Para un profesional o una pequeña empresa llevar la contabilidad al día puede convertirse en un quebradero de cabeza. Facturas, pagos pendientes, gastos o tickets se van acumulando a medida que crece la pereza para ponerse con esta tarea tan ingrata. Pero lo cierto es que tener un programa de contabilidad online puede cambiar la forma de trabajar y facilitar mucho esta tarea.
La contabilidad es uno de los peajes que hay que pagar por trabajar por tu cuenta. Al fin y al cabo, tu labor profesional es otra, pero como cualquier empresa tienes que tener las cuentas al día, presentar los impuestos y liquidaciones en los periodos establecidos, etc. Esto hace que en determinados momentos del año, además del trabajo del día a día, hay que hacer horas extras con la contabilidad.
Contabilidad online como solución a los inconvenientes del programa tradicional
Uno de los primeros cambios que se notan cuando se pasa a un programa de contabilidad online es el ahorro de tiempo. La posibilidad de registrar tickets, facturas, movimientos bancarios o pagos y cobros pendientes al momento evita que se acumulen encima de nuestra mesa como una tarea ingrata que vamos dejando porque simplemente no nos gusta.
Sin embargo, dedicar 15 minutos al día no supone ningún problema y todo está correctamente registrado y actualizado. La ventaja es que podemos hacerlo desde cualquier lugar, si estamos de viaje, por ejemplo, los gastos o dietas se introducen en un momento desde cualquier ordenador con acceso a Internet. Después, cuando estamos de vuelta en la oficina, simplemente hay que archivar los justificantes.
Si todos los datos están introducidos casi al momento y al día, generar los formularios trimestrales de IVA e IRPF será muy sencillo. Lo mismo ocurre con los resúmenes anuales. Se acabó estar haciendo horas extra en las fechas de presentación para que todo cuadre. La contabilidad online te ofrece la posibilidad de simplificar todo este proceso.
No necesitas ser un experto
Si nosotros mismos nos ocupamos de la contabilidad, este tipo de programas online serán de gran ayuda, ya que precisamente suelen estar orientados para los usuarios que no son expertos. Además, al automatizar muchas de las tareas, evitas que se cometan errores, simplemente debido a que la realización de determinados cálculos ya se realizan directamente o no tenemos que introducir datos dos veces.
Si contamos con una asesoría, ahorramos tiempo, ya que no tenemos que llevarles todos los papeles y justificantes el último día. No hay que llevarlos al asesor, hay que hacer la presentación ante la Agencia Tributaria y luego vamos a tener que pasar un tiempo explicando o aclarando dudas sobre algunos conceptos. Ellos también pueden acceder a la contabilidad online, por lo que la relación o su supervisión será mucho más fluida y no perdemos tiempo en desplazamientos.
Los datos siempre seguros y a salvo
No necesitas instalar ningún programa informático. Simplemente te conectas a través de una página web, con tu usuario y contraseña. Y esto ahorra mucho tiempo a las empresas pequeñas que se despreocupan del mantenimiento de la aplicación, de actualizar la misma, algo bastante frecuente para introducir mejoras o adaptar el programa a modificaciones legislativas.
Si tenemos un problema informático en la oficina, tampoco será un inconveniente grave. Si no nos funciona el ordenador, se puede acceder desde otro o utilizar el propio smartphone para generar una factura que necesitemos o introducir el gasto del taxi que hemos tenido al visitar a un cliente, mientras estamos esperando a que nos reciba en su sala de espera.
Además, los datos en la nube se mantienen a salvo de un problema informático que ataque nuestro ordenador, cifre nuestros archivos, etc. Tampoco nos tenemos que preocupar de las copias de seguridad, ya que se hacen de forma automática. Si acaso y como medida de protección adicional, se puede solicitar una copia local de los datos para que siempre estén en dos ubicaciones.
La contabilidad dejó de ser un motivo de estrés
Todo esto hace que la contabilidad deje de ser un motivo de estrés para la mayoría de las empresas. No solo se trata de presentar todo a tiempo y no dejarnos nada en el olvido. También se trata de crecer si nuestro negocio lo necesita, contratando más usuarios o funcionalidades para que la contabilidad no estrangule nuestra capacidad de crecer porque se ha convertido en un caos.
Y además tenemos la información financiera de nuestro negocio al día. Sabemos cuando hemos ganado en el mes, en el trimestre, si vamos bien encaminados para lograr nuestro objetivo anual o si tenemos que apretar para mejorar.
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