Por qué las hojas de cálculo están ralentizando tus procesos de solicitud de ausencias

La gestión y solicitud de ausencias y vacaciones puede resultar una tarea tediosa para las empresas y sus equipos de RR.HH.

• Hasta las plantillas más reducidas pueden resultar complicadas de gestionar, sobre todo en época estival, cuando es habitual que se solapen solicitudes.
• En este artículo, analizamos los pros y contras de utilizar las hojas de cálculo para gestionar los procesos de solicitud de días libres de tu plantilla.

Algunos estudios revelan que el 75 % de los trabajadores suelen disfrutar todos o casi todos sus días de vacaciones. En definitiva, este tipo de datos ponen de relieve cómo las plantillas actuales valoran la conciliación de su vida personal y laboral más que nunca.

Por eso, como profesional de RR.HH., debes tomar todas las precauciones para asegurarte de que solicitar y monitorizar los días libres sea un proceso sencillo tanto para tu plantilla como para ti.

Si sigues usando hojas de cálculo para gestionar las ausencias, te estás perdiendo las herramientas y funciones que ofrece el software de RR.HH. para acabar con los problemas asociados a esa tarea.

A continuación, hacemos un repaso a los motivos por los que las hojas de cálculo no funcionan en este tipo de gestiones.

Por qué las hojas de cálculo no funcionan para la gestión de ausencias

Existen muchos factores para tener en cuenta de cara a la gestión de ausencias y solicitud de días libres, incluso en plantillas reducidas. Tratar de tener todo en hojas de cálculo resulta problemático en muchos sentidos, pero especialmente porque no sienta unas bases sólidas para el crecimiento empresarial.

El caso de la empresa RateSetter

Esta es la situación en la que se encontró Rob Crowley cuando fue nombrado director de RR.HH. en RateSetter, una empresa de inversión crediticia de rápido crecimiento.

Rob era consciente de que las tareas manuales y la dependencia de hojas de cálculo interminables dejaban a su equipo bastante reactivo en lo tocante a la gestión de personal.

En sus propias palabras: “El enfoque en Recursos Humanos tenía que pasar de contratar al máximo número de personas posible a obtener una infraestructura en condiciones que pudiera aportar eficiencias, inculcar una cultura ganadora y de recompensas y aportar datos útiles y precisos para impulsar el crecimiento del negocio”.

Cinco peligros asociados al uso de las hojas de cálculo

1. Hacen perder mucho tiempo

Para Crowley, una de las mayores desventajas de usar hojas de cálculo era la gran cantidad de tiempo de administración que requerían. Cada semana se invertían un montón de horas innecesarias en tareas muy sencillas debido a que el trabajo administrativo asociado se llevaba a cabo de forma manual.

El personal de RR.HH. y nóminas suele tener que introducir la misma información en distintas hojas de cálculo y desplazarse por hojas enteras para extraer datos, eso sin contar que las solicitudes de los empleados suelen llegar por email o en formularios en papel.

No te queda más remedio que recurrir a las hojas de cálculo cada vez que alguien pide días libres, para ver si hay alguna otra persona de vacaciones al mismo tiempo.

2. No son seguras

La confidencialidad de los datos es más importante que nunca, y las hojas de cálculo no ofrecen las medidas de seguridad que las empresas necesitan para proteger la información de los empleados.

Las personas comparten constantemente hojas de cálculo por correo electrónico y no suelen protegerlas con contraseña. Los servidores de correo electrónico son un objetivo constante para los ciberdelincuentes, con el consiguiente riesgo para la información confidencial de las hojas de cálculo. La posibilidad de que un documento se corrompa y sea inaccesible borraría todo el histórico de solicitudes del año con el impacto que eso podría causar al negocio.

3. Cuesta mantenerlas al día

Los datos con los que trabajas cambian de forma casi constante: gente nueva, personas que dejan la empresa, bajas por enfermedad, vacaciones.

A medida que la organización va creciendo, se vuelve imposible introducir todos estos datos en tiempo real. Gestionar las ausencias y la solicitud de días libres de esta forma hace que peligren la precisión y la puntualidad de las nóminas.

4. Los trabajadores no tienen otra forma de comprobar los días que les quedan

Tú eres responsable de gestionar los días libres de todo el mundo y de responder consultas al respecto.

Cada una de estas consultas implica peinar las hojas de cálculo y confiar en que los datos estén actualizados.

Si no es el caso, o si se tarda más de lo habitual en responder a una consulta, esto podría hacer dudar al solicitante.

5. No fomentan la colaboración

Las leyes de protección de datos como el RGPD limitan el acceso a cierta información de los empleados. Si un gerente o un empleado sénior pregunta cuántos días libres les quedan a los miembros de su equipo para el resto del año, tendrás que recortar la hoja de cálculo para que puedan acceder únicamente a la información que les concierne.

En resumen, gestiones sencillas como estas no deberían llevar tanto tiempo y esfuerzo.

El software como facilitador de la gestión de ausencias y solicitud de días libres

Crowley, como muchos directores de Recursos Humanos, encontró la solución que necesitaba al empezar a trabajar con un software de RR.HH.

Según explica: “Al abordar lo básico, necesitaba ver cómo podíamos convertirnos en un empleador de preferencia.

Sabía qué teníamos que hacer, lo que tenía que averiguar era el cómo. Empezamos por buscar una solución online en la nube para ayudarnos”.

El software de RR.HH. elimina los problemas en la gestión de ausencias porque:

Posibilita el autoservicio

En lugar de emplear toda tu energía en responder a solicitudes sobre días libres, el software de RR.HH. permite que tus trabajadores hagan solicitudes y consulten los días que les quedan por sí mismos.

Tú recuperarás ese tiempo en tu jornada y ellos agradecerán la comodidad.

Automatiza procesos y cálculos

En lugar de buscar a tientas en las hojas de cálculo para actualizar datos, el software de RR.HH. los procesa automáticamente y hace los cálculos por ti en función de la situación de cada trabajador.

De esta forma, si un empleado a tiempo parcial pasa a trabajar a tiempo completo, el software calculará automáticamente su permiso anual y lo ajustará a partir de la fecha efectiva.

Te permite responder con mayor rapidez

El software de RR.HH. organiza los datos por ti de forma intuitiva y personalizable.

Así, cuando alguien te pregunte cómo el personal está usando sus días libres, podrás extraer únicamente los datos correspondientes para no infringir ninguna ley de protección de datos.

Sophie MacDonald, asesora de RR.HH. en RateSetter, comenta que la adopción de software de RR.HH. por parte de su empresa supuso una enorme mejora en su día a día.

Y añade: “Puedo afirmar con total seguridad que el equipo de operaciones de personal se está ahorrando unas ocho horas a la semana con tan solo eliminar esa carga. Eso significa que ahora puedo centrarme en prestar un servicio proactivo de RR.HH. a la empresa”.

Se integra con el software de nóminas para gestionar la experiencia de los empleados de principio a fin

Digitalizar tu función de RR.HH. te permite conectar con el software de nóminas como única fuente de datos de empleados. De esta forma, podrás gestionar su antigüedad en la empresa desde el momento de la contratación en un único sistema.

Cómo olvidarse de las hojas de datos

Usar software para tu proceso de gestión de ausencias o para la solicitud de días libres es una necesidad para futuros negocios. Estos cuatro pasos pueden ayudar a tu equipo a pasar de las hojas de cálculo al software.

1. Establece un calendario

Tu equipo necesitará tiempo para adaptarse al cambio, y eso es algo que deberás tener en cuenta a la hora de marcarte un plazo para completar la transformación.

Crowley no quería agobiar a la plantilla, por lo que optó por un enfoque gradual para su implantación.

Comenta: “No queríamos que la puesta en marcha fuera disruptiva teniendo en cuenta que el negocio estaba atravesando muchos cambios.

Así pues, optamos por un ‘arranque suave’, informando de que se iba a producir un cambio y emitiendo credenciales de inicios de sesión provisionales para quien quisiera ir probándolo”.

2. Comunica el cambio al personal

Informa a los miembros del personal de que estos cambios ayudarán a mejorar el servicio de RR.HH. que reciban. Destaca cómo saldrán ganando: les será más fácil solicitar permisos, comprobar cuántos días les quedan y planificarse.

Coméntales que dejarás de usar tu sistema de hojas de cálculo y cuándo empezarán a usar el nuevo software.

3. Imparte formación

Un consejo que puede parecer obvio: el nivel de sencillez es relativo cuando hablamos de plantillas multigeneracionales. Planifica impartir la formación necesaria para que todo el mundo se sienta cómodo a la hora de usar el nuevo software.

4. Pide opinión

Esto es importante, ya que te aportará información sobre cómo les va a tus empleados con tu nuevo sistema y hasta qué punto les ha servido la formación.

Crowley empleó todo el feedback recibido para valorar el éxito general de la migración.

Y añade: “Recibimos un buen feedback de la prueba: lo profesional que parecía el sistema, lo fácil que era de usar y lo positiva que resultó la experiencia para los empleados.

Supimos que la decisión de pasarnos a un software de RR.HH. había sido la correcta porque, tras la puesta en marcha, nuestro eNPS mejoró: los empleados hicieron comentarios positivos y disfrutaron de los avances en RR.HH., como por ejemplo de la posibilidad de gestionar y reservar los días por sí mismos”.

En resumen

No permitas que las tareas tediosas relacionadas con la gestión de ausencias o solicitud de días libres te ralenticen y te impidan ofrecer un servicio excelente.

Emplear software en lugar de hojas de cálculo prepara a la empresa para la adopción de sucesivos avances tecnológicos y a tu equipo para el crecimiento empresarial en el futuro.