Como efetuar uma implementação ERP com êxito

Conheça as diferentes fases de implementação de um software ERP para otimizar os seus processos empresariais. Leia mais.

Como implementar um sistema ERP

O investimento num sistema ERP tem inúmeras vantagens. Ainda assim, a sua implementação exige, pela sua complexidade, um planeamento rigoroso e uma estratégia bem delineada. Até porque em causa está um investimento financeiro e de recursos significativo. Por outro lado, a integração destes sistemas e restantes etapas pode ser mais ou menos morosa, consoante as especificidades do próprio negócio e a eficácia com que for realizada.

Para que este processo de implementação seja bem-sucedido, a qualidade do plano de projeto de ERP definido será, por isso, fundamental.

Importância da implementação do ERP

Um ERP – ‘Enterprise Resource Planning’ (‘planeamento dos recursos empresariais’, em português) é um programa de integração dos diferentes processos de uma empresa numa única plataforma e constitui uma valiosa ferramenta de gestão, seja qual for o setor de atividade e a dimensão do negócio em causa.

O recurso a este tipo de software permite um controlo e uma interligação mais eficaz entre as diferentes áreas de negócio e o acesso a mais e melhor informação sobre a empresa. Esta visão global e integrada que um sistema ERP proporciona permite identificar o que há a melhorar, detetar necessidades e ajudar ao cumprimento das diferentes exigências regulamentares. Tudo isto de forma adaptada às especificidades de cada negócio e contexto.

Permite ainda a simplificação dos processos empresariais fundamentais e uma gestão mais ágil, eficaz e inteligente das diferentes operações. O resultado é uma empresa mais competitiva e preparada para enfrentar os desafios que o mundo de hoje coloca.

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Diferentes fases de implementação do software ERP

1 – Aproximação e preparação

O primeiro passo quando uma empresa decide avançar para a implementação de um software ERP é o levantamento de necessidades e uma definição clara do que se pretende obter com o investimento neste tipo de programa. Este trabalho vai ser fundamental para a escolha do produto que, de entre a oferta disponível no mercado, melhor serve a empresa.

Tendo em conta as especificidades da empresa, há que identificar quais os processos a melhorar e automatizar com recurso ao sistema ERP, definir uma hierarquia de importância e prioridade e, depois, traçar os objetivos e o âmbito da implementação. 

É crucial que a gestão tenha presente quais são, exatamente, os motivos que justificam esta decisão de implementar um software ERP e, em resultado, qual é o investimento necessário e até onde a empresa está disposta a ir em termos de uso de recursos. Escolher uma solução que esteja acima – ou abaixo – das reais necessidades e objetivos da empresa só vai prejudicar o processo de implementação do ERP e o potencial de benefícios que o mesmo possa trazer.

2 – Definir os procedimentos a seguir na implementação do ERP.

Feito o levantamento de necessidades e objetivos, e tendo em conta as funcionalidades e valências do programa ERP escolhido, devem ser bem definidos os procedimentos a seguir para que a implementação seja bem-sucedida.

Deverá ficar estabelecido como é que está previsto que o ERP seja aplicado em cada área ou departamento, que equipamentos, espaços físicos e restantes infraestruturas estarão em causa e se é necessário fazer investimentos prévios em tecnologia mais adequada ao novo software.

Uma das escolhas a fazer passa por estabelecer se a implementação será faseada ou não. A vantagem de um processo faseado pode ser a redução do risco e a possibilidade de corrigir falhas antes de se passar à fase seguinte. Tudo dependerá, no entanto, de cada caso concreto.

Por outro lado, terá de ficar bem definida a equipa responsável pela implementação do ERP e assegurados bons canais de comunicação. Para que a implementação seja o mais fluida possível e sem atritos ou resistências, é muito importante envolver os colaboradores e permitir que estes percebam as razões da mudança e, desta forma, se comprometam com o projeto.

3 – Preparação e desenvolvimento de dados

A migração de dados é um passo fundamental e, também aqui, há escolhas a fazer. É preciso perceber que dados vão ser convertidos para o novo sistema e se se vai estabelecer uma hierarquia de prioridades para evitar uma sobrecarga do software. 

Independentemente da dimensão da empresa e da sua área de negócio, estaremos sempre a falar de um volume considerável de dados, que podem ser provenientes de áreas tão diversas como o departamento financeiro, comercial ou de compras.

4 – Formação e testes

Para garantir que os colaboradores se adaptam a esta nova ferramenta, apostar na sua formação e preparação para a utilização do software ERP é muito importante e pode ser determinante no nível de sucesso da implementação destes programas. Há uma adaptação a fazer a uma nova forma de navegar, de gerir a ligação entre departamentos e novas tecnologias e software a ter em conta.

Parte desta preparação passa por testar o novo sistema, promovendo a aquisição de experiência pelas equipas. A realização de testes vai ajudar a detetar potenciais problemas, a corrigir o necessário antes de se avançar com a implementação efetiva, e a certeza de que as diferentes interfaces e ligações se fazem de forma correta.

5 – Suporte e avaliação.

O sucesso da implementação vai passar também por um cuidadoso e competente acompanhamento desta durante a transição para o ERP. Tal faz-se através de testes ao sistema, medidas de verificação de velocidade e fiabilidade da rede, cópias de segurança e uma dedicação extra das equipas, que serão fundamentais para resolver quaisquer contratempos que surjam e encontrar respostas.

Depois, a implementação do programa não será o fim da linha. Há que ter mecanismos de avaliação que vão acompanhando o seu funcionamento e assegurando que nada foge dos carris. É preciso ir verificando se as expectativas e objetivos definidos estão a ser atingidos e, sempre que necessário, reavaliar e fazer ajustes.

Implementação do ERP: boas práticas

Investir num software ERP ou em quaisquer outras medidas que dotem a empresa de ferramentas inovadoras de gestão é crucial num mundo tão competitivo e volátil como o que vivemos. No entanto, não basta. Uma empresa cujos processos de negócio estejam desatualizados, sejam rígidos ou não respondam às necessidades existentes não vai resolver os seus problemas por magia, graças a uma nova tecnologia.

Mudar, de facto, e tirar partido de um programa ERP, implica fazer em paralelo um caminho de modernização dos processos, tornando-os mais eficazes, corrigindo falhas, aprimorando-os e dotando-os dos apoios necessários.

Por outro lado, nada vai ser mais determinante no sucesso da introdução de tecnologia ERP do que a equipa responsável pela implementação. O seu nível de competência na área, assim como a disponibilidade, capacidade de trabalho em equipa e compromisso com o projeto, vão ser fundamentais. Devem ser, por isso, escolhidos ‘a dedo’. São inúmeros os casos no mercado em que o melhor software não impediu um falhanço na implementação por fragilidades nas equipas responsáveis.

Para além da qualidade da equipa, esta deve poder contar com o apoio total da liderança da empresa, quer no reconhecimento da importância do trabalho que estão a fazer como na disponibilização dos meios necessários para uma execução bem-sucedida. O compromisso necessário a este tipo de investimentos que se espera dos colaboradores deve começar nas mais altas chefias.

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