9 conseils pour encourager la collaboration entre les services

« On ne se comprend pas ! » Combien de fois avez-vous entendu ce commentaire (ou pire) émis par des collaborateurs mécontents qui ont l’impression que les autres équipes au sein de l’entreprise ne suivent pas les mêmes règles, ne sont pas investis dans la même mission ou ne jouent pas dans la même équipe ? Le problème—une collaboration entre les services efficace —est bien plus courant que vous ne le pensez.

Collaborer entre équipes est devenu à la fois plus important et plus difficile du fait qu’elles sont passées à un mode de travail plus flexible et au télétravail en raison de la transformation numérique. Comment faire face à cette situation en tant que dirigeant en phase avec son temps ?

Il n’existe bien entendu pas de solution simple ou de remède miracle pour favoriser la collaboration entre les services. Nous vous donnons toutefois quelques bons petits conseils…

1. Assurez-vous que chacun est sur la même longueur d’onde

Faites en sorte que chacun sache quel rôle il doit jouer pour atteindre l’objectif commun et que tout le monde le comprenne bien.

Personne ne peut contribuer à la mission si chacun l’interprète différemment. Utilisez un discours unique pour parler à toutes les équipes – qu’elles soient techniques ou non – de telle sorte que chacun travaille à l’unisson.

2. Encouragez une communication ouverte et cohérente

Une des choses étonnantes dans le monde des affaires est le manque de communication entre les équipes et la culture du cloisonnement. La communication est un des moyens les plus simples au monde susciter compréhension, transparence, empathie et estime ! En fait, peu d’entreprises le font bien.

Si vous souhaitez réussir, vous devez favoriser une culture de communication. Cela signifie le partage des échéanciers et des objectifs de travail associés aux divers services. Il s’agit également de forger une saine dose de respect par rapport à ce que fait une autre équipe et de faire comprendre qu’aucune équipe ne pourrait exister sans une autre.

3. Soyez transparents

Ce point est indissociable de la communication. Les dirigeants d’entreprise doivent également être prêts à faire part de leurs propres échecs et admettre qu’ils peuvent commettre des erreurs.

Lorsque les équipes constatent que leurs dirigeants acceptent que des erreurs humaines puissent être commises, elles seront moins sur la défensive et davantage motivées à s’allier pour atteindre un objectif déterminé.

4. Favorisez l’empathie et la compréhension

En fait, vous ne pouvez pas rendre quelqu’un empathique. Mais vous pouvez fournir des pistes pour aider les membres de l’équipe à se connaître mutuellement sur un plan plus personnel, ce qui mènera à une meilleure compréhension.

Lorsque vous connaissez les raisons liées à l’attitude d’une personne, vous êtes plus enclin à faire des exceptions, à l’aider et à et à engager le dialogue lorsque c’est nécessaire.

5. Prêchez par l’exemple

Cela paraît évident mais vous seriez surpris du nombre de dirigeants qui qui exigent certaines choses de leur équipe – communiquer, être transparent, faire remonter l’information, collaborer entre départements – qu’ils ne pratiquent pas eux-mêmes.

Pour une transformation numérique réussie, les dirigeants doivent prendre fait et cause pour les changements qu’ils souhaitent apporter à leurs entreprises. S’ils ne joignent pas le geste à la parole, il n’y a aucune raison pour que quelqu’un d’autre le fasse.

6. Favorisez l’échange d’idées

Quoi de mieux qu’une culture d’entreprise où la collaboration entre les services joue un rôle central ? Un endroit où les gens se sentent encouragés, n’ont pas peur d’exprimer leurs opinions et même de se tromper de temps en temps. La raison ? Parce que les meilleures idées voient le jour lorsque les gens se sentent en sécurité, lorsqu’ils saisissent leur chance et s’appuient sur la certitude que d’autres les soutiennent.

7. Créez une communauté et une culture collaborative

Encouragez les gens à s’aider mutuellement. Organisez par exemple une petite réunion, quotidienne ou hebdomadaire, où chacun explique brièvement le poids de sa charge de travail. Cela incitera des membres de l’équipe qui ont temporairement moins de travail à venir à la rescousse là où c’est nécessaire. Ce faisant, personne n’aura le sentiment qu’il ou elle est seul(e) et cela génèrera de la confiance entre les membres de l’équipe.

8. Partagez la technologie et les informations

Si vos équipes n’ont pas accès accès aux mêmes technologies, logiciels et informations que les autres équipes de l’entreprise, vous serez confronté à de l’amertume, de la méfiance voire de la mutinerie. Tout cela nous ramène à la transparence.

Maintenez les lignes de communication, facilitez les contacts entre équipes.

9. Découvrez les tâches des autres équipes

Quand nous commençons à nous apercevoir que nos tâches chevauchent celles des autres équipes et à comprendre le travail que les deux équipes doivent faire pour tendre au même résultat, nous pouvons apprécier l’ensemble du processus d’affaires, pas seulement notre contribution, mais bien celle des autres.

Il est important, pour chaque membre de l’équipe, de savoir quelle équipe est chargée de quelle tâche et pourquoi cela a justement de l’importance. Permettez par exemple aux collaborateurs de rejoindre de temps à autre, pendant une journée, les rangs d’une autre équipe. Ce brassage aura immanquablement pour effet de faire surgir de nouvelles idées et de renforcer le respect pour le travail des autres équipes.

Il n’y a pas de solution magique pour instaurer une collaboration partagée et sans problème entre les services. En réalité, même dans la transformation numérique, il n’y a pas de raccourci rapide ou d’appli pour assurer sans problème la collaboration des équipes. Il faut juste de l’engagement, de la culture et du travail de la façon traditionnelle.