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Vacaciones en Navidad: ¿cómo organizar a tus empleados?

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En este post con contenido actualizado, reflexionamos sobre cómo planificar las vacaciones de los equipos de trabajo en fechas navideñas para que el negocio y, sobre todo, los clientes estén bien atendidos en todo momento.

  • Será fundamental que todos los empleados sepan cómo y dónde hay que pedir los días de vacaciones
  • Otro punto clave será el reparto de tareas y el backup que en ciertas labores puedan hacer los compañeros

Villancicos, luces, decoraciones, árboles…. Todo indica que la Navidad está muy cerca y con ella las deseadas vacaciones de muchos trabajadores. Sin embargo, no todos pueden permitírselo, por ejemplo, por los picos de trabajo existentes.

¡Comparte! Llegan las vacaciones de Navidad. ¿Sinónimo de caos en tu empresa? Aprende cómo evitarlo.

Algunas empresas se obsesionan con mantener sus procesos productivos durante este periodo e infravaloran la importancia que tienen las vacaciones en los índices de satisfacción. Se buscan fórmulas que aporten equilibrio entre continuidad del servicio y la percepción de los trabajadores.

Para empezar, políticas claras…

Si no queremos malentendidos, el punto de partida debe ser una estrategia en la que se detalle perfectamente el procedimiento a seguir para solicitar unos días de vacaciones.

El trámite debe ser sencillo y los resultados han de ser justos para todos. Para ello, la empresa ha de ofrecer cierta flexibilidad y capacidad de adaptación a las necesidades de los empleados.

Pero está claro que todo ello reclama lo que podríamos denominar una fase 0, que es la relacionada con la información. Hay que tomar decisiones basadas en un conocimiento profundo de las características y circunstancias de nuestros empleados y la situación en la que se van a encontrar los procesos productivos.

Las soluciones de gestión de la información laboral y de los procesos de producción juegan un papel importante en un buen diseño del calendario vacacional

A partir de ahí, se puede empezar fijándonos en algunos datos que orientarán el diseño de reglas de reparto de los días de vacaciones navideñas como:

  • Los días en los que se producen picos de trabajo.
  • Cuándo descienden los niveles de actividad.
  • Qué posiciones no pueden quedar nunca al descubierto.
  • Si existe prioridad de jerarquía o de antigüedad.
  • Qué trabajadores corren más riesgo de sobrecarga laboral.

¿Sabías que las cestas de Navidad son el regalo favorito de las empresas? Según un estudio de Infojobs, el 62% de los trabajadores afirma recibir una cesta de productos como regalo. Si quieres saber más sobre lo que se puede deducir tu empresa, echa un vistazo a nuestro post «Cestas y regalos de Navidad: todo lo que necesitas saber sobre su fiscalidad» desde este enlace.

Comencemos a distribuir días

Quizás este año nos haya pillado un poco el toro, pero de todo se aprende. Aunque muchos trabajadores no toman la iniciativa por temor a dar una mala impresión, la mayoría prefiere conocer cuanto antes sus vacaciones. Para encontrar el mejor reparto de días libres, lo mejor es empezar a hablarlo cuanto antes y buscar el equilibrio entre las necesidades de todo el equipo

Podemos empezar por reasignar las tareas y buscar el equilibrio. Es decir, uno de los problemas es que, cuando se van varias personas, el resto del equipo estará cargado de tareas. Para que esto no suceda, habrá que tener una planificación previa.

En todo caso, puede que no tengamos que asumir el papel de la decisión totalmente. Es decir, puede ser una decisión colectiva. Enfaticemos que queremos que todo el mundo disfrute de sus vacaciones, pero que los proyectos deben de salir. Otra alternativa es implantar un sistema de turnos. Es decir, que este año elijan sus vacaciones determinados empleados y al siguiente el resto.

Conocer las necesidades de los trabajadores es esencial para una planificación equitativa de sus vacaciones

Igualmente, no todo el mundo prefiere las vacaciones en Navidad. Si conocemos las necesidades, habrá quien prefiera disfrutar más en verano, o quien únicamente precisa un día para ir a la montaña en Navidad…

 

En un equipo de trabajo es importante distribuir bien los días de vacaciones para que ninguna tarea importante se quede sin hacer.

¿Cómo se cuentan los días pendientes de vacaciones estas Navidades?

En muchas ocasiones nos surge la duda de cómo debemos contar los días pendientes de vacaciones que les quedan a los empleados. ¿Se tienen que descontar los festivos? ¿Y los fines de semana? Veamos los puntos principales.

  • El cómputo es diferente en función de si se tienen días de vacaciones naturales o laborables. Si son laborables, únicamente computarán los días de trabajo, sin tener en cuenta los festivos o los fines de semana.
  • En caso de ser naturales, en ellos se cuentan tanto los días festivos como los laborables. Es decir, si el trabajador coge vacaciones un viernes, estaría consumiendo en realidad tres días de vacaciones (viernes, sábado y domingo) y no uno, ya que el fin de semana también computa.
  • La única excepción es que el trabajador firme sus vacaciones desde un lunes. En este caso, no se contaría el fin de semana precedente, ya que el sábado y domingo son días de descanso ganados por el trabajador a lo largo de la semana.
  • Igualmente, conviene recordar los días que les quedan de vacaciones a los trabajadores. Salvo que el convenio o la empresa dispongan otra cosa, las vacaciones caducan en el año natural. Es decir, los días que el trabajador no haya disfrutado hasta el 31 de diciembre los perdería, salvo que no pueda disfrutarlos por incapacidad, maternidad, etc.

No obstante, normalmente, las empresas suelen permitir a sus empleados que disfruten de esos días hasta después de la festividad de Reyes o, incluso, algunas hasta marzo.

Herramientas en las que apoyarse

Tener en cuenta todas las variables sin cometer errores y teniendo el control de toda la plantilla puede ser difícil. Por ello, utilizar un sistema de gestión de recursos humanospuede ayudarnos a simplificar la planificación y gestión de las vacaciones y ausencias, sin destinar más tiempo y recursos de los deseados.

Además, en estos momentos, tener claro quién está de vacaciones y quién trabaja y en qué momentos lo hace no solamente es una necesidad, sino una obligación legal, desde la implantación del control horario obligatorio.

Si nuestro equipo no es muy grande o no queremos instalar ningún software laboral, podemos aprovechar las ventajas de los calendarios de Google. Crearíamos uno con todos los implicados que deben planificar las vacaciones: empleados, proveedores, directivos, etc. Todos ellos deben ser capaces de ver los días de vacaciones de los demás, para poder organizarse.

Si no, también tenemos la opción de crear un documento de Excel o ayudarnos con las plantillas de Microsoft. El calendario debe imprimirse y colocarse en algún lugar visible para todos en la oficina.

Otra opción razonable son soluciones de gestión de personas como Sage 200cloud Laboral, diseñada específicamente para la gestión laboral y de Recursos Humanos de cualquier empresa de entre 20 y 2.000 empleados, sin importar el sector o actividad de negocio.

 

Un software de recursos humanos y gestión laboral nos hará más fácil la organización de las vacaciones de los empleados.

Reparto de tareas

El paso anterior tiene especial importancia en el reparto de tareas. Contar con una plantilla, nos permitirá realizar un listado de tareas para ver cuáles están cubiertas por personal, cuáles se pueden asignar a otras personas y cuáles van a pasar a lista de espera.

¡Comparte! Descubre cómo planificar las vacaciones navideñas para no tener que molestar a los empleados durante estos días.

Tengamos en cuenta que toda esta organización previa incidirá también en tener o no que molestar a los empleados cuando están de vacaciones. Por ello, una buena labor de planificación consigue reducir estas interrupciones al mínimo, beneficiando tanto a la empresa como al trabajador.

No se pueden asignar vacaciones sin una planificación previa. Podría traducirse en no tener cubiertas determinadas tareas esenciales

Igualmente, este periodo puede ser muy útil para probar a empleados en otros roles. Por ejemplo, podemos valorar si un becario ha aprendido lo suficiente para ser contratado o si un trabajador está preparado para ocupar un mayor cargo.