Cómo reducir errores y ahorrar tiempo en tu gestión laboral usando plantillas online

En tu negocio, ¿usas plantillas online para la gestión y control de tus tareas o prefieres la opción impresa?  

Tanto si dispones de un equipo pequeño con menos de 10 miembros como si sois un grupo en pleno crecimiento de 50 personas, gestionar tareas laborales a mano (como, por ejemplo, el registro de horas trabajadas o la gestión de nóminas) usando plantillas horarias tradicionales siempre será una tarea tediosa.  

Registrar los cambios en los horarios y verificar información en los plazos necesarios para garantizar el pago puntual al personal puede resultar complicado.  

Si te cuesta gestionar las plantillas correctamente, es posible que tu sistema de nóminas se haya quedado obsoleto, por lo que deberías plantearte cómo ahorrarte dolores de cabeza con tecnología específica para el área laboral y de nóminas.  

Las plantillas online, por ejemplo, facilitan la gestión de horarios y nóminas. Renunciar a soluciones tecnológicas de este tipo te expone al riesgo de perder tanto la confianza de los empleados como su satisfacción en el trabajo. 

¿Qué son las plantillas horarias online?  

Se trata de un servicio en la nube que ofrecen los proveedores de software de nóminas, y que permite a los empleados enviar, consultar y acceder a información en Internet sobre sus horas trabajadas de una forma segura, cuando y donde quieran.  

Con este método se reducen las consultas, los datos duplicados, el riesgo de errores y los costes innecesarios derivados de penalizaciones económicas por incumplimiento.  

Plantillas horarias: ¿online o impresas? 

Las plantillas horarias online ofrecen muchas ventajas con respecto a las impresas.  

La principal es la mejora en la gestión del cumplimiento en una situación en la que el RGPD y otras normativas sobre seguridad de los datos establecen instrucciones concretas para la recopilación, almacenamiento y envío de datos personales.  

La información se actualiza online en tiempo real, así que no hace falta que imprimas, mandes o envíes por correo electrónico información confidencial. 

En función del proveedor con el que trabajes, tus datos se podrán transferir fácilmente a través de un portal online para que no haga falta almacenarlos físicamente o deshacerse de forma segura de las copias impresas.  

Otra de las ventajas de las plantillas horarias online es el ahorro de tiempo. 

Las funciones de automatización permiten detectar incoherencias a tiempo para solucionarlas en lugar de tener que registrar datos manualmente sin ser consciente de posibles errores hasta que es demasiado tarde.  

También puedes reducir el tiempo que tardas en gestionar las nóminas.  

Tus empleados podrán consultar las horas trabajadas, por lo que te harán menos preguntas y te dejarán más tiempo para centrarte en tu aportación estratégica a la empresa.  

La integración es otra herramienta muy potente que incorporan las soluciones de plantillas horarias online. Se trata de una función que se puede integrar en tu sistema de gestión de nóminas para calcular automáticamente salarios y deducciones.  

Una forma de ahorrar tiempo para tu personal del área de nóminas 

Gracias a las plantillas horarias online tendrás más tiempo, ya que tus empleados podrán acceder en cualquier momento a la información sobre sus nóminas; es la solución perfecta si tu equipo de gestión de nóminas está muy ocupado. 

 Con los filtros puedes buscar fácilmente en tu base de datos de empleados. 

 También permiten configurar niveles salariales. Si quieres pagar más por las horas extra que por el resto o asignar retribuciones distintas en función de la tarea, es fácil definir estos ajustes con tus plantillas horarias online. 

 Además, puedes establecer niveles salariales para cada empleado con acceso la información. 

 Por otra parte, tu equipo tendrá que responder a menos preguntas porque los empleados disponen de acceso a esta información en cualquier momento. También tienen la opción de incluir notas al enviar sus plantillas de horarios online. Solo tendrás que dedicar tiempo a responder una vez en lugar de hacerlo caso por caso e interrumpir tu ritmo de trabajo. 

Una solución con tecnología para gestión laboral y de nóminas 

La tecnología está equilibrando la balanza de los distintos competidores. Las pequeñas y medianas empresas tienen que aprovechar esta oportunidad y sacar partido de lo que les ofrece la tecnología en la nube para no perder de vista a competidores de primer nivel.  

Actualmente, empresas de todos los tamaños tienen a su disposición productos que solo se podían permitir las grandes corporaciones con una fuerte inversión tecnológica.  

Aprovecha para aumentar la agilidad, potenciar la productividad de tus empleados y acceder a nuevos clientes y mercados. 

Si consigues anticiparte a un crecimiento rápido, podrás incorporar los sistemas necesarios para que tu negocio acelere el ritmo. 

 Con ayuda de la tecnología se pueden gestionar los picos en la demanda y evitar los problemas derivados del crecimiento. Así, puedes dar a tus empleados herramientas para trabajar con mayor flexibilidad, gestionar tu empresa desde cualquier lugar y responder rápidamente ante problemas y oportunidades. 

Jeremy Corner, cofundador y director de la empresa de tarjetas de felicitación Blue Eyed Sun, nos cuenta que pasaron de gestionar las nóminas con procesos manuales a usar un software para nóminas cuando su equipo empezó a crecer. 

“Ahora tenemos a 16 personas contratadas a tiempo completo o con jornada parcial. La gestión laboral del personal es muy fácil con un software de nóminas. Cuando los requisitos en tiempo real son obligatorios para Hacienda, podemos enviar la información de las declaraciones fiscales con un solo clic”, Jeremy Corner, Blue Eyed Sun. 

 Siete consejos para elegir un software de nóminas 

1. Pide ayuda al principio para completar correctamente la migración de los datos

 Es fundamental depurar los datos de los empleados antes de migrarlos: trasladar datos erróneos, obsoletos o innecesarios a tu nuevo sistema de nóminas solo te dará problemas.  

 Estos son los datos básicos que se deben incluir: 

• Número de identificación fiscal 
• Nombre completo 
• Dirección actual 
• Tipo de contrato (a tiempo completo, parcial, etc.) 
• Fecha de incorporación 
• Datos bancarios 
• Información sobre la retribución (salario, tarifa por hora, etc.) 
• Detalles sobre jubilación 

2. Asegúrate de que las funciones del software se ajusten a las necesidades de tu empresa

Aunque todos los sistemas de nóminas tendrán este aspecto controlado, habrá proveedores de software que se adapten mejor a lo que necesitas.  

Tanto si tus procesos necesitan las opciones limitadas típicas de un sistema poco flexible como si eliges una estructura más fácil de adaptar, deberás tener claro que las propuestas que valores puedan adaptarse para alcanzar los objetivos de tu negocio y cumplir con las necesidades de tus trabajadores.  

3. Asegúrate de que tu nuevo software pueda adaptarse a los cambios normativos

En este caso, debemos fijarnos en dos aspectos:  

1. ¿Qué registros del antiguo sistema de nóminas tenemos que conservar? 
2. ¿Qué garantías ofrecen los nuevos sistemas que estás valorando en cuanto a cumplimiento normativo? 

Sé consciente de cómo puedes adaptarte a los nuevos requisitos de cumplimiento cuando surjan cambios en la fiscalidad, los sistemas de jubilación y otras necesidades de Recursos Humanos.  

¿Los proveedores que estás valorando tienen experiencia previa con actualizaciones en los plazos previstos?  

Ten en cuenta también los requisitos de conservación de datos y tus registros antiguos. ¿Cómo se gestionará esto en un futuro? ¿Deberías guardar los datos antiguos en el sistema anterior como información de solo lectura o migrarlos por completo? ¿A qué fecha te remontarás en la migración?  

4. Intenta estandarizar para simplificar procesos

Este es el momento perfecto para revisar tus políticas de pago y procedimientos de remuneración con el fin de unificarlos para los distintos departamentos.   

¿Están usando todos los departamentos documentos y flujos de trabajo actualizados? ¿Se está asignando correctamente la retribución adecuada a cada turno?   

Si no es así, ¿debería hacerse?  

Cuando se estandarizan las políticas es más fácil aplicarlas en el ámbito global de la empresa.  

5. Integra para controlar mejor los datos

Haz una lista de los sistemas que utiliza el equipo de Recursos Humanos. Los negocios con trabajadores por turnos cuentan con sistemas de horarios, tiempo de trabajo y asistencia.   

Tus sistemas relacionados con Recursos Humanos deberían integrarse para evitar registros duplicados y confusiones por erratas, así que tienes que pensar en cómo gestionar este aspecto. 

 ¿El nuevo sistema funciona sin instalación o necesitas servicios profesionales para integrarlo?  

6. Plantéate recurrir a formación y asistencia continua

Piensa en la formación y la asistencia que dais y en lo que cuestan. Para que todo funcione, tendrás que ofrecer formación. Mientras tanto, necesitarás un servicio de soporte adecuado, como asistencia online 24 horas o un gestor de cuenta concreto para un sistema tan crítico.  

Este servicio de asistencia también debe estar disponible durante el horario laboral; es un aspecto que no debe pasarse por alto. Cuando el sistema ya esté en funcionamiento y surjan problemas, te convendrá contar con alguien que los solucione lo antes posible. 

7. Pon a prueba tu sistema 

En tu planificación deberías incluir pruebas exhaustivas para garantizar una puesta en marcha correcta. En la fase de búsqueda de proveedores, pregunta por sus planes de pruebas y confirma que incluyan todas las contingencias en caso de emergencia.  

Los proveedores de soluciones para nóminas con experiencia suelen contar con un programa de pruebas claro que detecta errores en los datos y procesos.  

En resumen:  

Disponer de datos precisos sobre las nóminas es fundamental para que la gestión de este sistema funcione a la perfección. Incluso errores mínimos en las nóminas pueden provocar consecuencias desastrosas, sobre todo si pasan años sin detectarse.  

Este riesgo de error se multiplica a medida que tu negocio crece y que la administración de nóminas gana complejidad.  

Es fundamental garantizar que dispones de los sistemas y procesos adecuados en relación con las nóminas, especialmente si tu negocio está creciendo muy rápido y el software anterior se ha quedado obsoleto.