Documentos importantes de tu asesoría que deberías digitalizar y por qué

Un primer paso para aumentar la productividad de tu asesoría e impulsar la transformación digital es la digitalización de documentos.

• Según datos del INE el almacenamiento de ficheros es uno de los servicios de cloud computing más contratado por pymes y grandes empresas (74%) y microempresas (64,2%).
• En el artículo de hoy te contamos qué documentos es importante que digitalicen las asesorías y despachos profesionales y por qué.

¡TUITÉALO! Toma nota de estos 14 documentos que toda asesoría y/o despacho profesional debería digitalizar para su correcta llevanza. Hace unos años al entrar en una asesoría lo primero que se veía eran enormes torres de papel encima de las mesas, archivos llenos de cajas con documentación y carpetas en diversas estanterías. La transformación digital ha cambiado la forma de trabajar y ha supuesto una mayor eficiencia a la hora de gestionar las tareas y prestar el servicio a los clientes. Las torres de papel han desaparecido. Si quieres comenzar a adaptar tu asesoría a la actualidad para no quedarte atrás respecto a tus competidores, es importante que comiences por la digitalización de documentos. Te surgirán dudas como: ¿por dónde empiezo?, ¿qué documentos son más importantes para digitalizar?, ¿qué ventajas aporta la digitalización? A continuación, respondemos a todas tus dudas.

¿Qué ventajas aporta la digitalización de documentos?

La digitalización documental aporta ventajas como las siguientes:

1. Disminución de costes

El almacenamiento de documentos digitalizados supone el ahorro de espacio físico, ya que no es necesario tener un archivo. También se ahorran costes en impresión de documentos, por lo que se impulsa la sostenibilidad de la asesoría.

2. Incremento de la seguridad

Tener los documentos en formato digital permite restringir el acceso, por ejemplo, a documentos confidenciales de la asesoría (nóminas de los empleados, documentación bancaria, etc.). Se pueden establecer contraseñas y niveles de acceso según el departamento de que se trate. De esta forma, aumenta la seguridad y se aporta también un beneficio a los clientes.

3. Disponibilidad de la información

La digitalización de documentos y el uso de la nube permiten acceder a la información de la asesoría desde cualquier lugar, en cualquier momento y utilizando cualquier dispositivo. Todo lo anterior supone una mayor eficiencia y productividad.

4. Protección frente al deterioro

El almacenamiento de documentos en papel no está exento de riesgos: deterioro del papel y borrado de datos, pérdida, etc. Todos estos riesgos se pueden evitar con la digitalización.

La digitalización de documentos aporta beneficios como: el aumento de la seguridad, la reducción de costes, la facilidad de acceso a la información y la protección frente al deterioro.

Comienza la digitalización de documentos, ¿por dónde empezar?

Existen una serie de documentos, tanto para tu asesoría, como para los clientes de la asesoría, que es importante digitalizar. Los vemos a continuación:

• Escritura de constitución de la sociedad o documento relativo a la creación del negocio.
• Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).
• Licencia de apertura del local u oficina.
• Copia de la escritura de compraventa del local (en el caso de que seas el propietario) o contrato de arrendamiento.
• Alta como autónomo.
• Contratos de los empleados.
• Contratos con proveedores y terceros.
• Copias de las liquidaciones de impuestos (IVA, impuesto sobre sociedades, IRPF).
• Facturas.
• Pólizas de seguros.
• Altas en la Seguridad Social.
• Copias de nóminas.
• Documentación bancaria (copia de préstamos, contratos de cuentas corrientes, contratos de tarjetas etc.).
• También es importante que guardes las comunicaciones que hayas tenido con los clientes. Sobre todo, las relacionadas con temas importantes como los impuestos.

Algunos de los documentos que deberás digitalizar en tu asesoría son los siguientes: contratos, nóminas, facturas, documentación bancaria y liquidaciones de impuestos, entre otros.

¿Cómo guardar tus documentos digitalizados?

La digitalización de documentos tiene una segunda fase que consiste en guardar los documentos de forma segura. Existen varias alternativas:

• Dispositivo externo. La alternativa más básica consiste en guardar los documentos en un pen drive o un DVD, pero supone bastantes riesgos porque pueden dejar de funcionar o deteriorarse.
• Almacenamiento en la nube. Una alternativa mucho más segura consiste en utilizar un software en la nube en el que guardar tus archivos digitales. Te permitirá organizarlos para no perder nada y acceder a ellos cuando lo necesites.

La digitalización de documentos en asesorías y despachos profesionales es un paso más para ofrecer un mejor servicio a los clientes y aportar un valor añadido. Pero no solo es importante la digitalización, sino la elección de un partner tecnológico que te ayude a que el proceso sea efectivo y puedas disfrutar de todas las ventajas que hemos detallado.