Digitalizar a sua faturação: Desafios e oportunidades

A digitalização da faturação representa uma transformação significativa para as empresas, trazendo inúmeros benefícios como a redução de custos, maior eficiência e um controle mais rigoroso sobre os processos fiscais.

• A adoção da faturação eletrónica simplifica os processos de emissão e gestão das faturas, permitindo um controle fiscal mais eficiente. 
• Empresas de todos os portes podem tirar proveito da digitalização, não apenas para cumprir a legislação, mas também para ganhar competitividade no mercado.

A digitalização da faturação é um processo que, além de ser uma exigência legal, traz consigo vantagens operacionais e financeiras para as empresas. A transição do formato físico para o digital não só simplifica a emissão de faturas, mas também facilita a gestão e o armazenamento de documentos, promovendo uma maior organização interna. Essa mudança de paradigma representa uma oportunidade para reduzir custos e aumentar a produtividade.

Com o crescente foco nas questões ambientais e a necessidade de modernizar as infraestruturas empresariais, a digitalização da faturação torna-se uma ferramenta indispensável. 

A mudança para a fatura eletrónica não é apenas uma tendência, mas uma necessidade estratégica para as empresas que buscam melhorar sua competitividade, além de se alinharem com as exigências fiscais e regulatórias em constante evolução.

PARTILHE! Faturação digital: uma realidade que veio para ficar. Mesmo que a sua empresa ainda não esteja abrangida por esta obrigatoriedade, quanto mais cedo adotar a fatura eletrónica melhor!

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O impacto da digitalização da faturação nas pequenas e médias empresas

Ainda que estejamos a falar de uma imposição legislativa que mais cedo ou mais tarde irá afetar todas as empresas independentemente do seu tamanho, todas as empresas têm muito a beneficiar com a digitalização da sua faturação. E quanto mais cedo for ‘abraçada’ esta nova realidade, maior a vantagem competitiva. 

Claro está que ter um bom parceiro nesse processo de adequação da sua empresa às novas regras faz toda a diferença. Num mundo tão competitivo, a qualidade é um fator diferenciador.

Em causa, está a escolha do fornecedor de software de faturação eletrónica para o efeito, software esse que tem, recorde-se, de obedecer a regras específicas definidas por Bruxelas por forma a que a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) a ele possa aceder diretamente.

É preciso, neste âmbito, que este esteja preparado para produzir automaticamente um ficheiro SAFT  (‘Standard Audit File for Tax Purposes’), que reúne a informação fiscal e contabilística das empresas e que deve ser reportada mensalmente.

Depois, é preciso, evidentemente, escolher a solução que faça mais sentido para a empresa em concreto, já que os níveis de faturação, necessidades de negócio e estratégias são sempre distintos. A vantagem adicional deste tipo de programas é que tendem a ter associados outro tipo de soluções complementares, caso da gestão de stocks e tesouraria.

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O admirável mundo novo da faturação digital

É extensa a lista de vantagens que podem resultar da digitalização da faturação na sua empresa. Numa altura em que a componente ambiental ganhou lugar de destaque enquanto preocupação à escala global. A desmaterialização inerente à digitalização é uma das benesses desta transição, a que se associa uma expectável poupança de custos na produção de documentos. 

Para além da nova legislação implicar a passagem da faturação em papel para o formato eletrónico. Lançou as bases para o fim dos arquivos em papel nas empresas.

Um dos grandes potenciais da faturação digital está:

• Maior eficiência administrativa.
• Maior controlo da informação, pela centralização permitida pela transição do papel para o digital.
• Maior rapidez nas transações e melhor gestão e otimização de recursos. 

Em alguns casos, pode, por exemplo, permitir a libertação de recursos humanos para outro tipo de tarefas de maior valor acrescentado. E pode ser um bom pretexto, nomeadamente, para introduzir mudanças nos processos de gestão que conduzam a uma menor burocratização na empresa. Ou seja, esta pode ser uma oportunidade para aproveitar para inovar e introduzir melhorias.

Introduzir estas mudanças implica suportar custos – potencialmente recuperáveis – inerentes à digitalização do processo de faturação e ao tipo de software escolhido. Sendo certo que a qualidade implica algum investimento.

A crescente adoção de uma solução de faturação eletrónica por parte de todas as empresas portuguesas

A adoção da faturação eletrónica por parte de empresas e entidades públicas e privadas regista uma adesão cada vez mais significativa. 

Desde dia 1 de janeiro de 2023, as micro, pequenas e médias empresas estão teoricamente abrangidas pela obrigatoriedade da faturação eletrónica no âmbito da execução de contratos públicos, reforçando a necessidade de fazer esta mudança. 

Apesar de o calendário de implementação ter sido adiado diversas vezes para pequenas, médias e microempresas, sendo a utilização deste tipo de solução ainda opcional. A mesma, poderá desde o dia de hoje ser considerada uma mais-valia pelos benefícios associados. 

De qualquer forma, prevê-se que a partir de 1 de janeiro de 2026 iremos observar a entrada em vigor da obrigatoriedade de assinaturas digitais qualificadas nas faturas eletrónicas emitidas em PDF. Isto, levará à aceleração da adoção de sistemas de faturação eletrónica entre pequenas e médias empresas, microempresas e entidades públicas.

Quanto mais cedo as organizações portuguesas se adaptarem à nova realidade da faturação eletrónica, mais cedo estarão prontas para usufruir das suas vantagens. O ano de 2026 vai marcar um ponto de viragem e, para muitas empresas, poderá ser o início de uma nova era.

Nota do editor: Este artigo foi publicado anteriormente e atualizado para 2025 pela sua relevância.