Transition de votre cabinet vers le nuage : cinq éléments à considérer

La transition de votre cabinet vers le nuage lui procure de nombreux avantages. Cela peut transformer vos méthodes de travail de diverses manières : liste de clients unifiée, gestion et suivi des dates clés pour vos clients en un seul emplacement, point d’accès unique à tous vos clients et aux services que vous leur proposez.

Que dire du processus de mise en œuvre pratique de la technologie, de tous les détails essentiels qui lui permettent de fonctionner dans un lieu de travail sans perturbation majeure?

Plutôt que de présenter les avantages du nuage pour la gestion de votre cabinet, nous allons nous intéresser à cinq éléments clés à prendre en considération avant et pendant votre transition vers le nuage.

1. Examinez vos outils et processus

Le passage de votre cabinet au nuage a une véritable action transformatrice, car la grande majorité de vos processus seront touchés et s’en trouveront améliorés. Du contact avec les clients aux déclarations aux fins d’impôts, tout sera traité différemment étant donné que tout le cabinet aura instantanément accès aux données clients.

De plus, le basculement vers le nuage apportera de nouvelles fonctionnalités au potentiel formidable. Vous pourriez ainsi automatiser des tâches comme le rapprochement des flux bancaires, par exemple.

Il est intéressant d’examiner ses processus avant de migrer vers le nuage. Vous pouvez notamment établir la liste des processus afin d’étudier la façon dont ils seront touchés. Il est conseillé de faire participer les employés, tout simplement en leur demandant de prendre 30 minutes pour dresser la liste de leurs tâches quotidiennes habituelles.

N’en faites pas une conversation à sens unique. Au contraire, en plus de leur demander la liste de leurs processus, communiquez-leur les nouvelles fonctionnalités du logiciel que vous utiliserez dans le nuage en sollicitant leur avis sur la façon de les mettre en œuvre pour obtenir des gains d’efficacité.

Après votre transition dans le nuage, votre cabinet doit s’attendre à ce que la plupart de vos outils et processus soient redondants. Finie la gestion de clients sur des feuilles de calcul! Toutes les données clients et toutes vos interactions avec ces derniers s’enregistreront sur votre logiciel de gestion de cabinet.

Il se peut toutefois que vous souhaitiez conserver certains outils ou feuilles de calcul, par choix ou par nécessité. Dans ce cas, vous devez les noter et éventuellement dresser la liste des circonstances dans lesquelles ils seraient employés.

Si, par exemple, une feuille de calcul peut être utile à la création de calculs de l’impôt en réponse à des demandes de clients, elle ne pourra pas servir dans les calculs de grand livre, car ils doivent être réalisés par le logiciel dans le nuage que vous installez.

Par ailleurs, si certains clients utilisent une solution dans le nuage que vous souhaitez connecter à votre solution, vous devez vérifier que vos employés connaissent les fonctions que les clients sont susceptibles d’employer afin de faciliter le processus de synchronisation.

2. Menez une enquête auprès de vos employés

Parce que le nuage nécessite un autre regard sur la gestion et les données des clients, notamment parce qu’elles deviennent accessibles 24 h sur 24 et depuis des appareils mobiles, vous pourriez établir la liste des employés prêts à participer à la mise en œuvre mer du nuage.

Certains apprendront intuitivement à se servir des nouvelles technologies alors que d’autres nécessiteront une formation plus approfondie. Présentez le plan à vos équipes et regroupez les employés selon leurs « compétences » et leur « volonté » afin de déterminer le mode de déploiement le plus efficace.

Soyez à l’écoute de vos employés et leurs préoccupations, concernant la mise en œuvre du nuage, mais aussi les processus de travail actuels. C’est le moment idéal d’apporter des améliorations qui profiteront aux clients et aux employés qui travaillent avec eux.

Cherchez à mettre en place une stratégie inclusive, grâce à laquelle non seulement tous les employés sauront se servir du nouveau logiciel dans le nuage, mais aussi seront à l’aise à cette idée et, si possible, contents de cette migration.

3. Passez en revue votre liste de clients

Quand vous migrez vers le nuage, le plus gros du travail consiste à transférer les données clients vers le nouveau système. En général, de nombreux cabinets préfèrent procéder progressivement à la transition de leurs clients, et certains sont de meilleurs candidats que d’autres.

Si certains de vos clients travaillent déjà sur une solution dans le nuage, ils ont certainement fait la même évaluation que vous et seront sans doute plus compétents technologiquement que des entreprises utilisant avant tout des reçus manuels et des documents papier.

Examinez votre liste de clients et regroupez-les selon leurs « compétences » et leur « volonté » pour déterminer, en fonction de leur expérience ou leur intérêt, les candidats idéaux de la première étape du déploiement de votre nouveau logiciel dans le nuage.

Il vous faudra sans doute communiquer avec eux à propos de la mise en œuvre de votre solution dans le nuage, ne serait-ce que parce qu’ils devront l’autoriser à se connecter à leurs données. Pour accélérer le processus, préparez un texte qui les guidera (et vous guidera) dans le processus.

Si vous communiquez avec vos clients, profitez-en pour obtenir leur avis sur vos services et tenez compte des problèmes soulignés, le cas échéant.

Dans bien des cas, leur sujet de plainte sera éliminé par le logiciel dans le nuage. Ainsi, s’ils se plaignent d’avoir des difficultés à joindre un employé quand ils appellent le cabinet, expliquez-leur que la future solution de gestion de cabinet impliquera que tous les employés ont un accès rapide et facile aux données des clients et qu’ils pourront les assister si leur employé habituel n’est pas libre.

La conversion vers le nuage peut aussi permettre de déceler des clients non rentables et de remédier à cette situation.

4. Pensez aux besoins de formation

Après avoir choisi votre logiciel de comptabilité dans le nuage, vous devez apprendre à vous en servir. Cela se produit en deux étapes. Premièrement, la personne mettant en place le plan de mise à niveau vers le nuage du cabinet doit connaître en détail le logiciel. Deuxièmement, le personnel doit suivre une formation.

De nombreux éditeurs de logiciels de comptabilité proposent des trousses de formation et leurs équipes d’assistance à la clientèle seront ravies de répondre à vos questions.

L’avantage de cette technologie est que l’éditeur de solution dans le nuage peut vous guider pas à pas à l’écran dans le logiciel, et que vous pouvez donc poser autant de questions qu’il le faut.

Bien entendu, vous pouvez organiser la formation vous-même, selon vos compétences.

Prévoyez la formation plusieurs semaines avant l’utilisation du logiciel pour vos clients, de façon à ce que les employés aient le temps de correctement se familiariser avec son fonctionnement. Prenez en compte dans votre calendrier qu’il faut parfois interrompre les activités de certains employés pendant la formation.

Cela peut paraître difficile à justifier, mais pensez que, tout comme votre décision de mise à niveau logicielle dans le nuage, cette formation est un investissement dans l’avenir de votre cabinet et sa réussite.

5. Déterminez la date de transition vers le nuage

Souvent, la question que se posent les comptables est : « Quel est le meilleur moyen de migrer vers le nuage? »

La réponse est toujours la même : tout de suite, si vous avez trouvé la solution dans le nuage adaptée à votre cabinet et prête à être déployée.

La procrastination est l’ennemi de tout plan d’amélioration. Dans certaines entreprises, des améliorations pourtant vitales peuvent être considérées comme non essentielles. Dans les cabinets très occupés, il est parfois compliqué d’arrêter l’activité, mais il faut trouver le temps pour les réformes nécessaires.

Sachez que la transformation engendrée par un logiciel dans le nuage est telle que tout en est facilité et le temps passé à la transition se traduira par des gains de temps considérables. Elle placera aussi votre cabinet dans une excellente position pour son avenir.

Pour revenir à la question de la transition de votre cabinet vers le nuage : lancez-la tout de suite, plutôt que de la reporter à une date indéfinie. Ou, pour le moins, fixez immédiatement une date de mise en œuvre.

Dernières réflexions sur la transition de votre cabinet vers le nuage

L’adoption du nuage se justifie avant tout par les attentes et les comportements de vos clients. D’après le livre blanc de la recherche Sage, Cabinet d’aujourd’hui 2018, la majorité des comptables (83 %) déclarent que les attentes des clients en matière de services et de ressources sont plus grandes aujourd’hui qu’il y a cinq ans.

Par ailleurs, 44 % des comptables interrogés estiment que la technologie les aide à accéder aux informations et à fournir expertise et conseils à leurs clients.

Tout cela mis à part, vos clients adoptent des technologies comme le mobile et le nuage et votre cabinet n’a d’autre choix que de suivre. Être à la hauteur des attentes technologiques des clients peut vraiment être le facteur qui vous fera signer un contrat ou le perdre au profit d’un concurrent.

 

Le facteur principal de toutes les raisons avancées de la transition vers le nuage est vital pour tout cabinet comptable : il s’agit des demandes des clients et de votre capacité à mieux les satisfaire.