¿Cómo actuar cuando un empleado no quiere firmar una cláusula informativa?

Entre las obligaciones de la empresa respecto a sus trabajadores, existe la obligación de informar del uso que se dará a los datos personales en posesión de la organización y la existencia de un fichero de datos en materia de LOPD. No obstante, puede surgir la duda sobre cómo se puede demostrar que se ha cumplido con esta obligación cuando el empleado se ha negado a firmar una cláusula informativa inicial o una modificación de las ya existentes.

Partimos del hecho de que el consentimiento o no de estas cláusulas debe ser respetado por la empresa, pero que este solo es posible cuando se le ha proporcionado la información de forma inequívoca. Si no se pudiera demostrar que se ha realizado adecuadamente, el consentimiento posterior que pudiera obtenerse carecería de valor y sería nulo.

¿Siempre se necesita consentimiento?

Ya en el artículo 6.2 de la Ley Orgánica de Protección de Datos, se aclara que cuando los datos de carácter personal son recogidos para el correcto inicio, mantenimiento y gestión de la relación laboral, no será preciso contar con un consentimiento expreso.

Por supuesto, hablamos de los datos fundamentales que sea necesarios para llevar a cabo dichas labores, por lo que esto no afectaría a aquellos que salgan de dicho radio de acción. Además, es evidente que solo será así mientras no se vulneren derechos superiores ni libertades individuales, lo cual no suele ser el caso en lo relativo a las relaciones contractuales.

En cualquier caso, la información recabada siempre deberá ser proporcional y adecuada respecto a dicho fin.

Cuando se vayan a recoger datos personales por otros motivos, la empresa deberá informar a los trabajadores de varios aspectos relacionados con la LOPD, de forma inequívoca y clara:

• Objetivo y finalidad de la recogida y/o tratamiento de datos
• Existencia de un fichero
• Quienes tendrán acceso a dicha información
• Quién es el responsable del tratamiento de los datos y qué dirección tiene
• Si se cederán los datos a terceros y quiénes serán
• Posibilidad de ejercer derecho de acceso, rectificación, cancelación y oposición

Resumiendo, la obligación de información es inmutable, pero el consentimiento no será necesario para tratar los datos personales cuando sea imprescindible para el mantenimiento de la relación laboral.

Formas habituales de informar las cláusulas LOPD

Es habitual incluir las cláusulas básicas relativas a la LOPD en los propios contratos de trabajo, de modo que al ser firmados se proporciona la prueba fundamental de que la obligación de información ha sido cumplida. Otra forma consiste en anexar al contrato un documento referente a lo relativo a la protección de datos, para que sea firmado de forma independiente.

Cuando se produzcan modificaciones de las cláusulas o se incluyan nuevas, debería informarse de ello mediante documento escrito del que se proporcionarán dos copias, una para el empleado y otra para la empresa, que deberán ser firmadas.

El trabajador no quiere firmar una cláusula informativa

En el remoto caso de que el empleado no quisiera firmar la cláusula informativa, la empresa debería asegurarse de que su obligación de información queda claramente satisfecha, para así evitar que la cláusula no tenga validez. Recordemos que aunque el empleado diera su consentimiento posterior, si asegura no haber sido informado correctamente y no se puede probar otra cosa, la cláusula sería nula en su caso.

Quizás estemos ante un caso poco probable, pero es bueno estudiar las opciones que tiene la empresa ante este panorama. El primer paso consiste en hablar con el trabajador para tratar de entender las causas de su negativa, aclarando sus dudas y explicándole que es libre de plantear su oposición a la cláusula, pero que debería firmar para que conste que ha sido informado por la empresa.

Si persiste la conducta podríamos combatir la negativa publicando la cláusula en zona visible y de fácil acceso por parte de los empleados, ya sea mediante la creación de un cartel o mediante el tablón de anuncios.

Otra formula, compatible con la anterior, consiste en enviar email o correo con la información necesaria a todos los empleados, o realizando una jornada informativa presencial en la que se explique la política de LOPD y la nueva cláusula o su modificación. En ella se podría solicitar firma para confirmar asistencia.

Por último, también podría adjuntarse la cláusula a la nómina mensual remitida al trabajador, durante varios meses consecutivos. Lo importante es que quede patente que la empresa ha hecho todo lo posible por informar al empleado de la naturaleza de la cláusula, para que no pueda argumentar que no había sido informado de ello. Esto podría evitarnos algunos quebraderos de cabeza en el futuro.