Cinq raisons clé pour faire passer votre cabinet au nuage

Faire passer votre cabinet au nuage peut vous faire profiter de nombreux avantages.
À partir d’une liste unifiée de clients à une gestion et un suivi de dates clé de vos clients dans un seul emplacement, en passant par une simple zone pour accéder à tous vos clients et services que vous leur offrez, cela peut faire toute la différence dans votre façon de travailler. Mais qu’en est-il du processus actuel de la mise en oeuvre de la technologie, à savoir l’essentiel pour tout faire fonctionner dans un lieu de travail surchargé et subir très peu de perturbations?
Au lieu de se concentrer simplement sur la raison de passer au nuage qui vous aidera dans la gestion de votre cabinet, nous jetterons d’abord un coup d’oeil sur cinq considérations clé que vous devriez examiner avant et pendant la transition de votre cabinet.

1. Passer en revue les outils et les processus

La mise en eoeuvre de l’infonuagique dans votre cabinet a le potentiel d’être transformateur dans la mesure où très peu de vos processus ne subiront aucun(e) impact ou amélioration.
Des contacts quotidiens avec vos clients aux transmissions des déclarations fiscales, tous ces processus seront gérés d’une autre façon, car les données des clients seront accessibles à l’échelle de votre cabinet.
Surtout, n’oubliez pas que la migration au nuage offrira une nouvelle fonctionnalité ayant un énorme potentiel. Vous pourrez automatiser des tâches, entre autres, le rapprochement bancaire.
Alors, cela vaut la peine de passer en revue vos processus avant de passer au nuage.
Une façon d’aborder cela, consiste à dresser une liste des processus actuels, afin de documenter la façon dont ils seront touchés.
L’implication de vos employés dans ce processus s’avère donc un bon moyen. Demandez-leur simplement de consacrer 30 minutes de leur temps pour dresser une liste de leurs tâches quotidiennes.
Et facilitez un dialogue ouvert avec vos employés. Dressez une liste de leurs tâches, et partagez les nouvelles fonctions avec eux dans le logiciel infonuagique que vous utiliserez, et demandez-leur quelle est la meilleure façon de les implémenter pour gagner du temps.

Le but de passer à une solution infonuagique fera en sorte que la majeure partie de vos outils et processus actuels seront redondants.
Au lieu d’effectuer la gestion des clients à l’aide d’une feuille de calcul, vous passerez à un logiciel de gestion de cabinets, qui vous permettra de journaliser les informations de tous vos clients et toutes les interactions que vous entretenez avec eux.
Cependant, vous pourriez conserver certains outils ou feuilles de calcul clé que vous auriez besoin ou souhaiteriez utiliser. Alors, vous devriez les noter, et possiblement répertorier les circonstances potentiellement particulières pour lesquelles vous pourriez vous en servir.

Bien qu’une feuille de calcul spécifique pourrait être utile aux calculs de l’impôt pour répondre aux besoins des clients, elle ne serait pas pour autant utilisée à des fins de calcul dans le grand livre, car l’implémentation du logiciel infonuagique s’en charge.
Ainsi, les clients qui utilisent un logiciel infonuagique auquel vous souhaitez connecter à votre solution infonuagique, vous devrez vous assurer que vos employés soient au courant des fonctions que les clients utiliseront, afin de faciliter le processus de synchronisation.

2. Sonder vos employés

L’infonuagique exige une autre façon d’envisager les données des clients et la gestion, vu que vous pouvez y accéder 24 h / 7 j par appareils mobiles. Vous pourriez alors créer une liste des employées qui pourraient vous aider dans le processus de mise en oeuvre du logiciel infonuagique.
Certains employés auront plus de facilité à utiliser la nouvelle technologie, alors que d’autres auront besoin d’une formation substantielle.
Discutez-en avec votre personnel pour présenter les stratégies et faire une liste en fonction de la « compétences » et de « l’intérêt », en vue de trouver la façon la plus efficace de procéder au déploiement.
Outre, profitez de l’occasion pour écouter vos employés, et tenir compte de leurs préoccupations, et ce, non seulement en matière d’implémentation du logiciel infonuagique, mais également au niveau de leurs méthodes de travail.
C’est le moment idéal d’apporter des améliorations pour assurer les meilleurs résultats pour les clients et le personnel qui travaillent avec eux.
Adoptez une politique qui vise à ce que tout le monde mette la main à la pâte, c’est-à-dire, assurez-vous que tous les employés sachent non seulement comment utiliser le nouveau logiciel infonuagique, mais qu’ils y soient à l’aise, le cas échéant, heureux de le faire.

3. Revoir votre liste de clients

Le volume de travail associé à la transition au nuage comprend le transfert des données des clients vers le nouveau système.
À cet effet, un processus graduel de la transition des clients au nouveau logiciel peut produire de meilleurs résultats pour plusieurs cabinets, à savoir certains clients seront de meilleurs candidats que d’autres.
Si votre client utilise déjà une solution infonuagique, cela signifie qu’il a fait le même type d’analyse que vous, et il peut être plus féru au plan technologique qu’une entreprise qui compte encore essentiellement sur les reçus manuels et les documents comptables papier.

Passez en revue votre liste de clients et créez une liste définie en fonction de la « compétences » et de « l’intérêt », par exemple, ceux dont l’expérience ou les intérêts en font des candidats parfaits pour la première phase de déploiement de vos clients.
Vous devrez peut-être les contacter pour discuter de la mise en oeuvre de votre solution infonuagique. Vous devrez, entre autres, leur accorder des droits d’accès à votre solution pour se connecter à leurs données, en bref, il vaut la peine de préparer un scénario pour vous et vos clients pour les guider dans le processus.
Si vous prenez contact avec les clients, profitez de l’occasion pour revoir le déroulement des services, et peut-être répondre à leurs questions ou préoccupations.
Ces préoccupations pourraient bien être éliminées par l’utilisation d’un logiciel infonuagique.
Par exemple, si les clients se plaignent qu’ils ont du mal à joindre un employé lors d’un appel téléphonique, rassurez-les qu’au cours de l’avenir, votre solution de gestion de cabinets permettra à tous les employés un accès facile et rapide à leurs données. Ainsi, vous pourrez leur offrir le soutien si leur employé préféré n’est pas disponible.
De plus, vous pouvez utiliser le processus de migration à l’infonuagique pour identifier les clients non rentables et envisager d’apporter des modifications à la situation.

4. S’assurer d’obtenir une formation

Lorsque vous aurez choisi votre logiciel de comptabilité infonuagique, vous devrez savoir comment l’utiliser. Et cela comporte deux volets.
D’abord, la personne qui met en oeuvre le plan de mise à niveau infonuagique du cabinet s’assure que tout le monde connait tout sur le logiciel. Ensuite, la formation du personnel entre en jeu.
Bon nombre de fournisseurs de logiciels comptables offriront des forfaits de formation, et leurs équipes de soutien technique seront là pour répondre à vos préoccupations.
La robustesse de la technologie signifie que votre fournisseur de logiciel infonuagique peut vous guider pas à pas à l’écran, et par le fait même, vous pourrez lui poser autant de questions que vous le désirez.
Vous pourriez, bien sûr, offrir la formation en fonction de votre niveau de connaissances.
Fixez le moment dans le calendrier de votre équipe, soit des semaines avant que vous ne commenciez à utiliser le logiciel pour vos clients, afin que vous puissiez bien leur montrer comment il fonctionne.
Ce faisant, des employés ne pourraient pas remplir leurs tâches durant la période de formation, alors tenez-en compte dans votre plan d’action.
Ces absences pourraient être difficiles à justifier, et étant donné que vous allez de l’avant avec votre décision initiale de passer à l’infonuagique, considérez-les comme rien de moins qu’un investissement dans l’avenir de votre cabinet, et son succès.

5. Fixer la date de la transition au nuage

Voici une question courante dont plusieurs comptables pourraient poser : « Quel est le moment idéal pour passer au nuage? »
La réponse est toujours la même : dès maintenant, en supposant que vous avez trouvé la bonne solution infonuagique pour votre cabinet et prêt à procéder.
Tergiverser peut être l’ennemi de la mise en oeuvre de tout plan d’amélioration.
Car dans certaines entreprises, même l’amélioration la plus importante peut être perçue comme non essentielle. Bien que cela ait du sens, même s’il s’agit d’un environnement de travail surchargé n’ayant aucune possibilité évidente de prendre un temps d’arrêt, au bout du compte, des améliorations doivent quand même être apportées.
Fondé sur votre connaissance des avantages transformationnels d’un logiciel infonuagique, vous savez que vous faciliterez vos activités, et le peu de temps accordé à la migration peut vous faire gagner beaucoup de temps à l’avenir.
De plus, vous savez que vous jetez les meilleures bases pour votre cabinet en prévision de l’avenir.
Alors, revenant à la question de faire passer votre cabinet au nuage : faites-le maintenant, au lieu de le remettre à plus tard.À tout le moins, fixez une date ferme pour le mettre en oeuvre sans tarder.

Conclusions pour faire passer votre cabinet au nuage

Comme nous l’avons souligné dans cet article, passer au nuage représente plusieurs avantages. Parmi ces avantages, il y en un qui s’articule autour de vos clients et ce qu’ils font.
Il est fort probable que vos clients adoptent les technologies, telles que la mobilité et le nuage, ce qui veut dire que votre cabinet doit être en phase avec eux.
Sinon, cela pourrait changer la donne, soit le client retient vos services soit qu’il s’adresse à un concurrent.
Et au bout du compte, il s’agit de l’une des principales raisons pour laquelle la migration au nuage est si importante pour un cabinet comptable : les demandes des clients et être en mesure de mieux les servir.