Transformação digital das PME: o que mudou depois da pandemia?

Começou por ser um imperativo, por força da pandemia que obrigou tantos retalhistas e empresas a fechar portas. Depois, clientes e fornecedores perceberam que tinha muitas vantagens e que era um caminho sem retorno. Hoje trata-se já de uma questão de sobrevivência. A transformação digital deixou de ser uma opção. 

Tornou-se obrigatória para as empresas em geral e para as Pequenas e Médias Empresas (PME) em particular. Para se manterem competitivas, eficientes e merecerem a escolha dos exigentes consumidores dos dias de hoje, num mundo altamente volátil, as PME devem ambicionar ser cada vez mais digitais.

As PME que ‘abracem’ a digitalização estarão mais preparadas para fazer face aos desafios e obstáculos que vão surgindo e que, a julgar pelo contexto atual, são mais do que muitos. A flexibilidade e o acesso à informação que o digital permite são fundamentais não só para enfrentar momentos de crise, mas também para acompanhar a velocidade a que a inovação vai alterando o comportamento dos mercados. E constitui, claro, uma fonte potencial imensa de criação de valor.

No entanto, quando se fala em apostar na digitalização, não se trata apenas de implementar novas soluções tecnológicas, fazendo uso de ferramentas como a Inteligência Artificial ou o ‘Machine Learning’. Implica uma mudança da cultura das empresas, que deve refletir-se não apenas na estratégia, na política de gestão e no funcionamento, mas também na forma como é interiorizada e implementada pelos colaboradores das organizações.

Benefícios para as PME

Sendo certo que é longa a lista de vantagens que podem advir, para as PME, da transformação digital, algumas são particularmente relevantes. Uma delas é a possibilidade que o digital traz, para empresas de menor dimensão, de acesso a consumidores e mercados que, de outra forma, lhes estavam vedados. E a capacidade de se aventurarem por novos caminhos sem correr tantos riscos à cabeça. Começar pelo digital permite, por exemplo, testar a viabilidade de um novo negócio, antes de ser dado o passo mais oneroso de uma presença física.

Por outro lado, quando falamos daquilo que é a relação entre a empresa, os seus clientes e outros stakeholders, as ferramentas digitais tendem a dar origem a canais de distribuição mais eficientes e que proporcionam uma melhor experiência de consumo. Melhoram a comunicação e proximidade, aumentam a informação sobre os hábitos e necessidades dos clientes e reforçam a conveniência dos consumidores. Acresce que a digitalização a que temos assistido a nível global, deu origem a consumidores muito mais exigentes e informados e que vão, por isso, privilegiar os fornecedores que lhes prestem um serviço de qualidade.

Mesmo a nível interno, a transformação digital tende a melhorar a comunicação dentro das organizações, permitindo que estes estejam mais informados e motivados no exercício das suas funções.

Graças ao digital, o volume de dados a que hoje as empresas têm acesso é enorme, o que faz com que os gestores possam ter uma compreensão mais global dos seus negócios, antecipar cenários e tendências e conhecer mais a fundo os seus clientes. Desta forma, cresce a probabilidade de tomarem decisões mais informadas e corretas e de serem capazes de se ajustar e responder a mudanças que ocorram no mercado.

A digitalização traz ainda vantagens em termos de competitividade e rentabilidade, conseguidas graças à automatização de processos, à otimização da produção e distribuição, à redução de custos e ao aumento das receitas.

Como estão as nossas PME

Embora a grande maioria das PME concordem que a digitalização é crucial enquanto vantagem competitiva e mesmo como garante de sobrevivência, ainda há muito para fazer. Não só quanto à transformação digital em si, mas também na componente da cibersegurança. E não é apenas Portugal que tem muito caminho pela frente.

Estima-se que, no mercado europeu, apenas três em cada cinco PME tenham conseguido atingir o nível básico de intensidade digital, estando as nossas empresas abaixo da média da União Europeia. Sabe-se também que, ao nível da cibersegurança, muitas empresas ainda não reúnem as condições necessárias a uma proteção eficaz. E, em 2022, mais de metade das PME europeias terão fechado por conta dos ciberataques de que foram alvo.

Melhorar nestas duas frentes implica uma aposta financeira e de recursos. Sendo muitas das PME portuguesas estruturas familiares e sem grandes níveis de literacia digital, este é um desafio para muitas. A boa notícia é que esta aposta tende a resultar em retornos importantes, mais tarde ou mais cedo.

Pôr em prática a transformação digital

Sumarizar as possíveis aplicações do digital é um exercício não só inglório como porventura impossível. Esta é uma área em que a inovação acontece a cada dia que passa. Sabemos o que está disponível hoje, mas pela frente temos todo um mundo de futuras possibilidades que ainda estão por inventar. 

Deixamos, ainda assim, exemplos. Um deles, já atrás referido, é o da implementação de uma cultura digital, sem a qual todos os investimentos tecnológicos que se possam fazer não trarão o retorno desejável e possível. A digitalização deve produzir transformações nos procedimentos internos, na própria atividade, na forma como se comunica internamente e com os clientes e no modo como todos os stakeholders são envolvidos. Nesse sentido, investir na formação e requalificação das equipas é fundamental para que a implementação de soluções digitais corra como pretendido e a referida cultura digital se torne uma realidade.

Apostar na digitalização do atendimento ao cliente é, para muitos setores de atividade, essencial, pelos resultados positivos verificados na melhoria do atendimento ao cliente, personalização do serviço prestado, comunicação adequada e prevenção de litígios.

A digitalização de documentos e ficheiros contribui para uma gestão mais eficiente de tudo o que são contratos, faturas, dados dos clientes, registos de colaboradores, entre outros. Também na contabilidade, a digitalização facilita o acesso à informação, o trabalho (por exemplo, das equipas de vendas) e permite um melhor controlo, nomeadamente, de fluxos de caixa. O mesmo se aplica à gestão de stocks, em que a digitalização contribui consideravelmente para aperfeiçoar os sistemas de gestão de inventários e garantir uma distribuição com qualidade.

O e-commerce é, claro está, outra funcionalidade fundamental, sobretudo para as empresas cuja atividade implica lidar diretamente com o consumidor final.

Numa altura em que as exigências dos clientes são muito maiores, a concorrência é imensa, a inovação acontece a uma velocidade estonteante e o contexto económico e geopolítico é difícil, a transformação digital é fonte de sustentabilidade e de maior probabilidade de sucesso. Perder este comboio já não constitui uma alternativa.