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10 oportunidades de ahorrar costes en el ciclo de vida de los activos fijos

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¿Qué describe mejor tu proceso de gestión de activos fijos? ¿Una lucha por registrar y notificar con precisión los activos fijos, o un sistema que facilita la elaboración de informes y previsiones de confianza para tener la oportunidad de reducir costes y aprovechar exenciones fiscales?

Retos de la gestión de activos fijos usando hojas de cálculo

Las hojas de cálculo y el software desfasado tienen un límite cuando se trata de gestionar los activos fijos de tu empresa. Como se muestra en la imagen de abajo extraída de un estudio de Aberdeen, el control de versiones es el mayor reto de la gestión de activos fijos con hojas de cálculo. A menudo pasan por las manos de varios empleados, por lo que resulta difícil saber qué versión es la más actualizada.

Las hojas de cálculo carecen de registros de auditoría. Aparte de la última persona que ha accedido al archivo y la fecha de la última modificación, todos los cambios realizados se deben registrar manualmente, lo que provoca que las hojas de cálculo sean vulnerables a cambios tanto accidentales como intencionados que afectan sustancialmente a la integridad de los datos en organizaciones de todos los tamaños.

Principales obstáculos en la gestión de activos fijos con hojas de cálculo

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Factores clave para adoptar una solución de gestión de activos fijos

Existen numerosas presiones que impulsan a las organizaciones a centrar sus recursos en una solución de gestión de activos fijos. Entre ellas se incluyen el aumento del volumen y la complejidad de los datos, mantener la seguridad y estabilidad de los datos, y aprovechar la disponibilidad limitada de los recursos especializados.

Como se muestra en la imagen de abajo, el 45 % de las organizaciones utiliza una solución de gestión de activos fijos para abordar el aumento del volumen y la complejidad de los datos. El uso de las herramientas adecuadas es fundamental para contabilizar con precisión cada activo. Comprender los factores de riesgo durante todo el ciclo de vida de cada activo es un factor clave a la hora de identificar oportunidades ocultas para ahorrar costes. Lo que no sabes de los activos fijos de tu empresa puede acabar costando mucho dinero a tu negocio.

Principales beneficios al utilizar una solución de gestión de activos fijos

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A continuación te mostramos 10 formas de reducir los riesgos en todo el ciclo de vida de los activos y otras oportunidades para ahorrar con la gestión de activos fijos.

Oportunidades a medida que los activos fijos se deprecian

En función de la tecnología disponible con la solución que uses, podrías estar perdiendo oportunidades de ahorrar durante el proceso de amortización. Los procesos manuales dificultan la posibilidad de minimizar riesgos y aprovechar oportunidades en las siguientes áreas:

1. Registro preciso de todos los activos fijos

  • El registro de todos tus activos fijos debería incluir la ubicación y el precio y la fecha de compra, así como la vida útil del elemento, y anticipar el valor al final de su ciclo de vida para resumir el gasto por amortización fiscalmente deducible y contable.

2. Cumplimiento de normativas fiscales actualizadas

  • Sin duda el objetivo es mantener el cumplimiento para evitar sanciones. El mismo estudio de Aberdeen indica que el 35 % de los usuarios de software de gestión de activos fijos considera específicamente que el cumplimiento de los requisitos normativos nuevos o actualizados es un factor clave para minimizar riesgos. Sin embargo, estar al día de las normativas fiscales también puede arrojar luz sobre exenciones fiscales y créditos que beneficiarán a tu negocio.
  • Por ejemplo, la ley bipartidista estadounidense de 2018 proporcionó exenciones fiscales del ejercicio 2017 para empresas de zonas estratégicas, empresas de entretenimiento automovilístico, empresas de energías renovables y empresas de carreras de caballos. Esto permitió a las empresas de zonas estratégicas gastar 35.000 dólares más durante 2017, y ofreció créditos fiscales por inversión a diversas entidades energéticas y deducciones ampliadas por edificios comerciales energéticamente eficientes.
  • No estar al día de estos cambios podría implicar perder oportunidades para muchos tipos de empresas que podrían acogerse a ellas.

3. Cálculos precisos de amortizaciones basados en principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) e impuestos

  • Hacer malabares con varios métodos y cálculos de amortización para distintos tipos de activos fijos puede ser una tarea muy laboriosa y costosa si no se hace de manera eficiente.
  • Las soluciones modernas que automatizan los cambios fiscales mejoran la precisión, liberan al personal para que se ocupe de otras tareas y eliminan las pérdidas de productividad más habituales que asolan a las empresas en expansión.
  • La automatización también puede ayudar a tu negocio a aprovechar fácilmente disposiciones fiscales como los cambios en las normas del sistema de amortización alternativo (ADS) estadounidense como parte de la ley de reforma tributaria.
  • Las empresas pueden capitalizar los cambios de amortización y eliminar la contabilización de activos que ya no están en servicio y el sobrepago de impuestos y costes de seguros asociados.

4. Elaboración de informes precisos para formularios de hacienda, libro mayor, gasto por amortización e informes pospuestos

  • La existencia de datos incorrectos en los formularios 4562 y 4797 de la hacienda estadounidense afecta al cierre del periodo, los estados financieros y la declaración fiscal.
  • En este caso la exactitud evita que tu empresa se tenga que enfrentar a sanciones abultadas y grietas debilitantes en la base financiera.

Ventajas en costes del seguimiento estrecho del estado de los activos

Para inventarios físicos, la elaboración de informes detallados sobre los activos fijos al final de su ciclo de vida puede generar oportunidades de ahorro. Contar con el respaldo de una solución sólida puede facilitar la conciliación y, en consecuencia, reducir las primas de seguros y los impuestos.

5. Contabilización precisa de ventas, retiradas y transferencias

  • Aquí es donde los activos “fantasma” y “zombi” ocultan y acumulan costes. Entre un 15 % y un 30 % de los activos fijos son activos “fantasma”, lo que significa que no existen. Los activos “fantasma” son aquellos que aparecen en los registros pero cuya ubicación física no se puede encontrar. Los activos “zombi” son los que existen físicamente pero no están registrados en los libros.
  • Si el ciclo de vida de los activos no se supervisa de cerca y se analiza con frecuencia, es fácil que las empresas arrastren decenas de miles de dólares en activos sin seguimiento. Con el sistema de gestión adecuado, puedes vender, retirar y transferir 10.000 activos de forma tan sencilla como si solo fueran 10.

6. Integración de flujos de trabajo para una gestión de activos fijos eficaz

  • Las fórmulas de hojas de cálculo pueden corromperse cuando pasan de un empleado a otro, y las referencias de celdas incorrectas pueden provocar valores imprecisos. Es fácil que estas imprecisiones provoquen problemas mayores.
  • La integración con el software de compras o contabilidad de tu organización añade otra capa de control y simplicidad con la que no contarás si usas hojas de cálculo. Los datos de compras se cargan automáticamente entre los distintos flujos de actividad, lo que reduce los errores humanos y garantiza la precisión en cada punto de contacto. Podrías, por ejemplo, adjuntar una factura a uno o diez ordenadores de reciente adquisición.
  • Un sistema de informes contables y de activos fijos integrado elimina la necesidad de duplicar entradas o de exportar datos entre sistemas.

Previsión y oportunidades tempranas de control de costes

Algunas de las oportunidades más importantes de ahorrar con la gestión de activos fijos se presentan incluso antes de la existencia del activo.

7. Los planes de expansión de la empresa y el inicio de nuevos proyectos deberían incluir la previsión de activos fijos

  • Esto mantiene en primer plano la rendición de cuentas por los activos nuevos y mejora su trazabilidad a posteriori.

8. Establecimiento y control de presupuestos para todos los activos fijos

  • La presupuestación de activos fijos añade otra capa de responsabilidad y visibilidad para reducir los errores de pagos excesivos o insuficientes a medida que se amortizan los activos.

9. Seguimiento de costes realizados y comparación del gasto con el presupuesto

  • Puedes consultar estos informes para planificar proyectos futuros y prever el presupuesto de nuevos activos en consecuencia.

10.Gestión y supervisión estrecha del estado de los activos

  • Los activos deberían poder transferirse sin problemas de la fase de planificación a la de servicio y amortización.

A medida que tu negocio crezca y realice más adquisiciones, será necesario actualizar a una solución más potente y sólida para optimizar los procesos anteriores y mejorar otros aspectos. Gracias a ello tu empresa dispondrá de más información útil sobre sus activos fijos, lo que minimizará su coste total de propiedad y simplificará al mismo tiempo los flujos de trabajo financieros y operativos.

La nueva inteligencia de productos ofrece una mejor forma de gestionar los activos fijos a escala garantizando el ahorro de costes y aumentando la productividad de las partes responsables.

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