Las vacaciones necesitan gestión de la empresa y colaboración de los trabajadores

Estamos en época de vacaciones y toca organizarse en la empresa para que el negocio siga su curso o se pueda cerrar ordenadamente, con el menor impacto posible en la cuenta de resultados. No siempre resulta sencillo, ya que depende de muchos factores (tamaño, sector, actividad, entre otros) la facilidad o dificultad con la que se pueden organizar las vacaciones, así que no hay una única fórmula que funcione en todas las empresas.

Sin embargo, sí que hay algunas pautas que pueden hacer que las cosas sean más fáciles a la hora de organizar las vacaciones en la pyme, independientemente de la época del año en la que sea.

La base legal para las vacaciones, clave para empezar a organizarlas

Lo primero que hay que tener en cuenta para gestionar la vacaciones en la pyme es la base legal que las regula. De esta manera, se evitan errores por malas interpretaciones de la ley y normas que se acostumbran a aplicar en la empresa pero que no son las que deberían regular las vacaciones.

Los mecanismos legales que recogen la organización de las vacaciones son:

• El Estatuto de los Trabajadores, en su artículo 38.
• El convenio colectivo, de aplicación en cada empresa.

El convenio colectivo puede sumar derechos a lo que recoge el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, pero nunca restar de ninguna manera. Este artículo dice lo siguiente:

1. El período de vacaciones anuales retribuidas, no sustituible por compensación económica, será el pactado en convenio colectivo o contrato individual. En ningún caso la duración será inferior a treinta días naturales.
2. El período o períodos de su disfrute se fijará de común acuerdo entre el empresario y el trabajador, de conformidad con lo establecido en su caso en los convenios colectivos sobre planificación anual de las vacaciones. En caso de desacuerdo entre las partes, la jurisdicción competente fijará la fecha que para el disfrute corresponda y su decisión será irrecurrible. El procedimiento será sumario y preferente.
3. El calendario de vacaciones se fijará en cada empresa. El trabajador conocerá las fechas que le correspondan dos meses antes, al menos, del comienzo del disfrute.

Cuando el período de vacaciones fijado en el calendario de vacaciones de la empresa al que se refiere el párrafo anterior coincida en el tiempo con una incapacidad temporal derivada del embarazo, el parto o la lactancia natural o con el período de suspensión del contrato de trabajo previsto en el artículo 48.4 y 48.bis de esta Ley, se tendrá derecho a disfrutar las vacaciones en fecha distinta a la de la incapacidad temporal o a la del disfrute del permiso que por aplicación de dicho precepto le correspondiera, al finalizar el período de suspensión, aunque haya terminado el año natural a que correspondan.

En el supuesto de que el período de vacaciones coincida con una incapacidad temporal por contingencias distintas a las señaladas en el párrafo anterior que imposibilite al trabajador disfrutarlas, total o parcialmente, durante el año natural a que corresponden, el trabajador podrá hacerlo una vez finalice su incapacidad y siempre que no hayan transcurrido más de dieciocho meses a partir del final del año en que se hayan originado.

En base al texto del Estatuto de los Trabajadores, se deben extraer varias conclusiones sobre malas prácticas en la gestión de vacaciones que se pueden ver en muchas empresas a día de hoy, o de mitos que circulan con el boca a boca y que hacen que se gestionen las vacaciones de manera incorrecta. Por ejemplo, una de las primeras cosas a tener en cuenta es que hay obligación de disfrutar las vacaciones por parte del trabajador, por tanto, la empresa y el empleado no pueden sustituir las vacaciones por un pago.

Otro ejemplo de mala práctica que se ve en algunas empresas está en el proceso de toma de decisiones sobre los días de vacaciones de los trabajadores, que deben elegirse de mutuo acuerdo entre el empleador y el empleado, o cómo se establezca en el convenio y, al menos, de forma igual o mejor que lo que diga el Estatuto de los Trabajadores. Por tanto, dependerá de cada caso y de lo que diga el convenio, lo que significa que pueden existir diferentes métodos para decidir los días de vacaciones de empleados de dos sectores diferentes.

Recomendaciones para organizar las vacaciones en la pyme

Atendiendo al apartado anterior, en el que se pone de manifiesto la necesidad de entendimiento entre empleado y empleador para la gestión de las vacaciones en la pyme, según lo dispuesto en el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, queda clara la necesidad de una buena organización de esta gestión para que todo fluya como debe y no impacte en el resultado del negocio.

El empresario debe tener claro que las vacaciones son parte de las reglas del juego y el empleado, también. Ambos necesitan ver, además de su parte del problema, la del otro. Para ello es importante que la gestión de vacaciones se haga bajo un clima de diálogo y sin tensiones de ningún tipo, y con tiempo, para que se puedan tomar las medidas necesarias para organizar los recursos que atenderán la carga de trabajo.

Las vacaciones necesitan ser gestionadas con tiempo suficiente, tanto porque así lo establece el Estatuto de los Trabajadores (dos meses de antelación como mínimo), como porque la empresa necesita un plan para organizarse cuando una persona está fuera en su período de descanso, preparando los cambios en la organización del día a día para que otros trabajadores puedan atender sus tareas.

El sentido común debería imperar en todas las decisiones que se tomen con respecto a las vacaciones, tanto por parte de la empresa, como de los trabajadores. Lo más normal es que las vacaciones se ajusten a las necesidades de ambas partes y, si se hacen las cosas con tiempo, con un clima de diálogo y con mano izquierda, la mayoría de las veces hay soluciones que gustan a todo el mundo.

Como no hay dos trabajadores iguales, teniendo todos ellos gustos, preferencias y necesidades diferentes (a unos les gusta más agosto que julio, unos tienen hijos y otros no, unos quieren un mes completo y otros por semanas sueltas, etc.) y tampoco hay dos empresas iguales (unas trabajan más en verano, otras en invierno; unas tienen recursos de sobra, otras no; etc.), cada una debe intentar buscar el mejor sistema para poder cumplir con lo que la ley estipula sobre vacaciones.

Las vacaciones como foco de problemas: un escenario que hay que evitar a toda costa

Si hay algo que se debe evitar a toda costa son los problemas que pueden surgir de las malas prácticas en la gestión de las vacaciones. Puede parecer algo que «no nos va a pasar a nosotros jamás», pero siempre existe el riesgo de que un trabajador descontento por haber sufrido la mala gestión de la empresa con las vacaciones, inicie un proceso de denuncia o reclamación y eso provoque a la empresa un grave problema, por la sanción que pudiera caerle por la autoridad laboral, así como por el mal clima laboral que generan este tipo de situaciones.

Especial atención en la gestión de vacaciones hay que prestar en el caso del personal subcontratado, dado que la empresa no es quien debe gestionar las vacaciones directamente con los recursos en estas condiciones, sino con el proveedor al que se le hayan contratado sus servicios. Este es otro de los focos de problemas habituales por malas prácticas que se pueden encontrar en el terreno de las vacaciones.