessoal são particularmente importantes. Por exemplo, o seu desempenho tem um impacto na qualidade do produto. Isto dá origem a custos sociais, financeiros e ambientais que é necessário controlar.

Quantificação dos custos ocultos

Atualmente estão disponíveis sensores e ferramentas informáticas que permitem visualizar toda a cadeia de dados que conduzirá à quantificação do custo oculto. No entanto, é importante otimizar os protocolos de processamento de forma a maximizar a informação sem custar muito dinheiro à empresa.

Com o Sage 50, é possível integrar a gestão empresarial e a contabilidade para gerir e controlar todas as áreas da empresa.

Custos ocultos no planeamento

Com as informações sobre custos ocultos em mãos, é necessário incorporá-las nos planos e nos processos de tomada de decisão. Nesse sentido, é comum encontrar custos que, embora gerados num departamento, interferem com outros departamentos. Será, portanto, necessário um trabalho de coordenação para ter em conta os benefícios e custos de todas as partes.

O ideal é que existam sistemas para monitorizar os custos ocultos em tempo real. O avanço da automatização de tarefas deve incluir medidas nos protocolos de trabalho para mitigar os riscos de escalada de certos custos. De certa forma, a existência de custos ocultos torna visível que a gestão tem erros resultantes de desinformação. A sua exposição deve permitir uma execução mais apurada dos processos para evitar essas falhas.

Controlo dos custos ocultos

Os custos ocultos não desaparecem quando são revelados. De facto, na prática, terá de viver com um determinado nível de custos, que deverá ser o mínimo. No entanto, podem existir desvios que exijam medidas corretivas. É importante que a organização no seu conjunto assimile a regulamentação empresarial para reduzir os custos ocultos. É a forma de aumentar a experiência e o conhecimento.

Sete razões para reduzir os custos ocultos

A filosofia da redução de custos enriquece a gestão da empresa. Não só faz com que a sua empresa baixe os seus pagamentos, como também a harmoniza com o seu ambiente e aumenta a sua projeção por várias razões.

Uma empresa que reduz os seus custos ocultos demonstra uma gestão empresarial mais inteligente.

Melhoria da capacidade de reação

Por detrás dos custos ocultos estão muitos dos problemas que impedem uma organização de responder veementemente a uma perturbação negativa. Além disso, enquanto não forem visíveis, é fácil não ver os condicionalismos que os planos de adaptação devem respeitar. Em termos gerais, obtém-se uma visão mais realista da situação empresarial.

Investimento em capital humano

Por um lado, a redução dos custos ocultos passa muitas vezes por iniciativas sobre aspetos que beneficiam o ambiente de trabalho. Isto facilita a atração, o recrutamento e a retenção de perfis altamente produtivos. Por outro lado, a redução dos custos ocultos exige a melhoria do desempenho dos trabalhadores. Tudo isto cria um ambiente propício ao desenvolvimento do capital humano.

Reforço organizacional

Uma empresa cujos custos são mais visíveis e que atua para reduzir os custos ocultos está num caminho de aprendizagem contínua. Tem de responder a um conjunto de exigências que aperfeiçoam os seus processos contabilísticos e de gestão e que conferem flexibilidade e força à organização.

Crescimento mais fácil

A redução dos custos ocultos é um fator de competitividade. Isto é verdade do ponto de vista financeiro, mas também porque os projetos se enquadram melhor no ambiente. Consequentemente é mais provável que encontremos investidores dispostos a financiar o crescimento da empresa e clientes dispostos a confiar nela. O mesmo se aplica a outras partes interessadas que precisam de colaborar no crescimento.

Gerir o risco e a incerteza

Estes custos são responsáveis por uma parte dos desvios em relação aos resultados esperados. Ao lidar com eles, muitos riscos podem ser eliminados e a incerteza pode ser reduzida. No que respeita ao futuro, é praticada uma gestão mais consciente e orientada.

Atualização tecnológica

A incorporação de tecnologias pode ser retardada por fatores culturais e organizacionais. A redução dos custos cria na empresa o ambiente adequado para a atualização tecnológica.

Contribuição para melhorar o mundo

Alguns dos custos são ambientais ou sociais. Alguns deles têm um impacto financeiro, graças a uma melhor integração da empresa no ambiente. No entanto, mesmo nos casos em que não existem encargos mais elevados ou pagamentos mais baixos, o objetivo é contribuir para a melhoria do mundo.

A luta contra os custos ocultos é implacável. No entanto, a tecnologia, o conhecimento e a boa organização são os melhores aliados para os canalizar.