Calcula cuántas visitas comerciales valen la pena hacer para para cerrar una venta

Para determinar el número de visitas más óptimo que debemos realizar a un cliente para cerrar una venta, debemos tener en cuenta factores como el coste por visita o el número total de visitas que puede realizar el departamento o el comercial en un tiempo concreto, normalmente un mes.

Aunque según aumentemos el número de visitas a un cliente, aumentarán las probabilidades de cerrar una operación con él, en la práctica, a partir de un cierto número de visitas las ventas comienzan a perder rentabilidad, debido a que se pueden afrontar menos visitas a otros clientes potenciales. Vamos a ver una forma de calcular el punto óptimo, incluyendo una tabla de ejemplo.

¿Cuándo dejar de visitar a un cliente potencial?

En varias ocasiones hemos expresado la importancia de evitar cerrar una venta a cualquier precio. En otras palabras, hay que saber cuándo abandonar para dedicarnos a otros posibles clientes con los que realizar operaciones rentables. Con el siguiente ejemplo lo vamos a ver muy claro.

En este artículo he insertado una tabla que podrás descargar, en la que encontraremos datos de un caso ficticio. En él, una empresa de venta de electrodomésticos ha plasmado los datos de su equipo comercial, que realizan una media de 3.000 visitas al año.

Los costes de cada visita se estiman en 40 euros, teniendo en cuenta el transporte y el tiempo transcurrido en cada una por cada empleado, etc…. Además, la empresa ha informado de un dato muy importante, que es el Valor Actual Neto de un cliente real (VANC).

El VANC se calcula teniendo en cuenta los ingresos que se han obtenido de un cliente actual mientras está en cartera, restando los costes directos e indirectos de dicha relación, incluyendo los gastos de la venta. En este caso es de 1.200 euros de media, que no está nada mal.

Ahora solo es necesario obtener un dato real o estimado de la probabilidad de ganar un nuevo cliente según el número de visitas que se realice. Esta empresa tiene un 0,05% de probabilidades de cerrar una venta en la primera visita, un 0,18% en la segunda, etc…

Con estos datos se puede aplicar una fórmula para descubrir a partir de qué número de visitas comenzamos a perder rentabilidad, encontrando el número de visitas más óptimo, desde el cual deberíamos ir pensando en una retirada a tiempo.

Los cálculos tratan de obtener el beneficio total de clientes, que como veremos comienza a disminuir cuando sobrepasamos el número de visitas óptimo, algo que querremos evitar a toda costa. Cuando hacemos más de una visita a un cliente, esta visita se resta de las que podríamos hacer a otros, por lo que de no cerrarse la operación podemos estar perdiendo dinero.

Calcula el número óptimo de visitas

El beneficio total (Zt) se calcula dividiendo la probabilidad de conversión de un cliente potencial a real en un periodo de tiempo, que se expresaría matemáticamente como «p(n)», entre el número de visitas realizadas (n). El resultado se multiplica por el valor VANC y por el total de visitas que puede realizar el departamento o un comercial concreto (N), restándolo finalmente por el coste de las visitas, que se consigue multiplicando el total de visitas (N), por el coste individual de cada una (c).

El resultado de estos cálculos lo veremos más fácilmente en la siguiente tabla. El valor «p(n)/n» es el que más nos interesa, ya que vemos que va creciendo hasta que llegado un número de visitas comienza a bajar. En este caso el número óptimo de visitas es tres. Desde ese momento la operación comienza a perder rentabilidad.

El siguiente cuadro de cálculo puede tardar algunos segundos en cargarse. Si tienes problemas para verlo pulsa en este enlace, desde donde también podrás descargar la tabla para hacer tus pruebas:

También vemos que en la casilla «Clientes visit.» se reduce, mostrando que se cae paulatinamente el número de visitas que podremos realizar a otros posibles clientes por aumentar el número de visitas a cada cliente.

Teniendo en cuenta estos datos, el director del área comercial tiene una importante herramienta para determinar el número de visitar máximo que se deberá realizar a cada cliente potencial. En el ejemplo, con 3 visitas se logra el mayor beneficio total, teniendo en cuenta el resto de probabilidades de conversión, por lo que es el número de visitas más óptimo.