Seguir o rasto das transações financeiras de pequenos negócios

Enquanto detentor de um pequeno negócio, é fácil ficar assoberbado com o grande volume de informação financeira que tem de monitorizar e manter. O percurso de todos os pequenos negócios de sucesso está repleto de centenas, senão milhares ou milhões de transações. Dependendo do seu tipo de negócio, essas transações podem ser feitas no papel ou de forma eletrónica ou ambos.

Os registos de transações de negócios são prova de que o seu negócio está a operar com eficiência e sem problemas, indicando também a conformidade com as regras e regulamentos. Mostram a sua adesão às regulamentações fiscais e requisitos salariais e cumprimento dos Princípios Contabilísticos Geralmente Aceites (PCGA).

Com algum planeamento e organização adequada, poderá gerir facilmente todas as transações financeiras do seu negócio. Seguem-se os três principais tipos de transações a considerar e a manter em registo:

 

1. Transações de negócio diárias

Enquanto detentor de um pequeno negócio, tem de se manter atento a inúmeros aspetos da sua organização. Deve certificar-se que mantém o controlo sobre documentos de fonte relacionados com vendas ao cliente e pagamentos, bem como documentos relacionados com compras a fornecedores e abastecedores, itens recebidos e cheques desembolsados. Também deve providenciar armazenamento confidencial para cartões de ponto e cheques de ordenado dos colaboradores. Estes documentos-fonte são prova de transações concluídas:

 

• Faturas de clientes – arquivadas por cliente; manter uma listagem de faturas por ordem numérica

• Talões de cheque de clientes, talões de depósito, transações de caixa – arquivadas por data

• Ordens de compra – com os correspondentes recibos e as correspondentes faturas de fornecedores e arquivadas por fornecedores ou abastecedores

• Cheques cancelados – arquivados com o correspondente extrato bancário por ordem numérica

• Cartões de ponto ou folhas de presença – arquivados por período de pagamento por colaboradores em ordem alfabética

• Cheques de ordenado – arquivados por período de pagamento e por ordem alfabética

 

Porque poderá necessitar de ter acesso: para resolver um litígio ou inquérito relacionado com um pagamento de cliente, custo de fornecedor ou receitas e benefícios de colaboradores.

Porque outros poderão necessitar de ter acesso: as transações de fonte fornecem prova dos totais refletidos nas suas demonstrações financeiras. As autoridades fiscais  poderão requerer o acesso a faturas de clientes, se estiverem a validar os seus valores de receita ou a verificar os impostos sobre vendas pagos. Um auditor de impostos sobre vendas pode querer rever as suas faturas de fornecedores, para determinar se cumpriu devidamente a sua responsabilidade fiscal. Responsáveis pela aplicação das normas do trabalho e emprego poderão rever os seus cartões de ponto ou folhas de presença, para investigar a sua conduta em termos do pagamento de horas extraordinárias e das pausas obrigatórias para colaboradores contratados à hora.

 

2. Transações de negócio de final de mês

No final de cada mês, é tempo de rever os resultados das transações que ocorreram entre si e os seus clientes, fornecedores e colaboradores. Está pronto para gerar os seus relatórios de final de mês. Esses relatórios refletem os seus resultados mensais:

 

• Reconciliação bancária – mostra o seu saldo de caixa e cheques e depósitos pendentes. Arquivada por mês, frequentemente no mesmo lugar que o extrato bancário para esse mês.
• Registos de cheques e depósitos – guardados juntamente com a reconciliação bancária e o extrato bancário para cada mês.
• Relatório de vencimento de contas a receber – indica quanto dinheiro lhe é devido e há quanto tempo. Arquivado por mês e comparado com o balanço ou registo geral total de final do mês.
• Relatório de vencimento de contas a pagar – indica quanto deve a outros e quando esses pagamentos são devidos e deve ser arquivado por mês e comparado com o balanço ou registo geral total de final do mês.
• Relatório de vendas – indica as vendas totais para esse mês por número de fatura e deve ser arquivado por mês.
• Relatório de vencimento do inventário – indica o valor dos itens em mãos e há quanto tempo estão em stock. É arquivado por mês. Comparar o total do relatório com o balanço no registo geral e esclarecer as diferenças.
• Registo de folhas de pagamentos – indica o total de pagamento de salários por mês. Arquivar por trimestre com as declarações de impostos associadas aos pagamentos.
• Declaração de rendimentos de final de mês e balanço – indica as suas receitas para esse período e os seus ativos e passivos. Manter num arquivo anual, para poder rever as tendências mensais.

 

Porque poderá necessitar de ter acesso: para fazer previsões das suas necessidades de fluxo de caixa, avaliar as suas vendas ou esforços de marketing ou projetar os seus requisitos de inventário.

Porque outros poderão necessitar de ter acesso: as autoridades fiscais podem querer rever os seus resultados mensais, quando fazem uma auditoria às declarações de impostos sobre as vendas mensais. Podem também querer rever os relatórios mensais, quando procuram discrepâncias ou informação para suportar os totais anuais refletidos nas declarações de impostos sobre o rendimento. O banco pode também querer rever os resultados mensais como suporte colateral para quaisquer empréstimos em vigor.

 

3. Transações financeiras de final de ano

No final do ano, está pronto para rever os resultados cumulativos para os meses em que esteve em operação. Neste ponto, para além dos relatórios mensais atrás referidos, deverá gerar as suas demonstrações financeiras anuais. Estes relatórios refletem os seus resultados anuais:

 

• Declaração de rendimentos – reflete as margens brutas, despesas operacionais e o rendimento ou prejuízo líquido. É arquivada por ano.
• Balancete – reflete os seus ativos, passivos e capital próprio. É arquivado por ano.
• Demonstração de fluxo de caixa – indica as fontes e usos de fundos e saldo de caixa final.

 

Porque poderá necessitar de ter acesso: para avaliar o sucesso das suas operações, examinar as suas despesas ou rever a sua posição de capital próprio.

Porque outros poderão necessitar de ter acesso: as autoridades fiscais podem querer rever as suas demonstrações financeiras anuais, no caso de uma auditoria. O banco pode querer rever as suas demonstrações financeiras anuais, se pretender solicitar ou alargar um empréstimo e quaisquer potenciais parceiros ou investidores estarão interessados nesses relatórios.