Factures dématérialisées : est-ce vraiment plus économique que les factures papier ?

Il est tout à fait possible de mesurer les bénéfices d’un passage aux factures dématérialisées par un calcul. Voici comment vous assurer que les factures électroniques sont vraiment plus économiques.

Déterminer le coût de ses factures papier

Pour connaître le coût de ses factures papier, il suffit d’additionner les éléments qui entrent en jeu dans leur réalisation :

• le coût des fournitures (papier, enveloppes, toner d’impression) ;
• l’affranchissement ;
• le coût des équipements utilisés (imprimante, machine à mettre sous-pli, machine à affranchir…) ;
• l’énergie consommée par ces équipements en proportion de leur utilisation dédiée aux factures ;
• les coûts de classement et de conservation des documents papier ;
• enfin, il ne faut pas oublier le temps humain passé pour réaliser tout ce processus, de l’édition à son archivage en passant par la relance, le renvoi de document…

Anticiper le coût d’une dématérialisation des factures

Calculer le coût de vos futures factures électroniques est en revanche plus compliqué…
Il dépend avant tout des tarifs du prestataire retenu pour cette dématérialisation et des services choisis. D’autant que des variations peuvent exister selon les spécificités de l’entreprise elle-même. Par exemple, si vous envoyez souvent des factures à plusieurs destinataires ou des duplicata, cela impacte votre dépense. Le coût dépend également de la taille de votre portefeuille de clients, de l’adaptation au dispositif et aux outils déjà en place…

Il ne sera pas le même non plus si vous choisissez un simple système d’envoi par email ou si vous désirez investir dans un dispositif qui permet de convertir la facture en flux de données exploitables par le client…

Enfin, il faut également prendre en compte les coûts de mise en œuvre et ceux d’acquisition du certificat de signature et d’activation de l’archivage.

Factures électroniques : des bénéfices indirects

La dématérialisation des factures clients va également entraîner des avantages indirects difficiles à chiffrer, mais qu’il faut avoir en tête.
D’abord la transmission de vos factures sera plus rapide : alors que l’envoi papier prend parfois plusieurs jours, il ne faut que quelques secondes pour une facture électronique. Or, on sait que les factures plus rapidement transmises sont plus vite réglées !

Un autre bénéfice est la traçabilité de la transmission. La facture fait l’objet d’un suivi à toutes les étapes vous permettant par exemple de repérer les factures non récupérées par leurs destinataires pour intervenir rapidement et obtenir un règlement dans les temps. L’accès aux documents via un système de moteur de recherche permet aussi de mettre la main sur les factures facilement, ce qui peut être très utile en cas de litiges ou de contrôle fiscal. Sans compter que certains clients sont demandeurs de factures dématérialisées, car leur traitement est plus aisé et pourraient vous délaisser au profit de fournisseurs ayant déjà opté pour la dématérialisation.

Factures dématérialisées : au final, quel est le gain ?

Compte tenu de ces différents éléments, plus le processus papier est complexe et chronophage, plus sa dématérialisation et son automatisation seront pertinentes, rentables et favorables à plus de productivité. Selon les chiffres relayés par le ministère de l’Économie, le traitement pour une facture entrante coûterait de 14 à 20 euros, et de 5 à 10 euros pour une facture sortante. Alors que le simple envoi d’une facture électronique coûterait de 40 à 45 centimes d’euro… Le passage au dématérialisé réduirait également le temps de traitement d’environ 30 %. Des chiffres qui parlent d’eux-mêmes !