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Migrar um gabinete de contabilidade para a cloud: como validar histórico, acessos e continuidade antes de decidir

Prepare a transição do seu gabinete com um inventário, testes de continuidade e critérios de aceitação. Identifique o que precisa de resolver antes de avançar.

Publicado em Novembro 4, 202626 minutos de leitura Partilhar

Antes de migrar um gabinete de contabilidade para a cloud, deve validar o acesso ao histórico das empresas, as permissões da equipa e o funcionamento dos processos críticos.

A decisão deve apoiar-se em testes que permitam confirmar o que ficará disponível, em que condições e com que limitações.

Neste artigo, encontrará um percurso para preparar essa avaliação: identificar dados e dependências, definir o que testar, recolher evidências e estabelecer critérios para aceitar a transição. O objetivo é ajudá-lo a decidir quando avançar e o que precisa de resolver antes da mudança.

Ideias chave

• Histórico e documentação: confirme que exercícios, registos e documentos precisa de conservar e como poderá consultá-los.
• Empresas e utilizadores: teste o acesso às diferentes empresas da carteira e as permissões atribuídas a cada perfil.
• Processos e integrações: verifique as operações habituais e as ligações a outras aplicações das quais o gabinete depende.
• Continuidade e recuperação: esclareça como atuar perante uma falha, quem presta apoio e que alternativas estão previstas.
• Custos e decisão: avalie o investimento total e defina as condições que devem estar cumpridas antes de avançar.

Num gabinete que acompanha várias empresas, a preparação da mudança deve considerar as necessidades de cada cliente e de quem trabalha com a sua informação. Por exemplo, consultar um exercício anterior, abrir um documento associado ou executar uma tarefa com o perfil correto são operações a incluir na validação.

O ponto de partida é, por isso, conhecer o funcionamento atual do gabinete. Esse levantamento permite preparar testes relevantes, discutir as condições com o fornecedor e escolher um momento compatível com os processos em curso, incluindo o fecho de contas.

Índice do post

Antes de migrar para a cloud: o que deve mapear no gabinete

Antes de avaliar a migração, prepare um inventário das empresas, dos dados, dos utilizadores e dos processos do gabinete. Esse levantamento permite definir o âmbito da transição e apresentar ao fornecedor as necessidades que terá de analisar, incluindo situações que exigem preparação ou testes específicos.

Comece pela carteira de clientes: identifique quantas empresas acompanha, em que aplicações se encontra a informação e que exercícios precisa de consultar. Distinga os dados usados no trabalho corrente do histórico necessário para consultas posteriores, incluindo empresas para as quais já não realiza tarefas regulares.

Organize o inventário em quatro áreas:

• Empresas e informação: bases de dados, exercícios, registos e documentação associada, indicando onde estão guardados.
• Equipa e acessos: utilizadores, tarefas de cada pessoa, empresas atribuídas e permissões necessárias.
• Processos críticos: operações que o gabinete precisa de manter, quem as executa e em que períodos a sua interrupção teria maior impacto.
• Aplicações e dependências: integrações, ficheiros de troca de dados, automatizações e outras ferramentas utilizadas para concluir o trabalho.

Se estiver a considerar uma solução de nuvem híbrida na contabilidade, inclua no inventário os dados e as aplicações que permanecerão na infraestrutura local e os que passarão para a cloud. Além disso, esclareça como os dois ambientes comunicarão entre si e quem ficará responsável por cada componente.

Relacione cada processo com os dados e as pessoas de que depende

Uma lista de aplicações ganha utilidade quando mostra como a equipa realiza o trabalho. Por exemplo, se uma tarefa exige consultar um documento guardado fora do programa de contabilidade, registe essa dependência. Na avaliação da migração, será necessário verificar tanto o acesso aos registos como à documentação que os suporta.

Faça esse levantamento com quem executa as tarefas. Para cada processo crítico, identifique a empresa, o utilizador, a informação necessária e as aplicações envolvidas. Além disso, assinale os passos manuais e inclua-os na preparação dos testes e na organização do trabalho após a mudança.

Com esse inventário, poderá discutir com o fornecedor que informação irão transferir, o que continuará acessível por outra via e o que exige uma solução específica. Registe as questões ainda sem resposta e atribua a cada uma um responsável pela sua clarificação antes da decisão.

Como validar que o histórico vai continuar acessível

Para validar o histórico, confirme que exercícios, registos e documentos ficarão disponíveis e como poderá consultá-los após a migração. Peça ao fornecedor que esclareça o âmbito da transferência e teste as consultas de que o gabinete precisa no trabalho diário e no acompanhamento de períodos anteriores.

Conservar os dados e conseguir utilizá-los são critérios distintos. Uma exportação pode permitir guardar informação, mas deve verificar se mantém o detalhe, a organização e a ligação aos documentos necessários para responder às consultas do gabinete.

Defina o que precisa de consultar

Parta do inventário e identifique, por empresa, os exercícios e os elementos que precisam de continuar acessíveis. Esclareça se necessita apenas de consultar informação ou também de realizar outras operações sobre períodos anteriores. Essa distinção deve ficar registada na avaliação com o fornecedor.

Confirme, em particular:

• Períodos disponíveis: que exercícios serão transferidos e como aceder aos que ficarem fora da migração.
• Nível de detalhe: se poderá consultar os registos necessários, além de saldos ou informação agregada.
• Documentação associada: se os documentos permanecem acessíveis e ligados aos respetivos registos.
• Pesquisa e exportação: como localizar informação e obtê-la num formato adequado à utilização prevista.

Teste consultas com exemplos do gabinete

Selecione exemplos de empresas e exercícios que representem as necessidades identificadas. Num ambiente de teste acordado com o fornecedor, procure um registo antigo, abra a documentação associada e compare a informação apresentada com a origem. Se precisar de exportar dados, verifique também o conteúdo e o formato do ficheiro obtido.

Registe o resultado esperado e o resultado observado em cada teste. Se uma consulta não estiver disponível, peça uma explicação sobre a alternativa: onde ficará a informação, quem poderá aceder, durante quanto tempo e com que custos ou dependências.

A validação deve terminar com uma decisão documentada sobre as limitações encontradas. Se o gabinete não conseguir consultar informação de que depende para trabalhar, resolva essa questão antes de aceitar a migração.

Várias empresas: o que testar antes da transição

Antes da transição, teste como a equipa irá trabalhar com as diferentes empresas da carteira. A validação deve abranger a identificação da empresa ativa, a separação da informação e a execução das tarefas habituais, incluindo operações que a equipa precisa de repetir para vários clientes.

Selecione empresas com necessidades distintas dentro do âmbito da migração: diferentes volumes de documentação, exercícios disponíveis ou ligações a outras aplicações. Essa seleção permite testar situações relevantes para o gabinete e identificar particularidades que uma demonstração com uma única empresa pode não esclarecer.

Confirme o contexto ao mudar de empresa

Peça a um utilizador que execute uma sequência habitual: entrar numa empresa, consultar um registo, abrir um documento e passar para outra empresa. Em cada mudança, confirme se é claro em que empresa está a trabalhar e se os dados apresentados correspondem à seleção efetuada.

Por exemplo, depois de consultar um exercício de um cliente, abra o mesmo período noutro. Verifique os registos, os documentos e os filtros aplicados. O teste deve permitir confirmar que a equipa consegue distinguir os contextos e reconhecer eventuais configurações que se mantêm entre consultas.

Verifique relatórios e operações sobre a carteira

Nos relatórios, confira a empresa, o período e os dados incluídos. Se o gabinete precisa de acompanhar várias empresas numa mesma consulta, peça ao fornecedor que demonstre como responder a essa necessidade e valide o resultado com informação conhecida.

Teste também um processo que a equipa realiza para vários clientes. Confirme como se selecionam as empresas, como se acompanha o estado de cada tarefa e como se identificam operações por concluir. Se existirem ações em lote, verifique o seu âmbito e o tratamento das exceções antes de as utilizar.

A validação deve mostrar se o gabinete consegue concluir o trabalho de toda a carteira nas condições previstas. Registe as limitações encontradas, os passos manuais necessários e as empresas que exigem tratamento específico, para considerar esse esforço no plano de transição.

Utilizadores e acessos: quem pode ver e fazer o quê?

Antes da migração, defina a que empresas, dados e operações cada pessoa precisa de aceder. Depois, teste essas necessidades com os perfis previstos para a equipa. Confirme que cada pessoa consegue aceder à informação necessária para trabalhar e que as restrições impedem consultas ou alterações fora das suas responsabilidades.

Parta das tarefas efetivamente realizadas no gabinete. Duas pessoas com a mesma função podem acompanhar empresas diferentes ou ter responsabilidades distintas de revisão e aprovação. Por isso, a atribuição de acessos deve considerar as operações e a carteira de clientes de cada utilizador.

A matriz seguinte é um ponto de partida para documentar essas necessidades. Confirme com o fornecedor os perfis e as permissões disponíveis.

Perfil de trabalho	Necessidade a definir	O que testar
Responsável do gabinete	Visibilidade sobre a carteira e funções de administração necessárias.	Se consegue consultar as empresas e executar as tarefas de gestão previstas.
Contabilista	Acesso às empresas atribuídas e às operações sob a sua responsabilidade.	Se consegue trabalhar nessas empresas e se os restantes acessos respeitam as restrições definidas.
Técnico	Acesso aos dados e às tarefas necessários ao seu trabalho.	Se consegue executar essas tarefas sem obter permissões de alteração ou aprovação que não lhe foram atribuídas.
Outros utilizadores, quando aplicável	Acesso delimitado por empresa, informação, tarefa ou período.	Se o acesso fica limitado ao âmbito acordado e pode ser retirado quando deixa de ser necessário.

Teste também o que cada perfil não deve conseguir fazer

Uma conta de administração não permite avaliar, por si só, a experiência dos restantes utilizadores. Peça que os testes sejam realizados com os perfis previstos para o trabalho diário: consultar uma empresa atribuída, abrir documentação e executar uma tarefa habitual.

Em seguida, verifique as restrições acordadas. Por exemplo, tente consultar uma empresa não atribuída ou realizar uma alteração reservada a outro perfil, num ambiente de teste. Conseguir executar uma tarefa autorizada e impedir uma ação não autorizada são dois critérios de validação distintos.

Registe as diferenças entre o acesso esperado e o observado. Antes da transição, esclareça também quem ficará responsável por criar utilizadores, alterar permissões e retirar acessos quando alguém muda de função ou deixa o gabinete. Essas responsabilidades devem fazer parte do plano de funcionamento após a migração.

Integrações: que dependências deve identificar

Antes de migrar, identifique que informação entra e sai de cada aplicação e que processos dependem dessa troca. Para cada ligação, esclareça a origem dos dados, o destino, a frequência e quem verifica o resultado. Inclua tanto integrações automáticas como importações e exportações de ficheiros realizadas pela equipa.

Consoante os serviços prestados pelo gabinete, esse levantamento pode abranger dados de faturação dos clientes, processamento salarial, informação bancária, documentação e ficheiros utilizados em processos fiscais. Registe também as automatizações e os passos manuais necessários para concluir cada operação.

Siga o percurso da informação até à tarefa final

Escolha um processo habitual e acompanhe a informação desde a sua origem até à utilização pela equipa. Por exemplo, se recebe um ficheiro de outra aplicação, identifique quem o prepara, onde fica guardado, como o importa e que verificação confirma que os dados ficaram disponíveis corretamente.

Ao avaliar a transição com o fornecedor, esclareça quatro pontos:

• Compatibilidade: a ligação atual continuará a funcionar ou exige alterações de formato, configuração ou versão?
• Âmbito: que empresas, campos e documentos abrange a ligação e quais ficam de fora?
• Controlo: como se identificam falhas, dados em falta ou registos duplicados?
• Responsabilidade: quem configura, testa e mantém a ligação, incluindo quando intervêm vários fornecedores?

A confirmação deve referir-se ao fluxo concreto de que o gabinete depende. Uma indicação genérica de que existe integração não esclarece, por si só, se os dados necessários chegam ao destino com o detalhe e a frequência exigidos pelo processo.

Defina o que acontece se a ligação falhar

Para cada dependência crítica, registe que tarefa fica afetada e como a equipa deve atuar perante uma falha. Identifique quem recebe o alerta, quem contacta o suporte e se existe uma alternativa temporária que permita continuar o trabalho.

Se essa alternativa envolver uma operação manual, inclua no teste a forma de retomar o funcionamento normal. Confirme como serão verificados os dados tratados durante a interrupção, para evitar omissões ou duplicações. As dependências ainda sem resposta devem ficar assinaladas antes de definir a data da mudança.

Como testar a continuidade antes da mudança

Para testar a continuidade, reproduza um processo crítico do gabinete desde o acesso à empresa até à obtenção do resultado esperado. A prova deve incluir os dados, os documentos, os utilizadores e as integrações necessários para concluir o trabalho, num ambiente acordado com o fornecedor e sem comprometer a operação corrente.

Prepare um cenário com um resultado verificável

Escolha uma tarefa habitual identificada no levantamento inicial. Defina a empresa, o exercício, o perfil do utilizador e a informação necessária. Registe também o resultado esperado e quem ficará responsável por confirmar que a operação foi concluída corretamente.

Por exemplo, pode testar a consulta de um registo de um exercício anterior, a abertura do documento associado e a exportação da informação necessária para responder a um pedido do cliente. Se o processo depender de outra aplicação, inclua essa ligação no cenário.

Execute o processo de ponta a ponta

Realize o teste com uma pessoa que conheça a tarefa e com as permissões previstas para o seu trabalho. Conforme o cenário escolhido, percorra os seguintes passos:

1. Aceder à empresa: confirmar a identificação e o exercício selecionado.
2. Consultar o histórico: localizar os registos necessários e verificar o seu detalhe.
3. Abrir a documentação: confirmar o acesso aos documentos associados.
4. Executar a tarefa: concluir a operação habitual com o perfil atribuído.
5. Verificar as integrações: confirmar a entrada ou saída de dados, quando aplicável.
6. Obter o resultado: consultar ou exportar a informação e compará-la com o resultado esperado.

Registe os passos que exigiram ajuda, correções ou trabalho manual adicional. Uma tarefa só deve ser considerada validada quando o resultado tiver sido conferido, incluindo a informação produzida e as condições em que o utilizador conseguiu concluir o processo.

Simule uma incidência e confirme como retomar o trabalho

Combine com o fornecedor uma simulação controlada, como a indisponibilidade de um ficheiro necessário ou a falha de uma importação. Verifique como a equipa identifica o problema, quem deve contactar e que procedimento permite continuar ou retomar a tarefa.

Se o cenário exigir recuperação de informação, peça que o procedimento seja demonstrado nas condições acordadas. Confirme que dados ficaram disponíveis e que operações precisam de ser repetidas ou revistas. Registe também o tempo observado no teste, sem o tratar como garantia para qualquer incidência futura.

No final, classifique cada cenário como validado, pendente de correção ou por testar. As falhas que impedem processos críticos devem ser resolvidas e novamente testadas antes de aceitar a transição. Este registo permite decidir com base em evidências e preparar as medidas de contingência necessárias.

Backup, recuperação e segurança: que perguntas fazer ao fornecedor?

Antes de decidir, confirme que informação está abrangida pelas cópias de segurança, como pode ser recuperada e quem intervém perante uma falha. Peça ao fornecedor que documente as condições aplicáveis à solução proposta, incluindo os limites do serviço e as responsabilidades que ficam a cargo do gabinete.

Que dados podem ser recuperados e em que condições?

A avaliação do backup deve abranger os registos contabilísticos, os documentos associados e a informação necessária aos processos identificados no levantamento inicial. Esclareça se existem elementos guardados noutras aplicações que exigem procedimentos próprios.

Peça respostas concretas a estas perguntas:

• Âmbito: que dados e documentos estão incluídos nas cópias de segurança?
• Frequência e conservação: com que periodicidade são realizadas e durante quanto tempo ficam disponíveis?
• Recuperação: quem pode pedi-la, que passos são necessários e que prazos estão previstos?
• Limitações e custos: existem exclusões, condições específicas ou encargos adicionais?

Relacione as respostas com o teste de recuperação realizado. Por exemplo, confirme até que momento foi possível recuperar a informação e que trabalho teve de ser refeito. A existência de uma cópia de segurança deve ser acompanhada de um procedimento de recuperação conhecido e testado.

Quem é responsável pela segurança e pelo apoio?

Defina quem gere os acessos, acompanha os problemas e articula a resolução com os fornecedores envolvidos. Esclareça também que medidas de proteção estão incluídas no serviço e quais dependem da configuração, dos equipamentos ou das práticas da equipa do gabinete.

Esta avaliação pode ser complementada com a revisão das boas práticas de cibersegurança para PME, como apoio à preparação da equipa e à proteção do ambiente de trabalho.

Quanto ao suporte, confirme os canais de contacto, o horário de atendimento e o procedimento para situações que impeçam uma tarefa crítica. Distinga o prazo previsto para uma primeira resposta do prazo de resolução e registe quem acompanha o pedido até o gabinete conseguir retomar o trabalho.

Quanto custa realmente passar para a cloud?

Para avaliar o custo de passar para a cloud, considere a preparação, a migração e o funcionamento do gabinete após a mudança. Peça uma proposta que distinga os encargos iniciais dos recorrentes e identifique os serviços incluídos, as exclusões e as condições que podem alterar o valor a pagar.

Inclua os custos da transição e o tempo da equipa

Além das licenças ou subscrições, o orçamento deve contemplar o trabalho necessário para preparar os dados, configurar os acessos e validar os processos. Confirme com o fornecedor quais destas tarefas estão incluídas e quais exigem contratação adicional ou intervenção do gabinete.

Organize a avaliação em quatro componentes:

• Preparação e migração: levantamento, organização dos dados, transferência e validação do histórico e dos documentos.
• Configuração e integrações: adaptação das ligações a outras aplicações, definição de permissões e testes.
• Formação e trabalho interno: aprendizagem da equipa, participação nos testes e acompanhamento da entrada em funcionamento.
• Operação e suporte: subscrições, manutenção, apoio e infraestrutura que continuará a ser necessária.

Estime também o tempo que os colaboradores terão de dedicar à transição. Mesmo quando não corresponde a uma fatura adicional, esse esforço deve ser considerado no planeamento, sobretudo se coincidir com tarefas exigentes ou prazos dos clientes.

Compare propostas com o mesmo âmbito

Uma comparação útil exige que as propostas considerem as mesmas empresas, utilizadores, dados, integrações e necessidades de suporte. Utilize também o mesmo período de análise e esclareça como serão tratados futuros aumentos da carteira ou alterações na utilização.

Na comparação com a situação atual, identifique que despesas poderão terminar e quais se manterão. Se estiver prevista a utilização simultânea dos dois ambientes durante a transição, inclua esse período no orçamento e confirme as condições para o encerrar.

Antes de decidir, registe os valores confirmados, as estimativas e os custos ainda por esclarecer. Relacione cada encargo com uma necessidade do gabinete: uma proposta só pode ser avaliada com rigor quando é claro o que permite executar e o que fica fora do seu âmbito.

Matriz de validação: que evidências recolher antes de decidir?

Antes de aceitar a transição, reúna os resultados dos testes e as condições acordadas com o fornecedor numa matriz de validação. Cada requisito deve estar associado a uma evidência verificável, como o resultado de uma consulta, um relatório conferido ou uma condição documentada na proposta.

Utilize esta matriz como base e adapte-a às empresas, aos processos e às dependências identificados no gabinete.

Área	Pergunta de validação	Evidência a recolher
Histórico	É possível consultar os exercícios, os registos e os documentos necessários?	Resultados de consultas comparados com a origem e registo das limitações de acesso ou exportação.
Empresas	A equipa consegue trabalhar nas diferentes empresas sem confundir dados ou contextos?	Testes de mudança de empresa, consulta e emissão de relatórios, com confirmação da entidade e do exercício.
Utilizadores	Cada pessoa consegue executar as tarefas autorizadas e fica impedida de aceder ao que não lhe compete?	Resultados dos testes por perfil, incluindo acessos permitidos e ações bloqueadas.
Processos	Os processos críticos podem ser concluídos com resultados corretos?	Cenários executados de ponta a ponta, resultados conferidos e registo dos passos manuais necessários.
Integrações	A informação circula entre as aplicações nas condições de que o gabinete precisa?	Testes dos fluxos de entrada e saída, com verificação de falhas, omissões e duplicações.
Recuperação	É possível recuperar a informação necessária e retomar o trabalho?	Resultado do teste de recuperação, dados recuperados, tempo observado e condições documentadas do serviço.
Suporte	A equipa sabe quem contactar e como será acompanhado um problema crítico?	Canais, horários, responsabilidades e condições de resposta e resolução documentados.
Custos	O orçamento cobre o âmbito da transição e da operação futura?	Proposta discriminada, exclusões identificadas e estimativa do esforço interno.

Como interpretar os resultados e resolver os pontos pendentes

Para cada linha, acrescente o responsável pela validação, a data e o estado: validado, pendente de correção ou por testar. Se uma condição depender de uma confirmação do fornecedor, mantenha-a em aberto até receber a resposta e verificar se satisfaz a necessidade do gabinete.

Uma condição comercial documentada e um resultado observado num teste são evidências diferentes. Registe ambas quando necessário: a proposta esclarece o compromisso assumido; o teste permite verificar o comportamento no cenário escolhido.

Use os pontos pendentes para orientar a decisão. Uma falha que impeça um processo crítico exige correção e novo teste. Uma limitação com alternativa viável deve ficar documentada, incluindo o esforço adicional e a pessoa responsável por aceitar essa condição.

Está o gabinete preparado para migrar? 10 pontos a confirmar

O gabinete está preparado para avançar quando os requisitos críticos foram validados e existe um plano para executar e acompanhar a mudança. Antes de definir a data, confirme estes dez pontos com a equipa e o fornecedor, com base nas evidências recolhidas.

1. Inventário concluído. As empresas, os exercícios, os documentos, as aplicações e os processos abrangidos pela transição estão identificados.
2. Histórico validado. Foram testadas as consultas e exportações necessárias, incluindo o acesso à documentação de suporte.
3. Trabalho com várias empresas testado. A mudança de contexto e os relatórios foram verificados em empresas representativas da carteira.
4. Permissões confirmadas. Cada perfil consegue executar as tarefas previstas e respeita as restrições definidas.
5. Integrações verificadas. Os fluxos necessários foram testados e existe um procedimento para tratar falhas.
6. Processos críticos concluídos em teste. Os resultados foram conferidos por quem conhece e executa o trabalho.
7. Recuperação e suporte esclarecidos. O procedimento de recuperação foi testado e os contactos, as condições de apoio e as responsabilidades estão documentados.
8. Custos avaliados. O orçamento distingue encargos iniciais, recorrentes, exclusões e esforço interno.
9. Equipa preparada. Os utilizadores receberam formação adequada às suas tarefas e sabem a quem recorrer durante a transição.
10. Plano de mudança acordado. Estão definidos a data, os responsáveis, as verificações de entrada em funcionamento e as medidas de contingência.

Um ponto crítico por resolver não deve ser compensado pelo número de respostas positivas. Se a equipa não consegue consultar informação essencial ou concluir uma operação indispensável, o gabinete deve resolver essa limitação antes de aceitar a transição.

Para os restantes pontos em aberto, registe a ação necessária, o responsável e o prazo. Esta revisão deve permitir distinguir o que impede a mudança do que pode ser acompanhado após a entrada em funcionamento, mediante uma decisão explícita e documentada.

Quando é melhor não migrar imediatamente?

É preferível adiar a migração quando existem falhas por resolver que comprometem processos críticos ou quando a equipa não dispõe de tempo para preparar e validar a mudança. A data deve resultar das condições do gabinete, incluindo os trabalhos em curso e a disponibilidade das pessoas responsáveis pela transição.

Quando o calendário não permite preparar a mudança

Se o gabinete estiver a concluir o fecho de contas ou a cumprir outros prazos exigentes, avalie se consegue reservar tempo para testar, corrigir problemas e apoiar os utilizadores. Sobrepor essas tarefas sem capacidade disponível pode deixar verificações essenciais por concluir.

Nesse período, pode avançar com o inventário, reunir documentação e esclarecer as condições com o fornecedor. Preparar a migração e colocar o novo ambiente em funcionamento são etapas que podem ter calendários diferentes. Defina a data de entrada em funcionamento depois de confirmar os recursos necessários.

Quando os dados ou as dependências ainda não estão esclarecidos

Adie a decisão se existirem dados por organizar, documentos cuja localização não está identificada ou integrações das quais depende o trabalho sem condições de funcionamento confirmadas. Registe o que falta resolver e atribua um responsável a cada ponto antes de marcar a transição.

A mesma prudência aplica-se quando um teste revela informação em falta ou resultados diferentes dos esperados. Investigue a origem da diferença, corrija o problema e repita o cenário. Uma falha identificada deve ficar encerrada com evidência da correção ou com uma alternativa validada pelo gabinete.

Quando falta formação ou um plano de contingência

Se os utilizadores ainda não conseguem executar as suas tarefas ou não sabem como atuar perante uma falha, reserve tempo para formação e novos testes. Confirme também quem acompanha a entrada em funcionamento e que procedimento será seguido se um processo indispensável ficar bloqueado.

Adiar deve conduzir a um plano de preparação com ações, responsáveis e uma nova data de avaliação. Assim, o gabinete mantém o trabalho de preparação em curso e pode avançar quando as condições necessárias estiverem demonstradas.

Da validação ao plano de transição

Depois de validar os requisitos críticos, transforme os resultados num plano de transição com tarefas, responsáveis e critérios de aceitação. A entrada em funcionamento deve depender das verificações acordadas, incluindo o acesso à informação, a execução dos processos essenciais e a disponibilidade de apoio à equipa.

Defina a sequência e os responsáveis

Acorde com o fornecedor o que será preparado antes da mudança, quando será transferida a informação e quem confirmará os resultados. Esclareça como serão tratados os registos introduzidos entre o último teste e a passagem para o novo ambiente, para que esse período também fique abrangido pela validação.

Distribua as responsabilidades entre quem executa a migração, quem verifica os dados e quem autoriza o início do trabalho. Se a transição for organizada por fases, identifique as empresas e os processos abrangidos em cada uma, bem como as dependências que exigem coordenação.

Confirme as condições antes de iniciar o trabalho

Na data acordada, verifique os acessos, a informação transferida e as operações indispensáveis. Utilize os critérios definidos na matriz para decidir se o gabinete pode começar a trabalhar ou se é necessário corrigir algum problema antes de avançar.

O plano deve indicar o que fazer se uma condição crítica não for cumprida. Confirme previamente a viabilidade das medidas de contingência, quem pode acioná-las e como será preservada a informação entretanto introduzida.

Acompanhe os primeiros dias de utilização

Defina um período de acompanhamento com contactos claros e um registo dos problemas encontrados. Peça aos utilizadores que assinalem dificuldades, resultados inesperados e tarefas que exigem passos adicionais, para que cada situação possa ser analisada e encaminhada.

A migração deve ser aceite com base no funcionamento validado do gabinete, incluindo os seus dados, pessoas e processos. Conclua a transição com a confirmação dos responsáveis e com um plano para acompanhar os pontos que tenham sido explicitamente aceites como pendentes.

Prepare o próximo passo do seu gabinete para a cloud

O levantamento está feito: sabe que histórico precisa de consultar, como a equipa trabalha e que processos devem continuar disponíveis. Utilize essa informação para avaliar a solução e esclarecer as condições da transição antes de decidir.

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