Cuando debo conservar un albarán

El albarán no es un documento con validez fiscal, como las facturas, por lo que en general no suele presentarse la necesidad de guardarlos. Sin embargo, sí existe la obligación de guardarlo cuando la factura haga alusión directa al mismo.

Mantener la contabilidad al día es una de las grandes obligaciones de los autónomos. Cualquier emprendedor sabe la importancia de guardar y mantener organizadas las facturas para evitar tener que hacer frentes a sanciones que se pueden evitar poniendo cuidado.

Sin embargo, aunque con las facturas todos lo tenemos claro… ¿Qué pasa con los albaranes? ¿También se deben conservar? Si es así, ¿cuáles y cuánto tiempo? ¿Y por qué? Todas las respuestas a tus preguntas, te las damos en Sage. ¡Ahí van!

El Código de Comercio establece la obligación de conservar los documentos fiscales por un plazo largo de tiempo. El objeto pasa por cerciorar que los contribuyentes cuenten con los documentos fiscales necesarios en caso de que quieran hacer una aclaración o cometan un delito fiscal. Así que no debes quitarle un ojo de encima a tus facturas, pero ¿debes conservar también los albaranes?

Qué es un albarán

El albarán es un documento mercantil que acredita la entrega de un bien o servicio. Se entrega antes de facturar, para poder verificar que los productos adquiridos coincidan con los facturados. Su finalidad no es otra que la de que el vendedor tenga constancia de que el cliente ha recibido su pedido.

No es un documento obligatorio ni sustituye a una factura, por lo que no tiene validez fiscal. Sin embargo, sí tiene validez de garantía siempre que incluya:

• Lugar y fecha de su emisión.
• Código o número del documento.
• Datos identificativos del emisor y el receptor.
• Lugar y fecha de entrega.
• Firma y sello.
• Cantidad y descripción de los productos o servicios.

Cuando es obligatorio conservarlo

La información que refleja un albarán es, normalmente, la que se recoge después en una factura. Sin embargo, cuando la factura en vez de reflejar la información que aparece en el albarán, lo menciona o hace referencia directa a él, tendrás la obligación de conservarlo junto con la factura.

Por lo tanto, conserva todos tus albaranes hasta que haya pasado el tiempo suficiente para asegurarte de que no existirán reclamaciones. Después de este tiempo, no todos merecen el mismo trato. Sólo debes conservar los albaranes cuando hayas hecho referencia expresa a ellos en la facturación, así que todo dependerá del tipo de factura que hayas generado para esa transacción.

En facturas ordinarias…

Recordemos que las facturas ordinarias son aquellas en las que se documenta únicamente una transacción realizada en una fecha. Es común que la factura se entregue junto con el pedido sin mediación de un albarán. Si has usado un albarán, pero no has hecho referencia a él en tu factura, puedes destruirlo.

En facturas recapitulativas…

Este tipo de factura se realiza cuando se efectúan varias entregas a un mismo cliente durante un mes natural. En estos casos, el albarán es casi indispensable, ya que ambas partes necesitan un documento que pruebe que el producto ha sido entregado.

Estas facturas se sustentan en la emisión de albaranes. Según la Agencia Tributaria, se pueden utilizar de dos formas:

• Como un resumen de las fechas y los números de los albaranes que detallan las operaciones realizadas. En este caso, es necesario conservar los albaranes unidos a la factura.
• Como un documento que agrupa toda la información, sin utilizar las referencias detalladas de los albaranes. En este caso, se pueden destruir los albaranes.

Por último, recuerda que los albaranes que conserves junto a tus facturas deberán permanecer en tu archivo contable un mínimo de 6 años, que es el plazo obligatorio establecido por el Código de Comercio. Por lo tanto, selecciona con atención, cuida los albaranes necesarios y comienza a deshacerte de aquellos que no hacen más que ocupar espacio.