¿Qué son los activos fijos? 10 formas de ahorrar dinero con la gestión de su ciclo de vida

¿Tu empresa utiliza algún sistema que facilite anticipar el ciclo de vida de los activos fijos y detectar cómo reducir los costes a través de deducciones fiscales? ¿O el seguimiento de los activos es una lucha constante? Conoce qué son los activos fijos y resuelve tus dudas en este artículo.

Hablar de activos fijos en una empresa es hacerlo de aquellos activos tangibles que un negocio espera poseer durante más de un año. Los activos fijos suelen denominarse «propiedad, planta y equipo» ya que la mayoría de ellos son artículos comprados con un propósito comercial. Algunos ejemplos de activos fijos son los terrenos, los edificios, los vehículos, la maquinaria y los equipos informáticos, entre otros.

Para llevar una correcta gestión de los activos fijos es habitual usar hojas de cálculo o algún tipo de software de gestión. Sin embargo, a la larga podrían causar problemas para la empresa. ¿La razón? Los documentos y hojas de cálculo suelen compartirse entre los miembros de la oficina y cualquiera puede editarlos.

Pero veamos en detalle cuáles son esos posibles riesgos.

El problema de las hojas de cálculo

Cuando los documentos son compartidos y pueden editarse por diferentes tipos de personas es más complejo hacer un seguimiento de los cambios. Además, no se puede tener la seguridad de que la versión con la que uno trabaja sea la más actual.

Aparte del nombre de la última persona que ha editado el documento, y la fecha y la hora en que se editó, no hay forma de registrar los cambios de forma automática.

Eso quiere decir que las hojas de cálculo están en continuo riesgo porque no es posible ver con facilidad quién cambió qué.

Es algo que puede causar grandes problemas al tratar de gestionar los activos fijos.

Varios de los principales problemas de usar hojas de cálculo para gestionar activos fijos, por ejemplo, entrada manual de datos, falta de seguridad y rendición de cuentas, fórmulas erróneas y datos inexactos.

10 formas de reducir el riesgo y ahorrar dinero mediante el software de gestión de activos fijos

Los procesos manuales hacen que el seguimiento de los activos sea una labor complicada, pero con el software apropiado puedes sacar partido de la amortización de los activos fijos y ahorrar dinero a medida que pasa el tiempo.

El software de gestión de activos fijos puede incluso ser útil para identificar formas de economizar antes de adquirir un nuevo activo.

Con el software de gestión de activos fijos dispones de 10 formas de reducir el riesgo y ahorrar dinero a medida que tus activos alcanzan el fin de su vida útil.

1. Registro preciso de activos

• Las soluciones de gestión de activos te permiten registrar de manera precisa lo que has pagado por los activos y cuándo y dónde los adquiriste. Esto te permitirá predecir el valor del final de la vida útil de un activo.
• Se trata de cifras necesarias si tienes que registrarlas como gasto de amortización deducible a efectos fiscales.

2. Mantenerte al día con los impuestos

• Estar al tanto de los cambios en las leyes tributarias te ayudará a evitar multas y a minimizar los riesgos de incumplimiento. También te permitirá identificar y sacar partido de las deducciones y beneficios fiscales.
• El software de contabilidad integra estos cambios de manera automática para que puedas evaluar cómo usarlos en tu beneficio.

3. Automatizar los cálculos de amortización

• Los cálculos de amortización dependen del activo. El seguimiento de diversos métodos de amortización y el cálculo manual del valor de amortización de cada activo requieren bastante tiempo y pueden ser costosos si no se llevan a cabo correctamente.
• La mayoría de soluciones de gestión de activos incorpora automáticamente los cambios tributarios y los cálculos de amortización.
• Esto facilita identificar la depreciación de los activos y disponer de aquellos que ya no se usarán, con el fin de reducir los costes fiscales y de seguros.

4. Informes tributarios precisos

• Declarar de forma incorrecta el coste y el valor de los activos cuando rellenas los formularios tributarios puede traducirse en pérdidas de tiempo y multas cuantiosas.
• Es más, también tiene un efecto de reacción en cadena en el cierre del periodo y en los estados financieros.
• El software de gestión de inventarios y activos facilita la cumplimentación de los formularios de impuestos, concilia las cuentas y evita los problemas que surgen al hacer declaraciones incorrectas.

5. Identificar los activos fantasma y zombi

• Hay dos tipos de activos que no existen o no se pueden contabilizar, pero que aún así cuestan dinero:
  • Activos fantasma: son aquellos que figuran en los libros pero no se pueden justificar físicamente (podrían conformar entre el 15 % y el 30 % de los activos).
  • Activos zombi: sí puedes justificarlos físicamente, pero no figuran en los libros de cuentas.
• Si los ciclos de vida no se controlan con exactitud, tu empresa podría llegar a tener miles de activos no registrados.
• Con un software de gestión de activos podrás eliminar fácilmente los activos antiguos, agregar otros nuevos y transferir aquellos a medida que avanza su ciclo de vida.

6. Reducir el riesgo a través de la integración de software y flujo de trabajo

• Los datos imprecisos pueden provocar problemas de gran calado a la empresa.
• Las hojas de cálculo que pasan de un empleado a otro pueden ponerse en riesgo (de forma voluntaria o involuntaria) a través de enlaces rotos, fórmulas incorrectas o errores humanos.
• El software de gestión de activos fijos, que se puede integrar con el software de control de inventario o de contabilidad, mitiga estos riesgos mediante la automatización de la mayoría de los procesos.
• Los datos se pueden compartir automáticamente entre soluciones sin duplicación ni necesidad de exportarlos entre sistemas.

7. Previsión de activos para la expansión

• La planificación anticipada y la previsión de los activos que tu empresa podría necesitar en el futuro hará más sencillo su seguimiento y contabilidad.

8. Ventajas en los presupuestos

• Además de la previsión, el software de gestión de activos te da la oportunidad de presupuestar y planificar la adquisición de nuevos activos, de modo que no pagues demasiado ni muy poco a medida que se deprecian.

9. Controlar los márgenes de gasto

Mediante los informes de los costes materializados y la identificación de los gastos con relación al presupuesto puedes mejorar la planificación para futuras compras de activos.

10. Seguimiento del ciclo de vida de activos

• El software de gestión de activos lleva a cabo de forma transparente el seguimiento del ciclo de vida de los activos, desde la adquisición hasta la retirada.

Reflexiones finales

El software existente puede ser suficiente para una empresa en un momento dado, pero a medida que crezcas y adquieras nuevos activos es posible que tengas que cambiar a una solución de gestión de activos más robusta y eficaz.

La automatización facilita mantener el control de cada activo a medida que atraviesa su ciclo de vida y te ayudará a identificar con precisión (y sacar el máximo partido de) las oportunidades de ahorro de costes.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2022 por su relevancia.