Papierloos werken is niet alleen enorm gunstig voor het milieu, er zijn ook positieve gevolgen voor de bedrijfsresultaten, de moraal en het publieke imago. Bovendien maken opkomende en nieuwe technologieën het makkelijker dan ooit tevoren om af te stappen van papieren afhankelijkheid.
Waarom papierloos werken?
De hoeveelheid papierafval is groter dan u denkt
U bent zich ongetwijfeld bewust van de voordelen van papierloos werken. U weet misschien ook hoeveel afval voortkomt uit werkplaatsen overheen de wereld. Uit een onderzoek bleek dat vooral papierafval uit de hand is gelopen: 50% van het geprinte kantoormateriaal belandt op het eind van de dag in de prullenbak.
Nog erger, ongeveer 20% van de afgedrukte documenten wordt niet eens uit de printer gehaald.
U spaart er kosten mee uit
Het zal u misschien ook verbazen hoeveel papier kost. De NHS of National Health Service in het Verenigd Koninkrijk schat dat ze 4,4 miljard pond uitsparen door papierloos te werken. Maar ook als u kleiner bent dan het volledige Britse gezondheidszorgsysteem, zijn er serieuze besparingen te realiseren. Naast de kosten van het papier zelf, zijn er ook het energieverbruik van de printer, de opslag- en vastgoedkosten om de papieren te bewaren, de verspilling van tijd en werk door inefficiënte papierarchivering en extra kosten voor het recyclage- en afvalbeheer.
Daarentegen heeft een papierloos kantoor minder fysieke ruimte nodig, verbruikt het minder energie en is archiveren veel eenvoudiger en efficiënter.
Het is ook goed voor de moraal
Dit is een van onze favoriete onderwerpen. Een papierloos kantoor maakt het leven makkelijker, met minder tijd verspild aan vechten met de printer, het uitkammen van papieren dossiers en informatie verzamelen. Dit zal uw medewerkers vrijmaken om zinvoller werk te doen, wat de productiviteit en de moraal een boost geeft.
Hoe kunt u papierloos gaan?
Zoals bij alles in het werkleven, zorgt meer voorbereiding voor een makkelijker proces.
1. Gebruik boekhoudsoftware
Uiteraard raden wij dit aan, maar boekhoudsoftware en cloudgebaseerde documenten zijn een belangrijk onderdeel van de papierloze puzzel. Verstuurt u papieren facturen? Drukt u elk bonnetje af? Verplaats zoveel mogelijk van uw gegevensinvoer en accounts naar de cloud (alles, indien mogelijk). Dit alleen al zal het papiergebruik van uw bedrijf transformeren.
2. Train uw medewerkers en neem de tijd om ze aan boord te krijgen
Papierloos gaan is zowel een culturele uitdaging als een logistieke. Neem de tijd om mee te delen wat u aan het doen bent. Communiceer het belang van het initiatief aan uw medewerkers, en geef hen trainingen indien nodig.
Draagvlak creëren is een belangrijk onderdeel van dit proces.
3. Controleer uw papierverbruik
Welke afdelingen gebruiken het meeste papier en waarom? Is een papieren kopie elke keer noodzakelijk? Worden er afdrukken uitgedeeld tijdens meetings? Drukt de ontwerpafdeling individuele schetsen af tijdens het discussieproces?
Als u een formele audit wilt doen, laat uw personeel dan gedurende een week hun papieren recycleren in een specifieke container per afdeling, om bij te houden wie waar papier voor gebruikt. De bedoeling hiervan is niet om met de vinger te wijzen, maar om te laten zien dat er ruimte is voor simpele, praktische verbeteringen. Dit kan ook dienen als een hulpmiddel om draagvlak te creëren: medewerkers zijn zich misschien niet bewust van de omvang van hun verspilling.
4. Beperk de mogelijkheid om af te drukken
Dit zal misschien niet geschikt zijn voor elke werkplaats, maar de toegang tot de printer beperken kan een onmiddellijk effect op verbruik hebben. Als de printer in een aparte ruimte staat, of zelfs beveiligd is met een wachtwoord, zullen medewerkers twee keer nadenken voor ze een kopie van elk document printen. We raden aan om op voorhand een alternatieve infrastructuur te voorzien – zoals cloudopslag – om hinder te vermijden.
5. Vervang notitieblokken door notitie-apps en software
Notities maken tijdens meetings is natuurlijk belangrijk. Maar u hoeft geen schriftjes vol te schrijven om de relevante informatie vast te leggen. Tools zoals Microsoft OneNote, EverNote en GoodNotes zijn evengoed en zelfs beter dan notitieblokken – en ze creëren online documenten die gedeeld kunnen worden met alle aanwezigen in de vergadering. Doe het alleen al om deze reden: de hoogtepunten, details en data van meetings zullen voor eeuwig makkelijk vindbaar zijn.
Aanbevolen om hierna te lezen
Hoe bouw je een business case op voor een nieuwe ERP-oplossing en waarom is dat belangrijk?
