Los trabajadores se sienten abrumados por los datos, ¿cómo solucionarlo?

Los datos deben facilitar la información necesaria para respaldar las decisiones empresariales. Sin embargo, cada vez son más los trabajadores y directivos que se sienten abrumados por el exceso de datos.

• Te damos algunos consejos para minimizar el impacto del exceso de datos en los trabajadores.
• Conoce cómo las herramientas de Business Intelligence te ayudan en el tratamiento de los datos y la extracción de informes.

El empacho de comida no es bueno para las personas, hay quien incluso se ha muerto de empacho. A los trabajadores les pasa algo parecido con los datos. Aunque un empacho de datos no es letal, demasiados datos pueden abrumar a quien trabaja con ellos.

Datos y más datos. Hay datos por todos lados, pero el exceso de datos y su tratamiento es un problema que cada vez cobra más importancia para las empresas.

Los datos deben ser tratados, pero no de cualquier manera. La Ley de Protección de Datos Personales obliga a las empresas y a sus trabajadores a custodiar y tratar de manera adecuada determinados datos. Esto supone, a su vez, una mayor presión para los trabajadores que manipulan estos datos.

Incluso para la destrucción de determinados datos, la empresa tiene que cumplir con esta ley.

¿Qué dice la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y la normativa ISO?

El exceso de datos puede suponer un exceso de carga mental para el trabajador, al suponer una mayor exigencia mental para su tratamiento y manipulación. Este exceso de carga mental puede incluso suponer un factor de riesgo para la salud mental de los trabajadores.

La consecuencia más directa de un exceso de carga mental es la fatiga mental, que aparece cuando el trabajador debe hacer un esfuerzo (mental o intelectual) prolongado, al límite de sus capacidades. Esta fatiga, puede derivar en una disminución del rendimiento del trabajador.

La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, en su artículo 15, apartado d), establece que el empresario deberá:

“Adaptar el trabajo a la persona, en particular en lo que respecta a la concepción de los puestos de trabajo, así como a la elección de los equipos y los métodos de trabajo y de producción, con miras, en particular, a atenuar el trabajo monótono y repetitivo y a reducir los efectos del mismo en la salud”.

Concretando más, la Norma ISO 10075:1996 de “Principios ergonómicos relativos a la carga mental de trabajo”, establecer una serie de recomendaciones para el diseño de los puestos de trabajo, con el objetivo final de prevenir la fatiga mental y otros estados similares a la fatiga.

Consejos para minimizar el impacto del exceso de datos en los trabajadores y evitar la fatiga mental

Para evitar que los trabajadores se sientan abrumados por el excesivo tratamiento y volumen de datos y prevenir que esto acabe derivando en fatiga mental, se pueden tomar las siguientes medidas preventivas:

• Facilitar el proceso de percepción e interpretación de la información. Se debe prestar especial atención a la cantidad y complejidad de la información a tratar en el puesto de trabajo.
• Proporcionar la formación y el entrenamiento adecuados para la realización de la tarea. Se deben diseñar programas formativos adaptados a las necesidades del puesto y de las personas.
• Facilitar la realización de la tarea. Se deben tener en cuenta aspectos como el diseño del puesto de trabajo y el software que se facilita al trabajador para minimizar el impacto del exceso de datos.
• Organizar el trabajo de manera que se reduzca la probabilidad de aparición de fatiga y se facilite la recuperación del trabajador. En este sentido, se deben tener en cuenta aspectos relacionados con el ritmo de trabajo y con la organización del tiempo de trabajo, como la distribución de las pausas.
• Adaptar la carga de trabajo a las capacidades del trabajador. El trabajar con un gran volumen de datos no afecta de la misma forma a todos los trabajadores.
• Controlar la cantidad y la calidad de la información tratada.

Business Intelligence simplifica el proceso de extracción, manipulación y análisis de datos

Cada vez son más los directivos que buscan apoyarse en herramientas de Business Intelligence que les ayuden a no equivocarse, ya que simplifican la extracción, manipulación y análisis de los datos, convirtiéndolos en información útil para la toma de decisiones.

Entre las características más destacadas de las herramientas de Business Intelligence podemos destacar las siguientes:

• Proporcionan informes personalizados a todas las áreas funcionales de la empresa: contabilidad, almacén, recursos humanos, ventas o producción.
• Extraen los datos de todos los programas que se utilizan en la compañía, pero también de fuentes externas, como clientes o proveedores.
• Facilitan la interpretación de la información para agilizar la toma de decisiones. No sirve de nada tener la información si no somos capaces de interpretarla.
• Ofrecen informes en tiempo real.
• Una buena herramienta de Business Intelligence tiene que ser intuitiva y hacer que la manipulación de los datos sea fácil para cualquiera.
• Disponen de un panel de control para visualizar los datos de forma gráfica y fácilmente comprensible.
• Los informes se pueden compartir con facilidad tanto dentro como fuera de la empresa.
• Las pantallas están diseñadas pensando en la experiencia del usuario.
• Se pueden obtener informes en diferentes formatos.
• Las herramientas de BI deben tener un 80% de funciones suministradas de serie y un 20% de funciones parametrizadas por la empresa.

Por lo tanto, cada vez son más los directivos que planean recurrir a herramientas de Business Intelligence para ayudarles en el proceso de toma de decisiones y facilitar la manipulación y análisis de los datos. Estos directivos buscan conseguir una mejora competitiva para sus organizaciones obteniendo información de forma rápida, relevante y digerible.