Tempos de incerteza e pandemia: áreas onde as empresas se devem focar

Atualmente, vivemos uma época conturbada, uma época como poucos viveram. Estamos a passar por uma pandemia como ainda não tínhamos visto. Os momentos são de incerteza e a sensação de impotência é enorme face a um vírus que não se vê, mas que se faz sentir a vários níveis: sociais, demográficos e económicos.

Enquanto humanidade e sociedade temos pela frente um verdadeiro wild card, sabíamos que uma pandemia podia acontecer, não sabíamos quando iria ocorrer e não estávamos preparados. A probabilidade era muito baixa, o impacto é extraordinariamente elevado. Vivemos com grandes níveis de incerteza, não sabemos as consequências, não sabemos a extensão dos danos, nas pessoas, na sociedade, na economia, nas nossas empresas, no mundo, só mesmo o tempo nos dirá.

« The two most powerful warriors are patience and time»

Liev Tolstói – Escritor Russo

Ainda não existe uma vacina para este vírus. As vacinas são uma forma de nos tornar mais fortes e tentar proteger contra agentes externos que contaminam e prejudicam o nosso corpo. Ao nível organizacional, estaríamos mais preparados e protegidos se tivéssemos tomado a vacina para esta época, essa vacina teria sido:

1) Forte gestão de risco alinhada com a estratégia,

2) Monitorização contínua do contexto interno e externo,

3) Utilização eficiente dos recursos humanos, físicos e financeiros.

Parecem verdades do Monsieur La Palice, no entanto, vejamos, ao nível do risco dever-se-ia no mínimo: 1) identificar e classificar os riscos, internos e externos; 2) medir e avaliar qual a sua probabilidade e o impacto; 3) como queríamos tratar os riscos, se os queríamos evitar, reduzir ou mesmo explorar a oportunidade e aceitar o risco; 4) criar um plano de comunicação e informação sobre os riscos para agir de uma forma atempada, quer operacional, quer estrategicamente.

Ao nível da monitorização contínua do contexto passava simplesmente por identificar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças e deste modo fazer-se-ia a ligação com a gestão de risco e com a estratégia definida. Já quanto à utilização eficiente de recursos passa por criar mecanismos de reutilização e partilha de recursos físicos (materiais e matérias primas), otimização de processos para evitar a duplicação de trabalho e aumentar a qualidade do que é produzido e finalmente ao longo do tempo criar uma almofada financeira para momentos críticos e inesperados como o que vivemos atualmente.

Contudo, temos de continuar a viver e se não nos preparámos para esta hecatombe, se não tomámos a vacina então temos de tomar o remédio. Temos de identificar quais os sintomas que nossa organização sente, como estamos a reagir e que medidas temos de tomar.

« It is not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent.
It is the one that is the most adaptable to change!»

Charles Darwin – Naturalista, Biólogo e Geólogo

“One size fits all” não existe, não há uma receita que sirva todas as empresas, de todas as indústrias. Cada caso é um caso e temos de ter em consideração os sintomas e a capacidade de reação à crise, financeira e operacional de cada empresa. No entanto, existem alguns princípios gerais que podem ajudar e devem ser usados avulso consoante o contexto e quando possível, sendo que o essencial é otimizar processos, pessoas e tecnologia.

• Uma vez que um dos ativos mais importantes que as organizações têm são as pessoas, é determinante que as possamos proteger certificando, se possível, que possam trabalhar remotamente e assegurando que podem responder a todas as solicitações necessárias dos seus colegas e respetivos clientes. Sendo, para isso é determinante garantir que têm ao dispor os meios e a tecnologia para aceder aos sistemas à distância.

• Uma vez a trabalhar à distância devem ser criados processos simples de gestão e monitorização do trabalho a desenvolver. Pode-se criar quadros virtuais por equipas com 3 colunas: 1) “por iniciar”, 2) “em curso” e 3) “concluído”, onde são identificadas as tarefas a desenvolver e os responsáveis por cada tarefa. Cada pessoa é responsável por descolocar as suas tarefas no quadro à medida que vai executando o que lhe foi atribuído. Desta forma é possível efetuar uma gestão operacional mínima à distância, onde os gestores definem e sabem o que está a ser feito e os colaboradores sabem o que lhes é atribuído para executar.

• Devem-se desenhar e definir novas jornadas do cliente, criando processos mais simples e rápidos, onde é dada a primazia à comunicação entre o cliente e a organização.

• Criar canais de comunicação abertos com o cliente de modo a perceber quais as suas necessidades, apresentar soluções de suporte e ainda como chegar ao cliente de forma segura mesmo em estados de emergência. Esta é uma forma de estabelecer laços de confiança e fidelidade entre cliente e fornecedor.

• Desenvolver uma estratégia de contingência para a comercialização dos produtos e criar presença em canais alternativos, sejam presenciais ou online. É necessário perceber quais são os nossos produtos que melhor se comercializam, e se existem alguns que se possam comercializar com fins diferentes dos habituais, identificar oportunidades novas;

• Anunciar e promover a presença em canais digitais utilizando a simplificação de processos apresentada anteriormente assegurando uma melhor experiência ao cliente e um claro fluxo de comunicação.

• Identificar possíveis aliados e/ou parceiros de modo a poder partilhar custos operacionais e retirar vantagens imediatas.

• Identificar novos fornecedores e distribuidores e negociar mecanismos de custos e lucros repartidos, além de otimizar os processos de distribuição e recepção de mercadoria.

• Elaborar um exercício de planeamento por cenários a curto prazo de modo a identificar incertezas, tendências e possíveis oportunidades fruto do momento que vivemos.

• Efetuar uma revisão do orçamento para o ano atual e preparar o orçamento do próximo ano tendo em conta as necessidades identificadas, os riscos e as oportunidades.

O remédio alivia os sintomas, dá espaço para respirar, cria alento e a esperança no futuro. Em momentos de exceção e de disrupção temos de fazer diferente, temos de criar novos modelos de negócio e arriscar. Temos de nos reinventar e acima de tudo temos de ser rápidos a agir.

O mercado está em declínio, o vírus está a espalhar-se e vai criar uma recessão, é determinante agir rápido de modo a conseguir perceber se as ações tomadas fazem efeito ou se temos de alterar as medidas que tomámos de modo a podermos sobreviver a este momento e quem sabe sairmos mais fortes de um momento impar na nossa história.