¿Reducir gastos o racionalizar el gasto?

Analizamos lo que funciona y lo que no en la reducción de gastos. Te explicamos qué puedes hacer para racionalizar y gastar inteligentemente con consejos para que los procesos funcionen adecuadamente.

• Racionalizar va más allá de una pretensión de reducción de gastos.
• El éxito en la reducción de gastos reclama una buena planificación, ejecución y control.

La reducción de gastos, mal planificada y ejecutada, puede ser uno de los caminos más directos hacia el cierre. Sin embargo, racionalizar gastos, en el sentido de optimización, no solo es una medida prudente, sino también necesaria para afianzar procesos de crecimiento.

En definitiva, no se trata tanto de gastar menos como de hacerlo mejor y con más sentido. En el fondo, es la manera de cubrirse de riesgos, poder aprovechar oportunidades, afianzar la estructura empresarial e impulsar los ingresos.

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Gastar mejor: 7 medidas para la reducción de gastos

Hay ciertas pautas que son beneficiosas para la reducción de gastos en un sentido de racionalización. Las siguientes son algunas de las más importantes.

1. Presupuestación de gastos

Toda medida de racionalización de gastos debería partir de una buena planificación y de su traslado a presupuestos. Eso te dará una visión estratégica y te permitirá comprender mejor tu empresa y el entorno. Facilitará el reconocimiento de objetivos y el señalamiento de los medios en los que merece la pena gastar. Además, te será necesario para poder realizar un buen control posterior.

2. Conocimiento del gasto

Para racionalizar gastos, uno de los pasos importantes es:

• Qué persona gasta.
• Cuándo gasta.
• En qué gasta.
• Dónde gasta.
• Cómo y cuándo va a pagarse el gasto.
• Cuáles son los justificantes de la realización del gasto y los comprobantes del pago.
• Para qué se gasta.
• Qué alternativas se valoraron antes de realizar ese gasto.

3. Análisis de la evolución del gasto

Las series temporales sobre gastos ayudan en muchos aspectos, entre ellos en las labores de predicción. Puedes, además, observar patrones cíclicos, estacionales, tendencias, la llegada de shocks extraordinarios, etcétera.

4. Análisis de centros de gasto

También te interesa comprender por qué unos departamentos, empleados o ubicaciones de tu negocio gastan más que otros. Eso te permitirá vislumbrar si se puede ser más eficientes y te ayudará a saber cuándo no debes practicar una reducción de gastos por tener sentido los que ya realizas. 

5. Seguimiento

Como primer paso para el control de gastos, es muy importante monitorizar de forma regular la evolución del gasto y todas las medidas que hayas aplicado. De esta manera, sabrás si los objetivos marcados se cumplen.

6. Aplicar medidas de corrección

La racionalización de gastos exige corregir en caso de tener desviaciones. El control no solo consiste en saber si se alcanzan los objetivos, sino también en regular la empresa para una reducción de gastos razonable.

7. Aplicar incentivos

Con los gastos, dependes de ciertos agentes (como empleados o negocios colaboradores) que pueden tener objetivos e información distinta a la tuya. Es esencial analizar procedimientos para alinear sus acciones con los intereses de tu empresa. 

Probablemente, el trazado de sistemas de incentivos es la labor más compleja. Sin embargo, puede ser la que más rendimiento ofrece cuando está bien realizada. Suele exigir integrar toda la información del negocio. Para ello, te serán útiles herramientas que, como Sage 50, permiten coordinar los datos procedentes de todas las áreas de tu negocio. 

Descubre cómo Sage 50 puede ayudarte a racionalizar tu gestión de gastos y mejorar la eficiencia de tus procesos financieros. Sigue leyendo para obtener consejos prácticos y optimizar tu estrategia de reducción de costes.

Mejorar los procesos para la reducción de gastos

Por paradójico que parezca, muchos esfuerzos en reducción de gastos acaban aumentándolos. Eso se debe a que no se manejan bien los procesos y los desembolsos no compensan. Entre los ejemplos más frecuentes de estos fallos encontramos:

• Una gestión de gastos que te lleva demasiado tiempo.
• Los datos sobre gastos te cuestan mucho dinero y, a pesar de ello, aparecen desorganizados.
• La planificación fiscal es inadecuada y tienes fallos en cumplimiento normativo tributario, lo que te lleva a no desgravar todo lo que puedes y a exponerte a sanciones.
• Una mala gestión de las provisiones de fondos, los suplidos, los justificantes y otros documentos te generan problemas de tesorería, contabilidad, facturación, gestión de datos, incentivos, etcétera.

Por tanto, hay prácticas equivocadas que es mejor evitar. Estos son algunos ejemplos:

La falta de factura por consumos menores

Las prisas no deben evitar que tengamos factura en gastos de manutención, transporte y otros semejantes de poco importe. Es la manera de tener un justificante fiscal para poder deducir gastos de forma sencilla y contar con una fuente de datos para racionalizar gastos.

La gestión del papel

Los datos sobre gastos y pagos en papel son un cuello de botella. Conviene optar por opciones digitales siempre que sea posible. De no serlo, es recomendable utilizar procedimientos para convertirlos al formato digital. Ahorrarás en tiempo y errores y tendrás una visión más profunda de algunos gastos. Además, podrás automatizar ciertos procesos. 

La falta de información y control

Las notas de gastos reclaman tiempo, pero es un error no planificar bien cómo las gestionarás. Debes esforzarte en mejorar sus procesos: la confección, el procesado, la aprobación, la conciliación y el pago.

¿Qué podemos hacer para mejorar los procesos?

La causa de los problemas suele ser de enfoque. Has ejecutado mal un buen propósito. No solo se trata de iniciar acciones de reducción de gastos, sino también de analizarlas y planificarlas de forma integral. Debes observar las implicaciones de cada medida y predecir en qué nivel van a afectar a las diferentes áreas de tu negocio.

Por ejemplo, de poco te sirve tener controles muy estrictos sobre los gastos que desembolsan tus empleados si eso va a hacer que pierdan el tiempo. Para saber cuál es la medida correcta debes tener datos en la mano sobre su desempeño, la naturaleza de los gastos, las repercusiones financieras y comerciales, etcétera. Es imposible racionalizar sin tener una visión amplia. 

En resumen, es crucial entender que la reducción de gastos no solo implica recortar donde se pueda, sino hacerlo con inteligencia y estrategia. Una gestión efectiva de los gastos debe estar basada en una planificación meticulosa, el conocimiento detallado de cada desembolso y un seguimiento constante. Utilizar herramientas adecuadas como Sage 50 puede ser decisivo para mantener esta eficiencia, permitiéndote optimizar procesos y tomar decisiones informadas.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.