Facility Manager: el héroe invisible del sector de los servicios generales

Aunque muchas empresas seguirán operando a distancia, el Facility Manager se está convirtiendo en una figura fundamental para aquellos que están volviendo lentamente a la oficina.

• El Facility Manager es el responsable de gestionar todo lo relacionado con los servicios generales que afectan a una empresa.
• Podríamos decir que las labores “todoterreno” que asume este profesional tienen un componente heroico.

El Facility Manager es el responsable de todo lo relacionado con gestionar eficientemente los servicios generales que afectan a una empresa. Pero también planifica y gestiona los equipos humanos, técnicos, bienes tangibles, tecnológicos, etc., que una empresa ofrece a sus clientes. Es innegable que esta figura podría considerarse un héroe dentro del sector.

Y aunque esa heroicidad es trasladable a cualquier empresario o emprendedor, ya que, de alguna forma, cuida a otros y a sí mismo, el universo que envuelve al mundo de los Servicios Generales y a los responsables que lo gestionan van más allá.

¡Comparte! Estas son las razones que hacen del Facility Manager el héroe invisible del sector de los Servicios Generales.

Facility Manager: el héroe invisible dentro del sector de los servicios generales

Muchos los etiquetan como héroes o superhéroes o como bomberos, apaga fuegos, etc. Esos atributos salen a relucir cuando resuelven sus cometidos con éxito, pero no cuando no pasa nada y todo va como la seda. De ahí lo de “invisibles”. Es decir, que, si lo son, es porque en teoría todo va bien y no está pasando nada.

Pero, ¿cómo aplicamos el concepto “héroe invisible” al Facility Manager? Una situación muy común es ver al personal de mantenimiento acercarse por tu zona e inmediatamente intuyes que algo malo va a pasar o está pasando. No obstante, la realidad es que, en la mayoría de los casos, es todo lo contrario: el FM verifica, anticipándose a las incidencias para que todo siga funcionando como es debido.

El Facility Manager permite que las interrupciones de las tareas rutinarias diarias producidas por incidencias no se produzcan.

El papel del Facility Manager en el día a día de una empresa: por qué es tan importante

Si tuviéramos que contratar a un Facility Manager, la cuestión principal a valorar es, sencillamente, que se asegure del buen funcionamiento del negocio. Sin embargo, para alcanzar ese importante objetivo son muchos los pasos intermedios que debe dar este profesional.

Veamos algunas claves que convierten al Facility Manager en la piedra angular del buen funcionamiento de una empresa:

• El cometido del Facility Manager empieza por ayudar a la empresa a que pueda funcionar. Suena sencillo, pero no lo es. Su responsabilidad puede llegar a ser más importante que la del CEO o la del departamento de Finanzas o Ventas. Sin herramientas, infraestructuras, materiales tangibles o no, y demás servicios en correcto funcionamiento, el resto del negocio no podría seguir en pie.
• Si una compañía externalizada con un determinado servicio clave para el negocio no puede garantizar determinados niveles de calidad o respuesta, se ponen en riesgo los clientes y el bolsillo (incluyendo el de los accionistas, si los tuviera) y, en definitiva, la empresa.
• La rentabilidad viene a ser como el “nirvana” de las empresas de los Servicios Generales. En este sentido, el profesional FM debe ser capaz de optimizar los recursos de la compañía. Para ello, además de por su visión de negocio y del negocio, también se le medirá por su contribución al EBDITA (Earnings Before Interest Taxes Depreciation and Amortization).

El EBDITA es un indicador financiero que permite saber de forma rápida si un negocio es rentable o no. Representa el beneficio bruto de explotación calculado antes de deducir los gastos.

Facility Manager: lo que no ves

Si se habla de él o de ella a menudo puede ser porque nos acordemos de este profesional cuando “está lloviendo”, ¿verdad? Si todo es plácido, si todo va bien, si no se le ve o se escucha su nombre o el de su equipo, pasa, simplemente, desapercibido.

Conseguir esa “capa” de invisibilidad no es sencillo y se consigue con mucha profesionalidad y medios, aplicando, además, tecnología inteligente.

Tecnología ERP 360: la mejor aliada para llevar a cabo la gestión FM

Sin la tecnología no es posible evolucionar en el sector de los Servicios Generales. Y a la tecnología se le debe de acompañar con profesionalidad, formación continua, apoyo de sus responsables superiores, compromiso de la empresa, etc. Para empezar, se debe pasar de la actividad reactiva (actuar cuando se producen incidencias) a la predictiva y de planificación preventiva.

Se trata, en definitiva, de anteponer el trazado de estrategias al hecho de ir “apagando fuegos”. Para conseguirlo, es imprescindible contar con una herramienta tecnológica de gestión en forma de ERP 360. Esta solución proporciona al usuario las siguientes ventajas.

Ofrece una visión 360º del negocio

Contar con tecnología que ofrezca información relevante de todas las áreas de negocio ayuda a colaborar estrechamente con la dirección para conocer lo que se cuece y prevenir o anticiparse a futuros escenarios.

Previene incidencias

Beneficiarse de sistemas Inteligentes (AI) permite al usuario anticiparse a situaciones límite y prevenir lo imprevisto. El propio sistema avisa de momentos complicados con la suficiente antelación para pasar a la acción, mostrando alternativas posibles en caso de actuación.

Se toman decisiones acertadas

Un ERP 360 trabaja con extensiones capaces de almacenar datos inteligentes, trabajados por el propio usuario, para que realmente le sean de utilidad. Los mapas de actuación a corto, medio y largo plazo, ayudan a la toma de decisiones.

Es posible realizar seguimientos de todos los procesos en remoto

El equipo humano dispone de herramientas en movilidad que le permitan actuar in situ, registrando acciones, imputando tiempos, consumos, etc. También puede disponer de información vital para cada actuación (mapas de las instalaciones, normativas, multimedia formativa o legal sobre la acción, etc.).

Controlas la rentabilidad al máximo

Como hemos adelantado, al FM no solo se le medirá por su visión del negocio, sino por su contribución al EBDITA. Para llevar a cabo ese control de rentabilidades de los proyectos, instalaciones, equipos y demás recursos, la tecnología es imprescindible. Afortunadamente, el Facility Manager ya cuenta con software de gestión integral que incorporan herramientas que analizan costes de proyectos, de contratos de terceros, etc.

El FM es un héroe invisible porque…

Otras facetas que se desconocen de las muchas tareas que tiene el FM son las siguientes:

1. Cuidan del equipo y de las empresas

El FM debe estar al tanto de las múltiples evoluciones en tecnología, necesidades y normativas legales o de seguridad relacionadas con sus equipos. Debe disponer de herramientas que prevean y provean a sus equipos de la información necesaria, así como de las protecciones básicas para su cometido.

2. Se aseguran de que los servicios subcontratados funcionen a la perfección

En el caso de que el FM no gestione equipos propios si no que los subcontrate, debe cerciorarse que las empresas de servicios contratadas aporten todos los requisitos esenciales para esos cometidos. Su tarea es la de asegurar su cumplimiento. Asimismo, gestionan los contratos de servicios, sus rentabilidades y el nivel de calidad de esas tareas.

3. Vela por los intereses del “cliente interno”

Todos aquellos que trabajan o transitan por edificios, así como los operarios de maquinaria, vienen a ser algo así como “clientes internos”. Se trata de los colegas que disfrutan de los servicios que reciben de la empresa. En este sentido, el Facility Manager vela para que el negocio no tenga interrupciones ni incidencias, ya sea a nivel de higienización o de mantenimiento.

El héroe invisible se encarga, por ejemplo, de que no falten elementos de limpieza, que las máquinas de vending estén surtidas y en perfecto funcionamiento, que los equipos de trabajo, mesas, elementos de seguridad, prevención, accesos, clima, etc., estén siempre en óptimas condiciones.

Qué aptitudes debe tener un buen Facility Manager

No son magos, no son superhéroes, no son bomberos, no son adivinos. Los Facility Manager son profesionales en los que las palabras proactividad y anticipación tiene más peso que la de reaccionar. Pero, ¿qué aptitudes les convierten en buenos profesionales?

• Saber escuchar.
• Dominar la comunicación.
• Anticiparse a las necesidades e incidencias.
• Saber leer los indicadores, los latidos del negocio que le afecten directamente.
• Contribuir al mantenimiento de la cultura y valores de la empresa.
• Saber crear WOW’s: experiencias positivas a todos sus colegas.

El presente y futuro del Facility Manager pasa por apoyarse en tecnología inteligente, en la proactividad y, sobre todo, en formar parte de la estrategia de las compañías. ¿Todavía tienes dudas de por qué los FM son considerados auténticos héroes?