10 vragen om als klein bedrijf aan een accountant te stellen

Hulp van een expert nodig? Ontdek in deze blog 10 vragen om als klein bedrijf aan een accountant te stellen.

Wilt u uw accountant beter inzetten, maar weet u niet hoe? Of bent u een bedrijf aan het oprichten en moet u voor de eerste keer met een boekhouder samenwerken?

Als u de juiste vragen kent om aan een accountant te stellen, zal u uw bedrijf effectiever kunnen runnen. Het zal u ook helpen een lonende relatie met uw accountant op te bouwen, bovenop het indienen van de jaarlijkse belastingaangifte.

Mis de kans niet om gebruik te maken van hun waardevolle bedrijfsexpertise.

Regelmatig open gesprekken hebben met uw accountant zal leiden tot goede besluitvorming en uiteindelijk tot snellere bedrijfsgroei.

Maar zonder boekhoudkundige ervaring is het moeilijk om te weten welke vragen u moet stellen.

Daarom creëerden we deze lijst met tien vragen voor u, met telkens een uitleg over waarom u ze zou moeten stellen.

Dit behandelen we:

1. Hoe moet ik mijn bedrijf structureren?
2. Wat zijn mijn fiscale verplichtingen?
3. Moet ik me registreren voor de btw?
4. Hoe kan ik mijn cashflow verbeteren?
5. Welke zakelijke onkosten kan ik inbrengen?
6. Van welke komende wetgeving moet ik me bewust zijn?
7. Hoe moet ik me voorbereiden op het einde van het fiscaal boekjaar?
8. Welke documenten moet ik bijhouden?
9. Hoe kunt u mij helpen mijn bedrijf te laten groeien?
10. Over welke zaken moet ik u op een regelmatige basis raadplegen?
11. Conclusie over vragen om aan een accountant te stellen

1. Hoe moet ik mijn bedrijf structureren?

Beslissen of u zich wil vestigen als een eenmanszaak, een naamloze of besloten vennootschap of een maatschap is één van de eerste stappen die u moet nemen wanneer u een bedrijf start.

Er zijn voor- en nadelen verbonden aan elk van deze en uw accountant zal u door alle opties gidsen om u te helpen de beste keuze te maken.

Ze kunnen ook assisteren bij het indienen van documenten die nodig zijn om uw bedrijfsstructuur op te zetten.

2. Wat zijn mijn fiscale verplichtingen?

Bedrijfsbelastingen kunnen ontmoedigend zijn wanneer u net start met het runnen van uw eigen bedrijf.

Uw eerste jaar van bedrijfsvoering zal voor u een groot leerproces zijn.

U vraagt zich misschien af:

– Hoeveel geld moet ik opzij zetten om mijn belastingen te betalen?
– Wanneer moet ik belastingen beginnen betalen?
– Welke inkomstenbelastingen zijn van toepassing op mijn bedrijf?

Geef uzelf gemoedsrust en zorg ervoor dat u niet voor verrassingen komt te staan door uw fiscale verplichtingen met uw accountant te bespreken. Zo zal u goed voorbereid zijn op uw eerste fiscale boekjaar (en ook op de daaropvolgende).

3. Moet ik me registreren voor de btw?

Uw bedrijf moet zich registreren voor de btw, de belasting op goederen en diensten, als u btw-plichtig bent (bijna elk bedrijf). Er bestaan echter vrijstellingsregelingen, die u bijvoorbeeld kunt aanvragen als uw kleine onderneming een jaaromzet heeft die onder een bepaalde drempel ligt (momenteel is dat 25.000 euro).

Uw accountant kan uitleggen of dit voor u voordelig is, en wat uw verplichtingen zijn.

4. Hoe kan ik mijn cashflow verbeteren?

De cashflow is een uitdaging voor veel kleine bedrijven.

Weten wanneer het geld uw bedrijf binnenkomt en wanneer het eruit gaat, is cruciaal om te verzekeren dat u een duurzaam bedrijfsmodel heeft.

Een manier waarop uw accountant kan helpen, is door een gedetailleerde cashflowprognose te maken, die u maandelijks kunt opvolgen. Dit zou u helpen om cashflowproblemen op voorhand te spotten en u de tijd geven om actie te ondernemen om bedrijfsonderbrekingen te voorkomen.

Keir Wright-Whyte, managing director bij Accounts and Legal, zegt:

“Een veelvoorkomende fout die bedrijven maken, is hun cashflowuitdagingen te laat aanpakken. Het gevaar? Niet op tijd handelen, kan leiden tot financiële problemen.”

5. Welke zakelijke onkosten kan ik inbrengen?

Afhankelijk van het soort bedrijf en de kosten die u heeft, kunt u mogelijk bepaalde bedrijfskosten inbrengen en uw belastingaanslag verlagen. Dit zijn enkele voorbeelden:

– een bedrijfswagen
– verplaatsing voor uw werk
– uw thuiskantoor
– onkosten van medewerkers
– bijdragen aan goede doelen

Bekijk met uw accountant voor welke aftrekkingen uw bedrijf in aanmerking komt.

Zij kunnen de specifieke set regels uitleggen die u moet volgen en eventuele complicaties bespreken die veroorzaakt worden door uw omstandigheden. Bijvoorbeeld, het effect op het inbrengen van uw thuiskantoor als uw woning een gezamenlijke eigendom is.

Uw accountant kan u ook calculators of sjablonen bezorgen om uw bedrijfskosten makkelijk vast te leggen en bij te houden.

Het is veel makkelijker om het hele jaar door mee te blijven dan om bonnetjes bijeen te zoeken wanneer uw belastingdeadline nadert.

6. Van welke komende wetgeving moet ik me bewust zijn?

Veranderende fiscale verplichtingen en regelgevingen kunnen een enorme impact hebben op uw bedrijf. Veel van deze veranderingen zijn sectorspecifiek.

Als bedrijfseigenaar is het veel extra werk om deze veranderingen en hun bijhorende deadlines bij te houden.

Vraag dus aan uw accountant om u te blijven informeren, aangezien zij op de hoogte moeten zijn van nieuwe wetten.

Als u op zoek bent naar een accountant wilt u zeker een kiezen die gespecialiseerd is in kleine bedrijven en die vertrouwd is met uw branche.

Kleine bedrijven krijgen te maken met unieke uitdagingen en wetten, dus een accountant met een uitgebreid klantenbestand van gelijkaardige bedrijven zal u beter kunnen adviseren.

Uw accountant zou u ook op de hoogte moeten houden van eventuele financiële steun waar u voor in aanmerking komt en u assisteren met die aan te vragen.

Bijvoorbeeld: tijdens de coronapandemie heeft de Belgische overheid financiële steunmaatregelen aangeboden aan zaakvoerders.

Een onderzoek van Unbiased toont aan dat bedrijven zonder accountant veel minder gebruik maakten van zulke maatregelen, met 36% die er geen gebruikten.

Als uw accountant niet goed thuis is in uw branche, overweegt u best eens uw opties, aangezien er misschien gemiste kansen geweest zijn.

Anam Rehman van Clear House Accountants zegt: “Met behulp van deskundige analyse-, prognose- en presentatievaardigheden zal een scherpe accountant u helpen grote uitdagingen te visualiseren waar uw bedrijf mee te maken heeft als gevolg van economische onzekerheden, trendveranderingen en nieuwe regelgevingen die eraan komen.”

“Zij zouden deze uitdagingen moeten identificeren door regelmatig gezondheidscontroles en financiële en economische evaluaties van uw bedrijf uit te voeren in vergelijking met benchmarks van de sector.”

7. Hoe moet ik me voorbereiden op het einde van het fiscaal boekjaar?

Uw accountant zal uw vereiste jaarrekeningen en belastingaangiften namens u berekenen en indienen.
Om uw belastingaangifte zo pijnloos mogelijk te maken zowel voor u als uw accountant, vraag welke informatie u op voorhand kunt verzamelen.

Het is ook een goed idee om te weten in welk formaat u uw informatie het beste kunt bezorgen. Hoe overzichtelijker uw informatie is, hoe minder tijd uw accountant nodig heeft om het werk te voltooien.

8. Welke documenten moet ik bijhouden?

“Door regelmatig te werken met een accountant, zal u goede financiële gewoontes ontwikkelen die u tijd en geld besparen wanneer u rekeningen indient of een controle hebt,”

zegt Watson Buckle van Chartered Accountants.

U moet van uw accountant te weten komen welke documenten u veilig moet bewaren. Het is een goed idee om deze bij de hand te houden voor het geval u gecontroleerd wordt en een back-up moet hebben.

Enkele voorbeelden hiervan zijn:

– bankuittreksels
– contracten
– verzekeringsdocumenten
– loongegevens

Hou er rekening mee dat u verschillende soorten documenten, zoals ontvangstbewijzen, voor een langere periode moet bewaren, zoals vereist voor belastingdoeleinden.

Uw accountant zal u kunnen zeggen hoelang u elk soort document moet bewaren, en of u ze op papier moet bewaren of ze kan opslaan als elektronische documenten.

Cloud-software voor boekhouding en salarisadministratie zijn echt handig om uw administratie bij te houden. Uw accountant zal dit ook appreciëren.

Daarbovenop, als ze dezelfde software gebruiken, kunt u samenwerken om op de hoogte te blijven van de cijfers, uw administratie en meer.

9. Hoe kunt u mij helpen mijn bedrijf te laten groeien?

Eenmaal u tevreden bent met de prestaties van uw bedrijf, kunt u de volgende stap overwegen: het uitbreiden en opschalen van uw bedrijf.

Er zijn veel verschillende manieren om te groeien, en een ervaren accountant hebben om u bij te staan, zal de beslissingen heel wat simpeler maken.

Uw accountant kan ook de financiële problemen helpen identificeren die snelle groei kunnen verhinderen, zoals onrendabele producten of diensten.

Als u op zoek bent naar investeringen om te groeien, zal uw accountant ook belangrijke steun bieden.

Nick Green, financieel journalist voor Unbiased, zegt: “Financiering krijgen van een bank of andere bron is een grote brug om over te steken. Kredietverstrekkers en investeerders willen weten dat ze hun geld gaan terugkrijgen. Uw accountant zal essentieel zijn in het neerzetten van een sterke financiële case voor de relevante stakeholders.”

10. Over welke zaken moet ik u op een regelmatige basis raadplegen?

Om een waardevolle relatie met uw accountant te ontwikkelen, moet u er vaker dan één keer per jaar mee overleggen. Deze vraag stellen, zal u helpen begrijpen welke problemen, die regelmatig voorkomen in uw bedrijf, u met hen kan aanpakken.
Er zijn veel zakelijke beslissingen waar zij een nuttig inzicht in hebben, zoals of u een kantoorruimte moet huren of kopen, of u een fulltime medewerker of een freelancer moet inhuren, en of u materiaal moet leasen of huren.

Deze keuzes zullen serieuze gevolgen hebben voor uw bedrijf, dus het is de moeite waard om ze van de eerste keer juist te hebben.

Conclusie over vragen om aan een accountant te stellen

Als bedrijfseigenaar hebben de meeste van uw beslissingen een financiële aard. Maak er dus een gewoonte van om ze eerst met een accountant te bespreken.

Uw accountant deze vragen stellen, gaat een sterkere relatie mogelijk maken zodat u hun expertise kunt inzetten om uw bedrijf te laten bloeien.