O departamento de tesouraria como banco da empresa

Neste artigo irá descobrir o paralelismo entre um banco e o departamento de tesouraria do seu negócio.

• A boa circulação de dinheiro e o tratamento inteligente dos dados monetários devem caracterizar qualquer banco ou departamento de tesouraria.
• A tecnologia bancária e de tesouraria facilita a transição digital de todos os departamentos de uma empresa.

A semelhança entre o departamento de tesouraria e um banco é clara. As suas linhas de trabalho são paralelas e é por isso que é tão importante coordenar bem os esforços e as ferramentas.

Felizmente ou infelizmente, o desempenho, quer dos bancos quer dos departamentos de tesouraria, tende a ser tanto melhor quanto mais invisíveis forem. O seu contributo é transformado em operações sem problemas e apercebemo-nos vivamente disso quando algo corre mal.

Partilhe! Sabe qual é o ‘coração’ bancário da sua empresa? Dizemos-lhe como o seu negócio tem uma espécie de banco no seu interior.

O papel na gestão da liquidez

Os bancos são atores-chave na gestão da liquidez em todo o sistema financeiro. Na economia, existem diferentes agregados monetários dependendo da sua capacidade de serem convertidos, no menor tempo possível e sem riscos, em dinheiro com o qual efetuamos os pagamentos. Os bancos precisam de manter um equilíbrio que atinja vários objetivos:

• Para garantir a maior rentabilidade possível quer para o banco quer para os seus clientes. Isto exige o investimento em ativos dos quais se obterão retornos a longo prazo.
• Estar em condições de fazer todos os pagamentos comprometidos a tempo. Isto requer quantidades suficientes de depósitos à ordem, moedas, notas e outros ativos que devem amadurecer iminentemente.
• Cumprir os requisitos legais que os obrigam a manter uma proporção dos seus ativos líquidos.

Da mesma forma, o departamento de tesouraria de uma empresa deve facilitar o fluxo de caixa. O seu trabalho é, de certa forma, semelhante:

• Um bom departamento de tesouraria deve minimizar a necessidade de dispor de ativos líquidos. Moedas, notas, dinheiro em conta corrente e outros investimentos deste tipo não costumam render juros, dividendos ou outros retornos ou benefícios. Manter uma ‘almofada’ excessiva  é um prejuízo a longo prazo e é necessário analisar onde estão os limites.
• O departamento de tesouraria precisa de ter os seus pagamentos estudados até ao último milímetro. Deve conhecer os calendários e os montantes, os possíveis riscos e as suas probabilidades, a disponibilidade de diferentes meios de pagamento…
• Embora a maioria das empresas não tenha requisitos legais de liquidez, existe um reflexo contabilístico da sua situação. Terceiros, especialmente nos grandes contratos, prestam muita atenção aos rácios e outras informações sobre tesouraria.

Gestão de dados

A ‘matéria-prima’ dos bancos são os dados, desde a história mais antiga. Com eles procuram:

• Saber em quem confiar ou não para emprestar o dinheiro dos seus clientes.
• Modular as condições de acesso ao financiamento de modo a que possam maximizar a rentabilidade da operação e minimizar o seu risco.

Para este fim, as operações bancárias trabalham com protocolos que devem facilitar os fluxos financeiros dos agentes económicos. Captam todo o tipo de dados sobre o ambiente macroeconómico e financeiro, dos clientes, dos bens e serviços, etc.

Se os protocolos forem bem concebidos, o resultado deverá proporcionar não só uma melhoria nas decisões financeiras, mas também na documentação das transações. Assim, deve ser fácil efetuar pagamentos e cobranças, obter documentos comprovativos ou cumprir os requisitos e formalidades contratuais ou legais.

O departamento de tesouraria faz algo semelhante. Os seus dados são essenciais para a tomada de decisões noutros departamentos. Facilita ações de outros departamentos, como por exemplo:

• Planeamento de investimentos.
• Políticas de remuneração, quer a curto quer a longo prazo.
• Práticas de aprovisionamento.
• Concessão de descontos.
• Financiamento de compras e vendas.

Além disso, o departamento de tesouraria deve facilitar a montagem de um “puzzle de dados” com muitas peças:

• Informação sobre contas bancárias.
• Comprovativo de transações bancárias.
• Contabilidade.
• Faturas.
• Documentos de pagamento.
• Documentos relacionados com outros tipos de recibos e pagamentos, tais como modelos tributários ou certos contratos.
• Inventários e contagens físicas, quer de stocks quer de dinheiro.

O departamento de tesouraria tem um papel fundamental a desempenhar para descobrir quais os recibos ou pagamentos que não foram feitos, se foram feitos de forma irregular ou inesperada, ou se não foram devidamente documentados.

O departamento de tesouraria como motor da mudança tecnológica

As entidades do setor financeiro e, em particular, do setor bancário, são capazes de facilitar a mudança tecnológica em todos os tipos de empresas. Ultimamente, duas transformações têm estado na linha da frente:

• A utilização de dados bancários que facilitam a rastreabilidade, a previsão, o planeamento e o controlo quer das transações comerciais quer das de consumo.
• A redefinição de experiências de pagamento de todos os tipos que estão a tornar possíveis novas relações comerciais, financeiras, de emprego…

O departamento de tesouraria atua com a empresa de uma forma semelhante. Quando utiliza um software de tesouraria obtém a vantagem de um fluxo de caixa inteligente em todo o seu negócio:

• Melhora a gestão da tesouraria através da planificação, tomada de decisões e controlo com base em informações mais abrangentes e passíveis de serem geridas.
• Facilita a integração de dados bancários nos seus processos de informação empresarial.
• Reforça as atividades de cumprimento da regulamentação e de prevenção da fraude.
• Simplifica o processamento e acompanhamento dos pagamentos.

Todos os departamentos da sua empresa, de uma forma ou de outra, precisam que as cobranças e os pagamentos fluam de forma inteligente. Assim, a introdução de uma solução de tesouraria avançada representa um salto tecnológico para os seus próprios processos.

De certa forma, poderíamos compará-lo ao sistema circulatório de um animal. O departamento de tesouraria faz o dinheiro fluir através da empresa como o sangue de um organismo. O ‘coração’ tecnológico é a solução de tesouraria que deve garantir que o dinheiro e os dados de tesouraria fluam através do negócio de forma correta, mesmo que as circunstâncias internas ou externas mudem.