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Vamos falar de Reconciliação Bancária

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Contabilista sentada em secretária

O sucesso do seu negócio não pode surgir sem Bancos e algumas contas bancárias. Para desenhar a estratégia da sua empresa e tomar as decisões financeiras corretas, precisa de ter consciência do panorama real e atualizado das contas. Os saldos da Contabilidade devem ser um reflexo da conta bancária do seu negócio. Algo que só pode ser assegurado com uma Reconciliação Bancária constante e cuidada.

Reconciliação Bancária, o que é?

Processo de comparação entre movimentos bancários e registos contabilísticos, ou seja, entre saldos das suas contas bancárias, contabilizando empréstimos, apólices, etc., e as receitas, despesas e movimentos de tesouraria do seu negócio. Este procedimento pode ser feito manualmente ou automatizado e, apesar de não ser obrigatório, é recomendado para manter a Contabilidade do seu negócio rigorosa.

A melhor altura para uma Reconciliação Bancária

Este procedimento pode ser feito de acordo com as necessidades de cada empresa, e de quem assegura os procedimentos contabilísticos. Os departamentos de Contabilidade das grandes empresas tendem a fazer Reconciliação Bancária semanalmente, mas a maior parte das empresas asseguram-na mensalmente. O momento ideal para a sua empresa depende principalmente do ciclo de despesas e receitas – mensal, trimestral, etc., – e do tipo de gestão atual.

Os benefícios da Reconciliação Bancária

Quando os Registos Contabilísticos e os Extratos Bancários estão em harmonia, obtemos uma maior confiança sobre a situação financeira indicada pela Contabilidade e Banco. A Reconciliação Bancária permite a deteção e controlo de duplicações, erros, ou despesas desnecessárias ou erradas e certifica que os pagamentos efetuados e recebidos estão em ordem com o previsto. No fundo, garante controlo contabilístico/Bancário e contribui para a consciência plena da situação financeira atual do seu negócio.

Como fazer a Reconciliação Bancária do seu negócio

Tradicionalmente é um processo moroso, mas é linear e simples. Em primeiro lugar, do lado do Banco, deve garantir que tem acesso a todos os movimentos das contas bancárias em questão para a data de operação que pretende controlar. Do lado da Contabilidade, deve garantir que esta esteja atualizada, nomeadamente documentos contabilísticos que tenha com reflexo bancário (exemplo: faturas, notas de crédito emitidas ou recebidas). Contabilize todas as despesas e devidos movimentos nas respetivas contas. Compare as informações lado a lado.

Deverá terminar com uma imagem reflexo entre as contas bancárias e as contas contabilísticas, sendo que o saldo bancário teórico deverá ser igual ao saldo contabilístico teórico. As diferenças entre saldos bancário e contabilístico são naturais, mas é essencial verificar item por item não reconciliado no extrato ou na contabilidade. Poderá encontrar gralhas ou duplicações que devem ser investigadas.

Como fazer a Tecnologia ajudar na Reconciliação Bancária do seu negócio

A tecnologia de atual ao nível de software de gestão ou de tesouraria permite eliminar, em grande medida, a intervenção humana no processo de reconciliação bancária, sendo que a Sage tem uma oferta relevante a este nível – Sage XRT. Os movimentos bancários e contabilísticos podem ser integrados automaticamente no software de reconciliação bancária. Por outro lado, a criação de regras de reconciliação flexíveis e “inteligentes” permitem automatizar o processo para níveis em média próximos do 85%. As tarefas de reconciliação passam a estar maioritariamente focalizadas na análise e tratamento das exceções.