Asegura una presentación correcta: Errores que debes evitar en las cuentas anuales de 2023

Prácticamente todas las empresas están obligadas a presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

• Conoce más sobre esta serie de documentos contables que resumen la situación financiera de la empresa.
• Estas cuentas se depositan en el Registro Mercantil para que proveedores, clientes y otras empresas puedan consultarlas.

Las cuentas anuales se componen de:

• El balance.
• La Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
• El estado del cambio del patrimonio neto.
• El estado de flujos efectivos.
• La memoria.

Cometer errores es más habitual de lo que parece y hay fallos que se repiten con más frecuencia que otros. Estos son los errores más frecuentes al presentar las cuentas anuales.

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No presentar las cuentas

Presentar las cuentas anuales es uno de esos trámites impepinables e incluirlo acarrea importantes sanciones. Sólo los empresarios individuales están exentos de te tener que hacerlo.

Esto incluye a las sociedades inactivas. Una empresa sin actividad no está exenta de tener que presentar sus cuentas anuales ni de cumplir con el Impuesto de Sociedades, por ejemplo.

Sin embargo, muchas de estas empresas desconocen estas obligaciones y, por lo tanto, no cumplen con ellas.

Uno de los objetivos de Hacienda este 2023 es terminar con estas empresas zombies, para lo que se ha aprobado el Real Decreto 249/2023, que modifica el Reglamento General de Desarrollo de la Ley General Tributaria. El cambio permitirá revocar el NIF de la empresa a las compañías que no hayan presentado sus cuentas en el Regitro Mercantil durante cuatro ejercicios consecutivos.

Saltarse los plazos

Las cuentas anuales de la empresa incluyen varios pasos y plazos que muchas empresas incumplen.

Para empezar, las empresas disponen de siete meses para depositar las cuentas desde el cierre de su ejercicio fiscal. Es decir, tienen que cumplir con el trámite antes del 31 de marzo.

Para poder llegar hasta ahí antes deben cumplir los siguientes plazos:

• Cierre de cuentas. El periodo para formular las cuentas anuales es de tres meses desde el cierre del ejercicio. Para una empresa que use el año natural, la fecha límite es el 31 de marzo. Sin hay un auditor, habrá que enviarle antes las cuentas para que realice el informe de auditoría.
• Legalizar los libros contables y societarios. El plazo es de cuatro meses desde el cierre del ejercicio. La fecha límite será el 30 de abril.
• Aprobar las cuentas por parte de la Junta general de accionistas o socios. Este trámite debe hacerse en un plazo de seis meses desde el cierre del ejercicio, es decir, hasta el 30 de junio.
• Depositar las cuentas en el Registro Mercantil. Este es el último paso, que debe hacerse como mucho un mes más tarde de aprobar las cuentas.

Usar plantillas

Otro fallo de bulto es utilizar plantillas para presentar las cuentas. Este tipo de plantillas cumplen con la normativa, pero puede llevar a cometer diferentes errores.

El más común es no actualizar las fechas de un año para otro, lo que hará que los datos de las cuentas sean incorrectos.

También es habitual que la plantilla de años anteriores no incluya los últimos cambios normativos y que, por lo tanto, sean incorrectas.

Datos inexactos y omisiones

Un clásico que pasa por fallos en los datos aportados en las cuentas. Por ejemplo, no incluir ningún dato en el total de la base de reparto su aplicación o que la cifra no sea coincidente para el ejercicio en curso y el anterior.

En otras palabras, errores por espacios en blanco o que los totales y subtotales no coincidan.

También puede darse el caso de que falte algún documento, como el certificado de aprobación de cuentas o que haya documentación adicional que no era necesaria.

Errores de transcripción

Un error de transcripción implica que las cuentas están formuladas correctamente, pero la información remitida al Registro Mercantil es errónea.

Incluir el documento sobre servicios a terceros

Desde 2019, las entidades que estén inscritas en el Registro como prestadoras de servicio a sociedades y fideicomisos deben acompañar las cuentas con el Documento sobre servicios a terceros.

Muchas empresas todavía no saben si deben incluirlo o no y lo hacen por si acaso. Esto hará que las cuentas sean defectuosas.

No actualizar la información del órgano de administración

Cualquier cambio en los datos del órgano de administración debe actualizarse en las cuentas anuales. Como es información que no suele variar, es habitual olvidarse de ella y copiar las de ejercicios anteriores.

No incluir el informe de auditoría

Hay empresas que están obligadas a someterse a auditoría y no lo saben. En concreto, deberán realizar una auditoría las empresas que cumplan dos de los siguientes requisitos durante dos ejercicios consecutivos:

• Facturación de más de 5,7 millones de euros.
• Total de activos de más de 2.850.000 euros.
• Media de más de 50 trabajadores durante el ejercicio.

Además, las empresas que presenten el informe de auditoría deberán indicar el código ROAC del auditor.

¿Qué pasa si cometes algún error en las cuentas anuales?

Si hay algún error en las cuentas anuales normalmente podrás corregirlo. De hecho, el propio Registro Mercantil no depositará las cuentas si encuentra algún defecto y te avisará para que lo subsanes.

Eso sí, estos defectos no incluyen la veracidad y exactitud de las cuentas. Eso dependerá de la empresa.

Los más sencillos de subsanar son los errores de transcripción. Si no hay errores contables, pero sí en la información, solo habrá que volver a presentar de nuevo la documentación con los datos correctos.

Sin embargo, si el error es contable, habrá que hacer de nuevo las cuentas y celebrar una Junta General para aprobarlas de nuevo. Después habrá que volver a presentarlas con una certificación que indique los defectos de las primeras cuentas.

Sanciones por no presentar las cuentas anuales

¿Qué puede pasar si la empresa no presenta las cuentas anuales? La sanción económica por no cumplir con el trámite va desde los 1.200 euros hasta los 60.000 euros para sociedades con una facturación inferior a 6 millones de euros.

Las empresa que facturen más de esa cifra se enfrentan a multas de hasta 300.000 euros.

El Real Decreto 2/2021 establece que la cuantía de la sanción será de un 0,5 por mil del importe de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad según su última declaración ante la Agencia Tributaria.

En caso de no aportar la declaración tributaria anterior, la multa se elevará al 2% del capital social según los datos del Registro Mercantil.

Además, en caso de aportar la declaración tributaria y que el resultado de aplicar los porcentajes fuera mayor que el 2% del capital, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10 por ciento.

A estas sanciones se añaden el cierre de la hoja registral de la empresa en el Registro Mercantil, que puede terminar ocasionando un bloqueo de la actividad de la empresa.

Más allá de no presentar las cuentas, también hay sanciones adicionales por errores de facturación dentro de las mismas.

Al final, dedicar tiempo a llevar la contabilidad de la empresa de forma correcta y cumplir con los tiempos y trámites es una tarea que te evitará dolores de cabeza posteriores.