Vacaciones en Navidad: ¿cómo organizar a tus empleados?

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En este post con contenido actualizado reflexionamos sobre cómo planificar las vacaciones de los equipos de trabajo en fechas navideñas para que tu negocio y, sobre todo, tus clientes, estén bien atendidos en todo momento.

  • Será fundamental que todos los empleados sepan cómo y dónde hay que pedir los días de vacaciones
  • Otro punto clave será el reparto de tareas y el back up en ciertas tareas que puedan hacerse los compañeros

Villancicos, luces, decoraciones, árboles…. Todo indica que la Navidad está muy cerca y con ella las deseadas vacaciones de muchos trabajadores. Sin embargo, no todos pueden permitírselo por los picos de trabajo existentes.

Muchas empresas se obsesionan con mantener sus procesos productivos durante este periodo e infravaloran la importancia que tienen las vacaciones en los índices de satisfacción. Pero, ¿es realmente imposible o hay alguna fórmula secreta?

En primer lugar, se tienen que establecer unas normas generales para regular el reparto de los días, ofreciendo una flexibilidad que pueda adaptarse a las necesidades de los empleados. Y es que con tiempo y buena planificación, es posible organizar a tus empleados para que disfruten de unos días de descanso.

Para empezar, políticas claras…

Si no queremos mal entendidos, el punto de partida debe ser una estrategia en la que se detalle perfectamente el procedimiento a seguir para solicitar unos días de vacaciones. El proceso debe ser sencillo y justo para todos.

Por ejemplo, se puede empezar determinando los días en los que más picos de trabajo hay, cuando descienden los niveles del mismo, establecer las posiciones que no pueden quedar nunca al descubierto, si existe prioridad de jerarquía o de antigüedad, etc.

¿Sabías que las cestas de Navidad son el regalo favorito de las empresas? Según un estudio de Infojobs, el 62% de los trabajadores afirma recibir una cesta de productos como regalo. Si quieres saber más sobre lo que se puede deducir tu empresa, echa un vistazo a nuestro post “Cestas y regalos de Navidad: todo lo que necesitas saber sobre su fiscalidad” desde este enlace.

Comencemos a distribuir días

Quizás este año nos haya pillado un poco el toro. Pero, de todo se aprende. Aunque muchos trabajadores no toman la iniciativa por temor a dar una mala impresión, la mayoría prefiere conocer cuanto antes sus vacaciones. Para encontrar el mejor reparto de días libres, lo mejor es empezar a hablarlo cuanto antes y buscar el equilibrio entre las necesidades de todo el equipo.

Esta es la única fórmula que funciona si quieres planificar el funcionamiento de tu empresa y cubrir a todos los departamentos.

¿Cómo se cuentan los días pendientes de vacaciones estas Navidades?

En muchas ocasiones nos surge la duda de cómo debemos contar los días pendientes de vacaciones que les quedan a los empleados. ¿Se tienen que descontar los festivos? ¿Y los fines de semana?

  • El cómputo es diferente en función de si se tienen días de vacaciones naturales o laborables. Si son laborables, únicamente computarán los días de trabajo, sin tener en cuenta los festivos o los fines de semana.
  • En caso de ser naturales, en ellos se cuentan tanto los días festivos como los laborables. Es decir, si el trabajador coge vacaciones un viernes, estaría consumiendo en realidad tres días de vacaciones (viernes, sábado y domingo), y no uno, ya que el fin de semana también computa.
  • La única excepción es que el trabajador firme sus vacaciones desde un lunes. En este caso, no se contaría el fin de semana precedente, ya que el sábado y domingo son días de descanso ganados por el trabajador a lo largo de la semana.
  • Igualmente, conviene recordar los días que les quedan de vacaciones a los trabajadores. Salvo que el convenio o la empresa dispongan de otra cosa, las vacaciones caducan en el año natural. Es decir, los días que el trabajador no haya disfrutado hasta el 31 de diciembre los perdería, salvo que no pueda disfrutarlos por incapacidad, maternidad, etc.

No obstante, normalmente, las empresas suelen permitir a sus empleados que disfruten de esos días hasta después de la festividad de Reyes o incluso algunas hasta marzo.

Herramientas en las que apoyarse

Tener en cuenta todas las variables, sin cometer errores, y teniendo el control de toda la plantilla puede ser difícil. Por ello, utilizar un sistema de gestión de recursos humanos puede ayudarnos a simplificar la planificación y gestión de las vacaciones y ausencias, sin destinar más tiempo y recursos de los deseados.

Si tu equipo no es muy grande o no quieres instalar ningún software laboral, podemos aprovechar las ventajas de los Calendarios de Google. Podemos crear un calendario de Google con todos los implicados que deben planificar las vacaciones: empleados, proveedores, directivos, etc. Todos ellos deben ser capaces de ver los días de vacaciones de todos los interesados, para poder organizarse.

Si no, también tenemos la opción de crear un documento Excel o ayudarnos con las plantillas de Microsoft. El calendario debe imprimirse y colocarse en algún lugar visible para todos en la oficina.

Otra opción son soluciones de gestión de personas como Sage 200cloud Laboral, diseñada específicamente para la gestión laboral y de Recursos Humanos de cualquier empresa de entre 20 y 2.000 empleados, sin importar el sector o actividad de negocio.

Reparto de tareas

El paso anterior tiene especial importancia en el reparto de tareas. Contar con una plantilla, nos permitirá realizar un listado de tareas para ver cuáles están cubiertas por personal, cuáles se pueden asignar a otras personas y cuáles van a pasar a lista de espera.

Tengamos en cuenta que toda esta organización previa incidirá también en tener o no que molestar a los empleados cuando están de vacaciones. Por ello, una buena labor de planificación consigue reducir estas interrupciones al mínimo, beneficiando tanto a la empresa como al trabajador.

Igualmente, este periodo puede ser muy útil para probar a empleados en otros roles. Por ejemplo, ver si un becario ha aprendido lo suficiente para ser contratado o si un trabajador está preparado para ocupar un mayor cargo.

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