As 5 melhores práticas de elevado desempenho em empresas de serviços financeiros

Ao longo da última década, os líderes financeiros têm tirado partido dos desenvolvimentos em capacidade computacional, aprendizagem automática e inteligência artificial (IA).

O foco deslocou-se da produtividade para a eficiência e cada vez mais tempo é dedicado a atividades de valor acrescentado como o planeamento e análise financeira, definição de política, gestão de risco operacional e tesouraria.

O Diretor Financeiro moderno reduz a distância entre finanças e estratégia, usando tecnologia de ponta para fazer melhores previsões e gerir dados com vista a impulsionar o crescimento do negócio.

Continue a ler para ficar a saber como fazer o mesmo.

 

Abordaremos os seguintes aspetos:

• Deixar que os dados conduzam a estratégia
• Automatizar, automatizar, automatizar
• Ir além do PCGA
• Partilhar o plano de contas
• Todos os dados num único lugar, em tempo real

 

1. Deixar que os dados conduzam a estratégia

Os dados são um dos seus recursos mais valiosos – isto é, se os souber usar, organizar e interpretar. Pode dividi-los em três principais áreas a trabalhar:

 

Pessoas

Não se trata apenas de ter as ferramentas necessárias para analisar os dados, mas de ter in-house as competências para compreender e interpretar a informação de modo a fornecerem o tipo de aconselhamento prático que lhe permita tomar decisões operacionais.

Desenvolva as competências da sua equipa e inspire-os a serem pessoas curiosas, criativas e analíticas, capazes de monitorizar dados, identificar tendências e fazer previsões no sentido de alcançar os objetivos da empresa.

Apoie a aprendizagem e o desenvolvimento para ajudar a sua equipa a continuar a aperfeiçoar competências, manter-se a par dos últimos avanços em tecnologia e adicionar valor ao negócio.

 

Processos

Apenas 33%* dos especialistas em contabilidade de gestão acreditam que as suas organizações têm em prática estratégias eficazes, usando as mais recentes tecnologias e técnicas analíticas.

É crucial rever e aperfeiçoar os processos existentes para garantir que você e a sua equipa operam com maior inteligência, não com mais esforço.

 

Tecnologia

Há três capacidades tecnológicas essenciais a dominar, para ser um Diretor Financeiro (CFO) orientado aos dados:

• Operações financeiras automatizadas
• Análise das principais métricas de todas as perspetivas necessárias
• Sincronização de dados com outros sistemas em tempo real

 

Na prática: as vantagens de ser orientado aos dados

Digamos que a sua organização ambiciona uma administração centralizada e a manutenção das TI. No entanto, deparamo-nos com complicadas soluções de reporte, fluxos contabilísticos ineficientes, processos em suporte de papel, tudo isso.

Soa-lhe familiar?

Utilize uma solução de contabilidade com Arquivo Digital.

O processo de fecho mensal será reduzido a metade. Terá acesso a informação detalhada, permitindo um planeamento mais eficaz do seu departamento. Poderá ver um aumento de 40% na eficiência do departamento administrativo e financeiro e economizar cerca de 120 horas por ano em relatórios.

Tempo que poderá dedicar juntamente com a sua equipa a novos projetos ou a processos de negócio críticos.

 

2. Automatizar, automatizar, automatizar

Cada vez mais diretores financeiros se aventuram no mundo da IA, aprendizagem automática e da robótica, diz Alex Bant, chefe de pesquisa da Gartner.

“2021 é o ano para passar das discussões sobre o futuro ao investimento real, controlar desvios de ganhos e custos no curto prazo, e ter  um plano claro para o futuro”, acrescenta.

A automatização é o maior aliado do Diretor Financeiro moderno. Permite aumentar a produtividade, reduzir custos e eliminar silos organizacionais – e não são as únicas vantagens.

Outras incluem:

• Melhor fluxo de informação entre diferentes departamentos
• Precisão através de algoritmos com base em IA
• Operação em tempo real, acelerando os processos financeiros
• Minimização do erro humano
• Simplificação dos processos.

 

A automatização de tarefas de contabilidade básicas liberta o seu tempo para a tomada de decisões mais estratégicas e o tempo dos seus funcionários para impulsionar a inovação.

Automatizar os processos significa reduzir – ou eliminar por completo – o tempo dedicado pela sua empresa de serviços financeiros a tarefas como:

 

• Consolidar informação financeira em Excel
• Calcular o reconhecimento de receitas em Excel, depois de compilada informação dos sistemas de vendas e RH
• Reconciliar dados manualmente
• Reintroduzir dados entre sistemas
• Processar pagamento a fornecedores
• Encaminhar manualmente documentos de aprovação em papel

 

Se já usa a automatização, mas quer ir mais longe, considere passar a um nível de automatização mais elevado.

O que significa o uso da aprendizagem automática e da IA no tratamento e otimização da afetação de capital, planeamento financeiro e auditoria.

 

3. Ir além dos PCGA

Para um melhor aproveitamento dos dados, precisa de colocar a Contabilidade Geral (CG) no centro da sua estratégia de dados.

A CG contém toda a informação financeira essencial necessária para criar relatórios de Princípios Contabilísticos Geralmente Aceites (PCGA), incluindo demonstrações de resultados, balanços e registos financeiros.

As suas métricas financeiras devem alinhar-se por necessidades de negócio mais vastas.

Ao reforçar a CG com dados estatísticos não-PCGA, poderá identificar e reportar métricas essenciais que refletem o sucesso da sua empresa em relação aos objetivos organizacionais.

Este tipo de análise multidimensional dá-lhe uma melhor visão do seu negócio.

A combinação de dados financeiros e operacionais melhora a visibilidade de toda a organização, o que significa decisões mais bem informadas e a colaboração entre departamentos.

 

4. Partilhar o plano de contas

A capacidade de detalhar dados – e de adicionar dimensões ao plano de contas – confere a tão procurada simplicidade aos seus dados, e com um contexto mais rico.

Pense nessas dimensões como hashtags do Twitter.

Os hashtags são amplamente usados como uma forma de marcação gerada pelo utilizador, que permite a referenciação cruzada de conteúdo partilhando uma noção citação ou tema similar.

Tornam mais fácil pesquisar, selecionar e organizar os dados reportados e dar contexto ao que se passa dentro da sua organização.

Assim como pode explorar hashtags ao longo do tempo, pode analisar os seus relatórios financeiros ao longo do tempo.

E assim como pode visualizar as estatísticas de tendências no Twitter, pode analisar o seu desempenho financeiro face a uma ou várias entidades num dashboard financeiro em tempo real.

 

5. Todos os dados num único lugar, em tempo real

Os relatórios em tempo real permitem-lhe fazer previsões mais rigorosas, ajudando a impulsionar o seu negócio.

O impacto desses relatórios não se fica pelo departamento financeiro. É parte integrante de estratégias mais vastas da empresa.

O software de contabilidade na cloud deverá permitir-lhe sintetizar informação a partir de múltiplas fontes de dados. O que possibilita uma análise mais informada e melhores decisões.

Procure soluções integrando Interfaces de Programação de Aplicações (APIs). Uma API permite a comunicação entre duas aplicações.

Sempre que usa uma app como o Facebook, envia uma mensagem instantânea ou consulta o tempo no seu telemóvel, está a usar uma API.

No mundo financeiro, estas destinam-se à integração em tempo real, para que tenha de esperar menos tempo pela publicação de entradas de dados e dedicar mais tempo à análise dessa informação.

Uma integração fácil de apps externas não é negociável para o Diretor Financeiro moderno.

Conectores pré-configurados para sistemas populares, como o Salesforce, Automatic Data Processing (ADP) e Bill.com, tornam a vida mais fácil a todos, desde a equipa financeira às vendas, pagamentos e TI.