Gestión visual paso a paso: Cómo organizar tu trabajo para rendir al máximo

Descubre qué es y cómo se aplica la gestión visual en la empresa. Una estrategia que impulsa a ganar eficiencia y eficacia en los procesos de tu organización.

• ¿Te llama más la atención un texto o una infografía? Utilizar gráficos, esquemas, tablas o colores ayuda a las empresas a mostrar información de valor de forma sencilla.
• Este tipo de acciones forman parte de la gestión visual, un conjunto de estrategias que permiten aumentar la productividad.

Según el Estudio de redes sociales 2023: tendencias para 2024 de Metricool, el engagement indica que los Reels son el contenido que más engancha al usuario, mientras que el engagement de los posts se ha reducido. Este dato evidencia que las imágenes llaman más la atención y que la gestión visual es la clave para que la comunicación interna y externa de las empresas mejore. 

¡COMPARTE! ¿Lo sabías? La gestión visual es una estrategia aplicable al trabajo que se materializa en acciones basadas en gráficos, esquemas y colores.

En muchas ocasiones, transmitir ideas complejas resulta difícil, por eso el uso de gráficos, colores, esquemas y otras imágenes, no solo facilita que el receptor de la información la comprenda, sino que también rentabiliza los procesos de cualquier empresa, tanto en términos económicos como de tiempo.

Hay varias maneras de conseguir procesos más eficientes dentro de una empresa, y la gestión visual destaca como una de las más rápidas y efectivas.

En tu día a día, puede que ya utilices la gestión visual sin darte cuenta. Por ejemplo, cuando usas colores o post-it para recordar fácilmente algo. 

¿Qué es la gestión visual?

La gestión visual, o visual management, es una técnica que aplican las empresas y los equipos de profesionales para comunicar información de forma visual utilizando diagramas, imágenes o gráficos, entre otros elementos. 

Además, se aplica en Lean manufacturing para identificar elementos o materiales que se están terminando o problemas en los procesos empresariales. El Lean Manufacturing es un modelo de gestión que tiene como objetivo minimizar pérdidas y estimular la creación de valor para el cliente final, a través de diferentes estrategias. 

Con el uso de los elementos visuales, las personas comprenden rápidamente el significado de la información que se quiere transmitir. En otras palabras: facilita la tarea de todos los componentes de la cadena de trabajo y la toma de decisiones.

La gestión visual tiene como objetivo fundamental simplificar la comunicación y separar lo importante de lo que no lo es. En definitiva: se enfoca en los procesos que requieren más atención que el resto. Esto se puede conseguir de distintas maneras:

• Basando la gestión visual en el aspecto gráfico.
• Usando códigos de colores, dibujos significativos y otras técnicas de diseño que son asimiladas de forma sencilla por las personas.

Una metodología esencial en tiempos de incertidumbre

La gestión visual, como eslabón de la metodología Lean, ha resultado útil en escenarios de cambio como el que vivimos. Esta metodología ayuda a los equipos de trabajo a adaptarse a cambios rápidos en situaciones críticas y realizar acciones como las siguientes:

• Dar instrucciones de forma clara en situaciones difíciles.
• Obtener información relevante rápidamente.
• Comunicar tanto a nivel interno (entre departamentos y equipos), como externo (con clientes o proveedores).

¿Es aplicable en todos los ámbitos de la empresa?

La gestión visual es aplicable en cualquier ámbito de la empresa. Tanto en los procesos de negocio como de soporte, a nivel macro y micro, esta técnica ayuda a comunicar mejor. En consecuencia, permite trabajar con una mayor eficiencia.

Cada persona puede usar estas técnicas para conseguir mejores resultados en diversos supuestos. 

Por ejemplo, en una hoja de cálculo, se pueden aplicar diversos colores para entender mejor la información; y en un proceso complejo, como entender qué falla en un proceso de venta de una empresa, se pueden usar diagramas para analizar información y ver los puntos de mejora. 

La gestión visual puede consistir, por lo tanto, en el uso de colores, de post-it para recordar fácilmente algo, de tarjetas que usan los sistemas kanban o señales que se incluyen en algunos procesos industriales.

Ejemplos de gestión visual 

Para que comprendas mejor en qué consiste la gestión visual, te proponemos un ejemplo muy sencillo con las señales de tráfico.

• Las de prohibición son circulares.
• Las de alerta triangulares.
• Las informativas rectangulares. 

Esta clasificación permite que un conductor en carretera sepa que cuando se aproxima a una señal triangular, antes de distinguir el dibujo, ya sabe que hay un peligro en la zona. Esto impacta positivamente en la seguridad vial.

Desde el punto de vista empresarial, también se pueden aplicar varias técnicas de gestión visual con un efecto positivo sobre un proceso. Por ejemplo: 

• Ofertas en tiendas. Cuando entras en una tienda y hay ofertas o rebajas, suelen estar marcadas con carteles en rojo. 
• Informes empresariales. Esta metodología se puede aplicar al elaborar un informe. Si se usan colores se puede implantar la gestión visual para destacar elementos que en el papel o la pantalla requieran atención. También, por ejemplo, un saldo negativo en rojo o un saldo positivo en verde, suponen el uso de esta técnica. 
• Uso de un ERP. En estas herramientas de gestión se ven los procesos de manera más sencilla para el usuario con gráficos y diagramas. 

Si quieres aumentar la eficiencia de tu negocio, aplica la gestión visual y herramientas como un software ERP que gestiones procesos ágilmente. 

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.