Faturação eletrónica: O que é?

Uma fatura eletrónica é, em tudo, semelhante a todas as outras, com a diferença de ser assinada digitalmente. E essa assinatura digital é utilizada como identificação da autoria de documentos eletrónicos, tendo a mesma validade dos documentos assinados em papel. 

• Através de um software de faturação eletrónica, pode emitir, assinar e enviar faturas facilmente: suas ou dos seus clientes e fornecedores. 
• A faturação eletrónica é, já hoje, uma prática de eficiência administrativa incontornável e será, no futuro muito próximo, uma condição obrigatória para qualquer empresa que se queira manter no ativo.

Num mercado cada vez mais competitivo e regulado, digitalizar processos e reduzir o papel já não é apenas uma questão de inovação, mas sim de conformidade legal e de otimização dos recursos disponíveis. 

Compreender e implementar a faturação eletrónica significa ganhar tempo, segurança e controlo sobre todas as suas operações financeiras. 

PARTILHE! A faturação eletrónica deixou de ser uma mera prática de eficiência administrativa. A muito curto prazo, este meio de faturação será obrigatório para todas as empresas em Portugal.

ÍNDICE DO POST

O que é a faturação eletrónica?

A faturação eletrónica consiste na criação, assinatura, envio e arquivo de documentos de faturação em formato digital, dispensando a versão em papel. 

Uma fatura eletrónica incorpora todos os elementos obrigatórios definidos pelo Código do IVA e pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), tais como: 

• identificação das partes;
• discriminação dos bens ou serviços prestados;
• valores;
• impostos e; 
• data de emissão. 

A diferença fundamental reside na assinatura digital, que garante a autenticidade, integridade e autoria do documento.

A assinatura digital emprega certificados qualificados emitidos por entidades certificadoras reconhecidas, permitindo verificar que a fatura não foi alterada após a emissão e que foi efetivamente criada pela empresa emissora. 

Desta forma, a fatura eletrónica tem força probatória idêntica à de uma fatura em papel assinada manualmente.

Para garantir a validade e viabilidade das assinaturas eletrónicas nas faturas, utilize um software de faturação certificado para esse efeito. Uma solução como o Sage 50cloud Faturação oferece-vos tudo aquilo que precisam.

Quem assina as faturas eletronicamente?

A assinatura eletrónica é normalmente assegurada pelo próprio software de faturação utilizado para emitir a fatura. 

Os programas de faturação eletrónica certificados pela AT integram um módulo de assinatura digital que recorre a um certificado qualificado da empresa ou do contabilista responsável. 

Assim, cada documento gerado é automaticamente assinado antes de ser disponibilizado ao destinatário. Se é contabilista, saiba que é possível gerir múltiplos certificados de diferentes clientes no mesmo software, facilitando a assinatura centralizada sem necessidade de trocar fisicamente cartões ou tokens entre os escritórios. 

Já os proprietários de pequenas empresas podem ter um único certificado qualificado, guardado num dispositivo seguro (por exemplo, token USB ou cartão inteligente), para assinar todas as faturas emitidas.

Como garantir a validade das assinaturas eletrónicas? 

Para assegurar a validade e viabilidade das assinaturas eletrónicas, deve utilizar exclusivamente um software de faturação certificado pela AT e, sempre que aplicável, homologado para comunicação direta com os serviços do Portal das Finanças. 

A certificação atesta que o programa cumpre todos os requisitos técnicos e legais, incluindo:

• Integração nativa com mecanismos de assinatura digital;
• Emissão de faturas de acordo com o regime do IVA e demais normativos fiscais;
• Arquivo seguro de todos os documentos, garantindo integridade e disponibilidade para inspeções;
• Emissão de relatórios e declarações automáticas para a AT.

Além disso, o utilizador deve manter o seu certificado digital atualizado, renovando-o dentro dos prazos estipulados pela entidade certificadora. A inobservância deste cuidado pode levar à rejeição das faturas pela AT (ou pelos clientes). 

Vantagens para pequenos contabilistas e empresas

• Redução de custos operacionais: eliminam-se despesas com papel, impressão, selo e armazenagem física.
• Maior rapidez e fiabilidade: faturas enviadas instantaneamente por e-mail ou através de portais eletrónicos.
• Controlo centralizado: registo automático no software permite consultas rápidas e relatórios em tempo real.
• Segurança reforçada: assinatura digital garante autenticidade e integridade de cada documento.
• Compliance fiscal: cumprimento automático dos requisitos legais, sem riscos de multas ou sanções.

Para os contabilistas, estes benefícios traduzem-se em processos simplificados e maior capacidade de prestar aconselhamento estratégico aos clientes. 

Para os empresários, significa dedicar mais tempo ao crescimento do negócio, deixando a burocracia nas mãos de ferramentas seguras.

Requisitos legais e normativos em Portugal

Em Portugal, o regime jurídico da faturação eletrónica está regulado pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, que transpõe as diretivas europeias mais recentes, e pelo Código do IVA. 

Destacam-se os seguintes pontos:

• Obrigatoriedade progressiva: a utilização de fatura eletrónica já é obrigatória para grandes fornecedores à Administração Pública e está a estender-se a todas as entidades públicas e privadas.
• Assinatura digital: a fatura deve ser assinada com certificado qualificado para garantir autenticidade e integridade.
• Arquivo e conservação: as faturas eletrónicas devem ser conservadas em suporte digital, em condições que garantam acesso imediato e inviolabilidade, pelo prazo legal de 10 anos.

Como implementar a faturação eletrónica passo-a-passo

1. Avalie as suas necessidades reais: identifique o volume de faturas emitidas, diferentes perfis de clientes e fornecedores e requisitos de arquivo.
2. Opte sempre por uma solução certificada pela AT, adaptada ao seu setor de atividade e escalável.
3. Solicite um certificado qualificado junto de uma entidade certificadora reconhecida em Portugal.
4. Formação e testes: forme a sua equipa e realize testes de emissão, assinatura e envio de faturas para garantir que tudo funciona corretamente.

Por fim, comece a emitir faturas eletrónicas, conservando toda a correspondência e comprovativos de envio.

A faturação eletrónica representa uma evolução natural e necessária para as empresas que desejam ganhar eficiência, reduzir custos e assegurar o cumprimento das obrigações fiscais. Para os pequenos contabilistas e empresários, a adoção de um software certificado e a implementação de boas práticas são passos fundamentais para explorar todo o potencial desta tecnologia.

Neste cenário, a faturação eletrónica deixa de ser apenas uma forma alternativa de emissão de documentos e transforma-se num elemento central da gestão financeira moderna. Quanto mais cedo internalizar este processo, mais competitiva e preparada estará a sua empresa para os desafios futuros.

Nota do editor: Este artigo foi publicado anteriormente e atualizado para 2025 pela sua relevância.