10 dicas para transformar a produtividade do seu negócio (guia prático)

Repensar o que fazemos e adaptarmo-nos a uma nova realidade transporta-nos automaticamente à reflexão deste soneto tão antigo do nosso Luís Vaz de Camões, onde o poeta nos encaminha para uma verdade inquestionável– a mudança é uma constante, de tal forma que até a mudança, muda. “Mudam-se os tempos, mudam-se as vontades, Muda-se o ser, muda-se a confiança: Todo o mundo é composto de mudança, Tomando sempre novas qualidades.” Com a mudança, surge a necessidade de inovar e com ela, uma enorme oportunidade de crescimento e desenvolvimento. A pandemia, a retoma da economia e a inovação pelo digital, de mãos dadas com a automação de processos são um bom e mais mediático exemplo, que impacta transversalmente no nosso tecido empresarial e que exige maior velocidade na execução. O Contabilista será certamente a profissão que mais vive esta transformação, pelo fato de a viver duplamente – em si mesmo e nos seus clientes. Como tal, este artigo está centrado na atividade da Contabilidade e na transformação da produtividade que, de forma fácil, permitirá reduzir o tempo que o contabilista passa em tarefas administrativas e, ao fazê-lo, permite ajuda-se a si próprio e à sua empresa a alcançar o melhor desempenho possível. Fazer mais com menos e melhor é uma possível e interessante estratégia, já reconhecida por um grande número de empresas que se dedicam à contabilidade como fonte principal ou relevante de negócio. O como executar tal estratégia, num ambiente instável e adverso, é a chave de sucesso deste desafio. Para tal, há que analisar alguns pontos, prever cenários de oportunidade e finalmente, avançar para a ação. Como por exemplo:

• A capacidade dos recursos humanos, em número de colaboradores e tarefas e obrigações inerentes à função;
• Que tarefas e processos manuais podem ser automatizados e de que forma poderemos fazê-lo;
• Que serviço ou produto acrescentariam valor, permitindo refletir um maior retorno financeiro e impulsionar uma maior valorização por parte do cliente;
• Onde, como e com quem iremos investir o tempo ganho.

A contabilidade historicamente assenta em trabalho administrativo de organização de documentos que suportam o lançamento contabilístico, para além da grande responsabilidade nas obrigações contabilísticas e de reporte fiscal, entre outros. Como tal, o Contabilista Certificado tradicionalmente passa muito do seu tempo em tarefas repetitivas e muito administrativas. Se é Contabilista e passa mais de metade do seu tempo submerso em tarefas administrativas, convidamos a visitar o nosso ebook que detalha “De que modo uma mudança nas tarefas contabilísticas pode ter um enorme impacto nos seus negócios”.     Este ebook leva-nos a refletir e a planear onde poderemos nos diversos processos, obrigações e orientações ao cliente ajustar-nos, executando um plano que nos permita concretizar o objetivo de fazer mais com menos e melhor, mas também em alcançar uma maior qualidade de vida na profissão e consequentemente ter colaboradores mais motivados, mais comprometidos e empenhados. Como poderemos então fazer uso da tecnologia para suportar formas mais inteligentes de realizar as tarefas administrativas com maior rapidez e segurança? As 10 dicas para transformar a sua produtividade baseiam-se, resumidamente, em cinco pilares: Trabalhar de forma mais inteligente Automatize o mais possível a introdução da informação. Reduza ao máximo a repetição de introdução de dados pela centralização da informação e configuração de acesso aos colaboradores e clientes envolvidos. Seja adepto da partilha de informação bidirecional de e para os seus clientes. Automatizar os processos contabilísticos Aproveite a automação para simplifica e ganhar tempo com os processos contabilísticos. Reduza o risco de erros humanos. Centralize e sincronize informação. Use um software de contabilidade que o apoie no cumprimento das normas legais, com medidas de conformidade integradas. Facilitar os pagamentos para os clientes Reduza o tempo gasto com todo o processo de pagamentos. Disponibilize métodos de pagamento intuitivos e de acesso fácil. Automatize o controle de contas correntes e extratos bancários. Elimine possíveis erros manuais na faturação. Automatizar os seus processos bancários Substitua a reconciliação bancária manual pela reconciliação automática. Avalie a integração em tempo real da sua informação com os bancos, com uma gestão de tesouraria perfeitamente atualizada. Optar por um software de contabilidade adequado a um método de trabalho flexível e mais eficiente Apoie-se num software que lhe garanta simplicidade, segurança, conetividade, automação e consequentemente lhe faculte ganho de tempo e maior eficiência. A título de conclusão, as 10 dicas para transformar a sua produtividade, que detalhámos neste e-book, orientam o contabilista para uma contabilidade mais produtiva e eficiente, podendo o Contabilista optar pelo caminho que melhor se adeque à sua realidade e expetativa. Considerando que as mudanças nas tarefas contabilísticas podem ter um enorme impacto nos seus negócios, enumeramos alguns dos seus benefícios:

• Reforço de uma maior competitividade, promovendo uma adaptação áquilo que são as expetativas dos clientes, que hoje, sem dúvida nos exigem informação de suporte à tomada de decisão, de forma mais rápida e ágil;
• Simplificação e melhoria de processos suportada pela aceleração do uso da tecnologia, nomeadamente do uso do digital e da automação, que nos eleva a uma excelência no âmbito operacional;
• Mais tempo para fazer as coisas que levam a sua empresa, não apenas a sobreviver, mas a prosperar. Como por exemplo, permitir um acompanhamento ao cliente, mais próximo, de maior qualidade e mais valorizado;
• Melhor qualidade de vida na profissão, que promove uma maior motivação e compromisso na equipa.

A condicionante principal para o sucesso é, sem dúvida, o ganho de tempo e, por isso, o nosso e-book termina com um curto destaque a ele que, sendo tão enigmático e diariamente limitado a 24 horas, mais nos responsabiliza quanto ao uso que lhe damos. Contrariamente ao dinheiro, uma vez gasto, nunca mais é recuperável. Daí que quanto mais nos libertarmos do peso das tarefas administrativas, mais tempo temos para investir naquilo que nos permite prosperar enquanto empresa e individuo. A leitura deste e-book será certamente um ganho de tempo e um guia prático que irá orientá-lo no caminho para a transformação da sua produtividade.