Ocho ventajas que ofrece el software como servicio a la pyme

El SaaS, Software as a Service o software como servicio, es una solución que permite a muchas empresas trabajar con un programa informático de software al que se accede a través de un navegador. Esto cambia la forma que tradicionalmente se empleaba de instalar una herramienta en nuestro ordenador o en el servidor local para utilizarla, añadiendo el plus de que la compañía de servicios proveedora se encarga del día a día del mantenimiento, de la operativa y del soporte del software usado por el cliente. Vamos a ver algunas de las ventajas del software como servicio para la pyme que lo convierten en la mejor opción de negocio hoy en día.

La principal reticencia para su adopción está en alojar la información en el servidor de un tercero, es decir, el programa está en un centro de datos del proveedor, en lugar de tenerlo en nuestro disco duro o en el servidor de la empresa. Algunas empresas son reticentes a tener sus datos alojados en el servidor del proveedor, sobre todo si son sensibles. Es una cuestión de tiempo, ya que no tiene demasiada lógica confiar algo tan importante como el correo a Gmail o cualquier otra empresa y no poder llevar la contabilidad a la nube. Se trata de saber elegir una empresa de confianza para este paso a la nube.

Ventajas del software en la nube para la pyme

Lo cierto es que nada más evaluar los costes vemos que la inversión inicial reducida es una de las principales ventajas. Un programa instalado en nuestros sistemas es mucho más costoso que si apostamos por software as a service, cuyo modelo de pago es mes a mes, mucho más flexible. Esto ayuda a que, si tenemos que iniciar nuestra actividad empresarial, los costes iniciales no se disparen.

Además, es un sistema mucho más flexible, donde a medida que lo necesitemos la empresa puede contratar más recursos. El software en la nube tiene una serie de parámetros por los que se valora, como el número de usuario recurrentes que lo pueden utilizar, el espacio que ocupa o las funcionalidades que nos propone. En general, el SaaS ofrece distintas opciones para que se adapte a la necesidad de cualquier tipo de empresas, tanto en gestión de recursos como de funcionalidad. Además, se pueden ampliar los recursos contratados a medida que la empresa crece y se necesitan más, o al revés, si no se han cumplido las previsiones y necesitamos menos. Se paga por lo que se usa, de manera que no nos gastamos el dinero en un software para instalar en nuestro servidor que luego no vamos a utilizar.

El mantenimiento del programa es otro de los aspectos importantes. Mientras que si se instala en nuestro servidor vamos a ser nosotros o nuestro servicio técnico, los que nos ocupemos de que todo funciona, en el SaaS, el mantenimiento y la disponibilidad del programa corren por cuenta del proveedor. De esta forma, vamos a tener menos quebraderos de cabeza y un ahorro en el servicio técnico.

Pero además, como lo único que necesitamos es una conexión a Internet y un navegador web, podemos utilizar el tipo de ordenador que más nos interese, ya sea un sobremesa tradicional con Windows 10, un portátil con Mac, un portátil de Google con Chrome OS o un ordenador con linux instalado. Nuestro hardware se independiza y el software no condiciona su elección. No sólo en lo que se refiere al sistema operativo, sino también al tipo de dispositivo. Estas aplicaciones están adaptadas para móviles o disponen de apps que hacen que su manejo desde smartphones y tablets sean más sencillas.

El software en la nube facilita la conciliación, ya que podemos trabajar desde cualquier lugar en cualquier momento simplemente abriendo el navegador web e introduciendo nuestro usuario y contraseña. Así, no es necesario habilitar VPNs, conexiones remotas al equipo de la oficina, etc. Trabajamos desde casa o desde nuestro lugar de vacaciones si lo necesitamos en un momento concreto. Esto también nos ayuda si hemos sufrido un percance con el hardware, un virus en el ordenador, etc. Siempre podemos acceder al momento desde otro lugar y no tener ningún contratiempo.

De esta forma, nos podemos concentrar en lo que realmente importa: hacer nuestro trabajo de la forma más eficiente posible, en lugar de estar pensando en qué debemos hacer para que nuestra herramienta de trabajo funcione tal y como esperamos. En el tema de las copias de seguridad es importante que, además de que nuestro proveedor las realice, tengamos una herramienta que nos permita salvaguardar la información que tenemos en la nube.

Por último, un aspecto importante es buscar un proveedor que nos garantice el mejor soporte técnico, no sólo en lo que se refiere al funcionamiento del programa, sino que sea capaz de responder a las demandas de cambios que muchas veces necesitan las empresas, ya sean debidas a un cambio legislativo o a necesidades de la empresa. El SaaS está abierto a una mejora continua de la herramienta y es más sencillo de implementar para el proveedor y sobre todo para el cliente que no tiene que ocuparse de nada.

En este sentido, también debemos considerar que al software en la nube no le afecta la obsolescencia, es decir, las actualizaciones son continuas y trabajamos con la última versión de la aplicación. No invertimos en un producto que al cabo de cinco o seis años se ha quedado completamente obsoleto. Siempre vamos a poder disfrutar de las mejoras que ofrecen para que la productividad no se resienta.

Al final lo que la empresa busca es una herramienta que le ofrezca funcionalidad, seguridad y no le dé problemas. Si tenemos un proveedor fiable como Sage a la hora de comercializar el programa de contabilidad Sage ContaPlus Flex, que cumple con los acuerdos de servicio, tenemos muchos puntos para despreocuparnos por completo del mantenimiento de la herramienta y centrarnos en nuestro negocio. Cada vez son más los motivos para elegir este tipo de programas y abandonar el trabajo en local tal y como se planteaba en las empresas hace diez años.