Digitalizar a sua faturação: desafios e oportunidades

Pequenas ou grandes, todas as empresas deverão, até ao final do ano, passar a disponibilizar fatura eletrónica. Pese embora esta obrigatoriedade acarrete as habituais ‘dores’ da mudança, é extensa a lista de vantagens que daí podem advir.

Harmonizar o processamento de faturas, digitalizar arquivos e reduzir a evasão fiscal foram algumas das motivações que levaram à adoção de novas regras comunitárias, entretanto vertidas na legislação nacional.

As mudanças tiveram início no arranque de 2019, com a obrigatoriedade da faturação eletrónica a começar nos contratos públicos, ou seja, a aplicar-se à grande maioria dos fornecedores do Estado. Até ao final de 2020, está a ser feita uma implementação gradual no restante tecido empresarial. Para o consumidor, a mudança mais palpável está no facto de poder, assim o aceite, deixar de receber uma fatura em papel, passando esta a ser emitida e enviada por meio eletrónico. Isto para particulares.

Ainda que estejamos a falar de uma imposição legislativa, as empresas têm muito a beneficiar com a digitalização da sua faturação. E quanto mais cedo for ‘abraçada’ esta nova realidade, maior a vantagem competitiva. Claro está que ter um bom parceiro nesse processo de adequação da sua empresa às novas regras faz toda a diferença. Num mundo tão competitivo, a qualidade é um fator diferenciador.

Em causa está a escolha do fornecedor de software de faturação eletrónica para o efeito, software esse que tem, recorde-se, de obedecer a regras específicas definidas por Bruxelas por forma a que a Autoridade Tributária a ele possa aceder diretamente.

É preciso, neste âmbito, que este esteja preparado para produzir automaticamente um ficheiro SAFT (‘Standard Audit File for Tax Purposes’), que reúne a informação fiscal e contabilística das empresas e que deve ser reportada mensalmente.

Depois, é preciso, evidentemente, escolher a solução que faça mais sentido para a empresa em concreto, já que os níveis de faturação, necessidades de negócio e estratégias são sempre distintos. A vantagem adicional deste tipo de programas é que tendem a ter associados outro tipo de soluções complementares, caso da gestão de stocks e tesouraria.

O admirável mundo novo da faturação digital

É extensa a lista de vantagens que podem resultar da digitalização da faturação na sua empresa. Numa altura em que a componente ambiental ganhou lugar de destaque enquanto preocupação à escala global, a desmaterialização inerente à digitalização é uma das benesses desta transição, a que se associa uma expectável poupança de custos na produção de documentos. Para além da nova legislação implicar a passagem da faturação em papel para o formato eletrónico, lançou as bases para o fim dos arquivos em papel nas empresas.

Um dos grandes potenciais da faturação digital está na maior eficiência administrativa, maior controlo da informação (pela centralização permitida pela transição do papel para o digital), maior rapidez nas transações e melhor gestão e otimização de recursos. Em alguns casos, pode, por exemplo, permitir a libertação de recursos humanos para outro tipo de tarefas de maior valor acrescentado. E pode ser um bom pretexto, nomeadamente, para introduzir mudanças nos processos de gestão que conduzam a uma menor burocratização na empresa. Ou seja, esta pode ser uma oportunidade para aproveitar para inovar e introduzir melhorias.

A tudo isto soma-se a realidade dos tempos que vivemos, em que lidamos com uma pandemia a nível absolutamente global, e que torna ainda mais evidente este caminho da digitalização, na medida em que reduz o contacto necessário entre fornecedores e clientes, nomeadamente no comércio e serviços.

Introduzir estas mudanças implica suportar custos – potencialmente recuperáveis – inerentes à digitalização do processo de faturação e ao tipo de software escolhido. Sendo certo que a qualidade implica algum investimento.

Quanto ao calendário, estamos já na fase final do processo de adoção da nova legislação. Faltam apenas as micro, pequenas e médias empresas que têm até ao final do ano corrente para adotar as mudanças necessárias.

Para trás ficam os organismos da administração direta do Estado e institutos públicos e, no setor privado, as grandes empresas, definidas com as que empregam mais de 250 pessoas, mais de 50 milhões de euros de faturação e mais de 43 milhões de euros de balanço.