Coronavírus: 3 sugestões para se certificar de que o COVID-19 não atrasa o seu negócio

Os planos de contingência tornaram-se uma das principais preocupações das empresas em todo o mundo, devido ao surto de coronavírus (COVID-19).

Este tipo de planeamento é útil para qualquer evento excecional, seja o coronavírus, a ocorrência de calamidades naturais, ou greves de comboios ou autocarros. É um assunto que provavelmente mantém os administradores acordados à noite, mas não tem de ser assim, especialmente porque há muitas coisas que as empresas podem fazer agora para criar resiliência operacional.

De forma a ajudar a sua empresa, e para que as suas equipas possam tentar manter-se operacionais, independentemente do que estiver a acontecer no mundo, oferecemos conselhos em quatro áreas específicas – além de conclusões práticas.

1. Coronavírus: Política para o teletrabalho

Se a sua empresa utilizar soluções de gestão online ou na cloud, no caso de encerramento de instalações, os seus colaboradores podem trabalhar a partir do conforto das suas casas, deixando-o mais descansado ao saber que a empresa se vai manter produtiva.

O seu departamento financeiro, por exemplo, poderá continuar a dar atenção à gestão da tesouraria e à faturação através do acesso a software, mesmo sem presença física no escritório.

Independentemente dos eventos mundiais, muitas empresas em todo o mundo entendem os benefícios do trabalho flexível. De acordo com uma pesquisa realizada pela empresa MindMetre Research, 82% dos funcionários de organizações que oferecem regime de trabalho flexível dizem que são mais produtivos, enquanto 58% dizem que isso aumenta o nível de satisfação no trabalho.

A melhor política é aquela em que a empresa normaliza a cultura de teletrabalho em quaisquer circunstâncias, sempre que essa for uma opção realista.

Primeira conclusão

Considere a necessidade de uma estratégia de teletrabalho para as áreas da empresa que podem ter suporte remoto. Isso implicaria em parte adotar soluções de gestão online ou na cloud, o que não é necessariamente um processo demorado.

Ter os dados armazenados na cloud, em vez de dispositivos individuais, significa que o acesso à informação pode ser feito a partir de qualquer lugar, desde que haja uma ligação à Internet. Adotar soluções de gestão online ou na cloud permite aos seus colaboradores trabalhar quando e onde for necessário.

Segunda conclusão

Coloque as ferramentas no lugar certo. Possui as ferramentas certas para garantir aos funcionários que podem estar operacionais mesmo se não for possível ir ao escritório? Eles têm acesso a computadores portáteis, telemóveis de trabalho e ligação à Internet adequada?

A tecnologia é essencial para garantir que as pessoas fiquem conectadas em situações deste tipo – não só com a empresa mas também com os clientes. Isso garante que o trabalho seja realizado em tempo real e permite uma colaboração eficaz entre as várias áreas de trabalho. A curto prazo, e no caso de ainda não ter adotado soluções de gestão online ou na cloud, pode implementar ferramentas como o serviço de partilha de ficheiros Google Drive ou a ferramenta de chat/reuniões Microsoft Teams.

Terceira conclusão

Encoraje os seus colaboradores a levar para casa os seus computadores portáteis, tablets e telemóveis de trabalho (se os tiverem) todas as noites, na eventualidade de ser necessário fechar a empresa ou restringir o acesso às instalações em consequência de uma epidemia.

O mais importante é equipar os colaboradores para trabalhar onde quer que estejam – no escritório, em casa ou até em viagem se forem visitar clientes.

Quarta conclusão

Todos os tipos de transporte podem ser afetados, incluindo o transporte de mercadorias. Talvez se considere a proibição de viagens no âmbito dos seus negócios, o que seria um duro golpe para o departamento de vendas. No entanto, a mesma tecnologia que possibilita o teletrabalho também pode permitir a este departamento continuar o desempenho das suas funções através de reuniões virtuais, em vez de presenciais.

Infelizmente, lidar com o transporte de mercadorias e outros problemas logísticos torna-se bastante difícil, mas mesmo esta situação pode ser superada, certificando-se de que os fornecedores e os clientes estão em sintonia em relação àquilo que pode ser feito dentro das circunstâncias.

Verifique nos atuais contratos a existência de cláusulas que façam referência a eventos como este, para perceber qual é a situação do ponto de vista legal.

2. Coronavírus: Conselhos para o trabalho e a comunicação

É essencial manter as pessoas interligadas, envolvidas no processo e atualizadas no que diz respeito à continuidade da atividade empresarial. Ter implementados os mecanismos mais adequados e saber quando utilizá-los é de extrema importância para impedir o pânico ou a desinformação entre os colaboradores.

Também é necessário manter abertas as linhas de comunicação com os clientes e os fornecedores. Diga-lhes com o que podem contar e, ao mesmo tempo, certifique-se de que sabe o que esperar deles, de forma realista.

Primeira conclusão

Implemente canais adequados para enviar atualizações por escrito e, no caso de emergências em que o fator tempo é essencial, também atualizações por telemóvel. Talvez queira igualmente disponibilizar folhetos sobre o coronavírus no local de trabalho, a explicar o que está a acontecer à empresa e a oferecer aconselhamento.

Para os seus colaboradores, considere introduzir uma plataforma de trabalho em grupo, que possa fundir software de conversa em grupo com ferramentas de colaboração que permitam às equipas trabalhar e receber atualizações em conjunto. Como referimos antes, ferramentas como Microsoft Teams são indicadas para alcançar este objetivo.

Confirme que os endereços de correio eletrónico (pessoais e empresariais) estão corretos, assim como os números de telemóvel. Talvez possa fazer uso de uma newsletter da empresa, ou de uma intranet.

Segunda conclusão

Envie atualizações regulares (pode determinar com que regularidade). No entanto, é importante que não sejam demasiadas, porque isso poderia preocupar, em vez de tranquilizar, os funcionários, fornecedores e clientes, e tornar-se um incómodo especialmente se não incluir nada de novo.

3. Coronavírus: Criação de um plano para emergências no local de trabalho

A adoção das medidas anteriores pode ser usada como uma oportunidade para criar um plano de contingência que seja adequado para qualquer outro evento mundial equivalente, com eventual impacto na empresa, nos colaboradores, nos fornecedores e nos clientes.

Aqui tem cinco sugestões para dar início ao processo:

1. Designe um titular: Qualquer plano precisa de um ponto de contacto único, uma pessoa que detenha a responsabilidade do plano e a capacidade de delegar. Não tem de ser obrigatoriamente alguém em posição de chefia, mas para as outras pessoas deve ficar claro quem é esse ponto de contacto. O seu papel envolve verificar se o plano faz sentido e se não há lacunas na forma como é transmitido.
2. Esteja recetivo à contribuição de todos: O nível de precisão do plano vai depender das suas necessidades. Por exemplo, talvez decida que todas as funções ou departamentos da empresa precisam de um plano específico. Pode até determinar que os planos sejam criados individualmente por cada funcionário. Seja como for, deve haver sincronização e integração num plano mais abrangente para o local de trabalho.
3. Considere a totalidade do ecossistema – do fornecedor ao cliente: O seu plano pode incluir uma lista de fornecedores alternativos para determinados recursos-chave, que seria usada no caso de o fornecedor atual ficar indisponível. Pode incluir planos específicos sobre como lidar com determinados clientes, especialmente os maiores e/ou mais importantes.
4. Dê vida ao documento: Não vale a pena criar o plano e depois abandoná-lo. Certifique-se de que o seu plano é revisto periodicamente e não tenha medo de efetuar alterações se necessário.
5. Comunique: Ao projetar o plano, tenha a certeza de que fica disponível para todos – e que todos saibam como ter acesso ao plano, em que consiste e o que significa para eles pessoalmente.

Considerações finais

Uma forte base tecnológica e processos otimizados de comunicação vão permitir que a sua empresa continue a funcionar eficazmente, mesmo quando enfrentar desafios que escapam ao seu controlo.

Combine essas características com uma cultura de trabalho flexível e construtiva, que habilite e encoraje os colegas a tomar boas decisões. Vai chegar à conclusão de que, mesmo durante um período de recessão, a sua empresa não tem de abrandar.