Waarom de cloud accountants kan helpen met kantoorbeheer

Zoals dat geldt voor elke kleine onderneming, kan ook het runnen van een boekhoudkantoor uitdagend zijn.

Maar uiteindelijk heeft iedereen hetzelfde doel, uw klanten de best mogelijke service bieden, en daar tegelijkertijd goed mee verdienen.

Bij het runnen van een boekhoudkantoor doet u allerlei zaken, van waardevol advies aan uw klanten geven tot administratieve taken zoals het up-to-date houden van uw klantenlijsten.

Als u uw klanten niet goed beheert, kan dat leiden tot onnodige extra administratie. Dit resulteert in extra stress voor u, uw team en uw klanten.

U concurreert niet met andere accountants en boekhouders op vlak van de producten die u aanbiedt.

U concurreert op vlak van de kwaliteit van uw dienstverlening, relaties en expertise.

Deze zaken stellen u in staat om meer waarde te bieden dan de oude schoolaccountant verderop in de straat – en laten u meer vragen voor uw diensten.

De beste technologie gebruiken, kan u helpen om uw kantoor succesvol te maken. Bekijk dus eens cloud-technologietools om uw kantoor te beheren.

In dit artikel lichten we toe waarom software voor kantoorbeheer u kan helpen om uw klanten de beste service te bieden.

Dit behandelen we in dit artikel:

Wat is kantoorbeheer?
Werken voor de klant
7 voordelen van kantoorbeheer in de cloud
Potentiële leads traceren en nieuwe klanten werven
3 tips voor het kiezen van de juiste technologie
Kijk naar uw eigen bedrijf, kies de juiste tools en versla de concurrentie

Wat is kantoorbeheer?

U bent al bekend met boekhoud- en salarissoftware die belastingaangiften en loonlijsten genereren.

Kantoorbeheer is een term die wordt gebruikt om bepaalde soorten software te beschrijven die u helpen de dagelijkse boekhoudkundige taken te beheren.

U kunt kantoorbeheer beschouwen als het beheer van de backoffice van uw boekhoudkantoor, zoals het leveren van diensten, het werven en behouden van klanten…

Het moet u op zijn minst helpen bij het verwerken, samenwerken en bijhouden van werk, het beheren van klanten en het uitvoeren van essentiële bedrijfstaken zoals voorstellen, betalingen en rapportering.

Maar het kan verwarrend zijn.

Als u met verschillende accountants praat, kan het zijn dat ze verschillende opvattingen hebben over kantoorbeheer, wat het kan doen, en het soort systeem dat u ervoor nodig heeft.

Dus laten we proberen het simpel te houden.

Als u iets moet onthouden, dan is het dit: het gebruik van actieve bedrijfsbeheersoftware in de cloud kan de efficiëntie en de effectiviteit van uw bedrijf doen toenemen.

Hier zijn enkele voorbeelden van wat kantoorbeheer in de cloud kan doen om u te helpen uw boekhoudkantoor te beheren:

• U hebt uw contactgegevens altijd bij de hand, zodat u snel contact kan opnemen met klanten voor marketingdoeleinden of andere communicatienoden.
• Uw boekhoudteam hoeft niet langer rond te vragen naar belangrijke details over een klant, zoals wie hem het laatst gesproken heeft, wie wat gezegd heeft op welk moment, of welk werk er gedaan is.
• U hoeft geen aparte logins voor verschillende systemen te onthouden of gegevens handmatig over te dragen, omdat alles op één plek staat.
• Er kunnen veel meer gegevens over klanten worden bewaard, inclusief individuele communicatie, waardoor u een meer gepersonaliseerde, professionele en responsieve service kan bieden. Bovendien kan iedereen in uw team werktaken opnemen door simpelweg deze gegevens te bekijken.
• U kunt standaardbeveiliging van de sector implementeren voor klantgegevens, wat verplicht is volgens gegevensbeschermingswetten zoals de GDPR. Die zegt dat privacy de standaard zou moeten zijn, en geen nagedachte.
• U krijgt niet te maken met de beperkingen van technologieën zoals spreadsheet- of Word-documenten, die weliswaar nuttig zijn voor veel taken, maar niet zijn ontworpen om veel discrete informatie op te slaan.

Nog een goed punt om te onthouden:

Zonder goed kantoorbeheer vermindert u het niveau van professionaliteit dat uw klanten ervaren elke keer dat ze contact met u opnemen. Dit beperkt de diensten die u kunt aanbieden.

Werken voor de klant

Ons Sage-onderzoek “Accountancy in 2020”, onthult dat uw concurrenten op het gebied van accountancy en boekhouding hun lat hoger leggen als het gaat om klantenservice.

Volgens het onderzoek zijn 79% van de respondenten zelfzeker in het leveren van diensten op vlak van bedrijfsbeheer en advies, zoals marketing, cashflow, HR, personeelsbeheer en groeimodellering.

Een overweldigende meerderheid van de accountants (82%) vindt dat de verwachtingen van de klant zijn gestegen. Nu verwachten klanten namelijk ook dat hun accountant advies kan geven over relevante financiële en boekhoudkundige technologieën.

Wat kunt u doen om ervoor te zorgen dat uw accountancykantoor optimaal functioneert, u de impact op uw klanten maximaliseert en u een zo winstgevend mogelijk bedrijf runt in een tijd van toenemende complexiteit?

Als u kijkt naar cloudgebaseerde bedrijfsbeheersoftware, wilt u erop kunnen vertrouwen dat het alle soorten klantgegevens kan beheren en verwerken.

In het beste geval wilt u een slim, open en verbonden platform dat meerdere systemen met elkaar verbindt, een rijke gegevensopslag heeft en intuïtief en efficiënt in gebruik is.

Zorg ervoor dat de software de klant altijd in het middelpunt van uw kantoor plaatst.

Uw klantbeheer in de cloud onderbrengen met behulp van software voor kantoorbeheer stoomt u klaar om aan de verwachtingen van uw klanten te voldoen.

U wilt een software die u er tijdig aan herinnert om contact op te nemen met klanten over welk onderwerp dan ook – inclusief maar niet beperkt tot boekhoudkundig cruciale momenten – en die uw kantoor ook een grondige methode kan bieden om aantekeningen bij te houden over elk klantencontact.

Dit maakt het gemakkelijk om elke keer een persoonlijke toets toe te voegen.

7 voordelen van kantoorbeheer in de cloud

Dus, wat zijn de voordelen van kantoorbeheer in de cloud?

Hier heeft u enkele voorbeelden.

1. Een uniforme klantenlijst

U heeft slechts één actieve klantenlijst, die altijd up-to-date is.

Omdat u deze lijst in de cloud opslaat, is het voor meerdere medewerkers tegelijk toegankelijk via allerlei apparaten, op elke locatie waar er een internetverbinding is.

2. Belangrijke data beheren

Voor elke klant kunnen belangrijke data worden aangemaakt en bijgehouden, zodat u zich altijd aan de deadlines kan houden.

Deze data kunnen betrekking hebben op de boekhoudperioden van de klant, maar ook op gebeurtenissen die belangrijk zijn voor de sector waarin uw klant actief is, zoals seizoensgebonden schommelingen, zodat u tijdig bedrijfsadvies kan geven.

3. Notities en gesprekken

U kan gemakkelijk notities nemen wanneer u een bestaande of potentiële klant contacteert.

Dit is te vergelijken met een bezoek aan de dokter, die altijd aantekeningen maakt van wat u vertelt, zodat hij of zij zich daarop kan baseren als dat in de toekomst nodig is.

Nu kan uw kantoor hetzelfde diepgaande inzicht krijgen in uw klanten en hun zorgen. U kunt zelfs documenten zoals pdf’s of spreadsheets aan het dossier van een klant toevoegen.

4. Integratie van contactbeheer en e-mail

Zorg voor integratie met uw kantoorapplicaties zodat u uw bestaande contactendatabase kan integreren. Idealiter wilt u e-mails in de software zelf kunnen opstellen en versturen.

Dat kan enorm veel tijd besparen en een heel efficiënte workflow creëren. Misschien wilt u ook integratie met Outlook en andere apps binnen Microsoft Office.

5. Eén platform voor al uw klanten

Zorg ervoor dat u uw boekhoudkundige en compliance-diensten allemaal op één plek hebt. Tolereer niet dat u meerdere systemen met verschillende logins moet gebruiken.

U zou alles vanaf één platform moeten uitvoeren om uw klanten een uitstekende ervaring te bieden, waarbij de recentste informatie altijd beschikbaar is.

6. Software-abonnementen voor klanten beheren

Een goede software-setup zal de digitalisering van uw kantoor en de overstap van uw klanten naar de cloud ondersteunen.

Het zal het voor u gemakkelijker maken om toegangsrechten te beheren en al uw gegevens in één platform te integreren.

7. Alle klantgegevens vastleggen

In een spreadsheet is het aantal details dat u over een klant kunt vastleggen beperkt, terwijl dat in bedrijfsbeheersoftware niet het geval is. U kan zoveel details bijhouden als u maar wilt door eenvoudig een nieuw gegevensveld aan te maken, financieel of anders.

Bovendien plaatst klantbeheer in de cloud de klant in het hart van uw workflow.

Hun gegevens zijn altijd beschikbaar, en ze zijn altijd up-to-date, ongeacht wie in uw team het laatste contact heeft opgenomen met de klant.

Als gevolg daarvan wordt het gemakkelijk om uw kantoor meer waarde te laten bieden aan uw klanten en om hun vertrouwde adviseur te zijn.

Potentiële leads traceren en nieuwe klanten werven

Meer klanten, betekent meer geld. U wilt dus nieuwe klanten werven, terwijl u uw bestaande klanten tevreden houdt en ze goed ondersteunt.

U zou leads kunnen bijhouden in een spreadsheet.

Maar als u de groei van uw kantoor serieus neemt, dan kan u misschien beter gebruik maken van klantbeheer.

Met klantbeheer werkt u met technologie die leads kan halen uit uw marketing, automatisch e-mails stuurt naar deze prospecten, de prospecten beoordeelt op basis van hun interacties met u, en u waarschuwt wanneer u meer betrokken moet zijn.

Goed uitgevoerd klantbeheer geeft u een aanzienlijk voordeel. De meeste accountancykantoren zijn niet zo goed in het werven van nieuwe klanten – als ze er zelfs al processen voor hebben – dus als u klantbeheer omarmt, onderscheidt u zich van de concurrentie.

Zorg voor één bron van klantendata in plaats van deze verspreid te hebben over meerdere systemen of spreadsheetdocumenten. Actuele gegevens geven u een live beeld van uw klanten en uw bedrijf.

U kunt eenvoudig zien waar u zich op moet richten en kunt snellere en beter geïnformeerde beslissingen nemen.

Dit alles is vooral belangrijk als uw klantbeheer gekoppeld is aan uw kantoorbeheer en er een naadloze datastroom is.

De waarde van klantbeheer is trouwens nog groter dan louter comfort of gebruiksgemak. Omdat u uw tijd vrijmaakt, kunt u zich focussen op die winstgevende diensten met een toegevoegde waarde voor uw klanten, die zo cruciaal zijn in het huidige accountancylandschap. Dit zal u opnieuw onderscheiden van de menigte als een kantoor dat waarde biedt aan z’n klantenbestand.

3 tips om de juiste technologie te kiezen

Er is nog nooit een beter moment geweest om na te denken over een actieve aanpak van kantoorbeheer. Niet alleen uw kantoor heeft het nodig, uw klanten ook.

Hier zijn de stappen die leiden tot de beste aanpak:

1. Evalueer de opties

Er zijn verschillende benaderingen die u kunt kiezen als het gaat om cloudtechnologie. Toch is het essentieel dat alle apps samenwerken met uw kantoorbeheersoftware en indien mogelijk met de boekhoudsystemen van uw klanten.

Kijk of u via een app-marktplaats extra functies kan toevoegen.

Deze hebben misschien niet direct betrekking op de boekhouding, maar kunnen bijvoorbeeld DocuSign beter integreren in de workflow van uw kantoor of u helpen bij het verzenden van marketingmails.

2. Trek tijd en middelen uit voor de aanpassing

Overschakelen van een handmatig, op spreadsheets gebaseerd proces naar een volledig kantoorbeheersysteem in de cloud kost tijd en middelen.

Tracht elke week een bepaald aantal klanten over te schakelen van het handmatig systeem naar de cloud. Dit hoeft geen groot aantal te zijn, het doel is de kneepjes van het vak te leren en eventuele problemen te anticiperen.

Als u een bestaand contract met uw klant hebt, hebt u een legitieme reden om hun gegevens te verwerken, dus zelfs onder de GDPR zou er geen noodzaak moeten zijn om toestemming te vragen om hun gegevens naar een nieuw systeem te verplaatsen.

3. Gebruik de gelegenheid om relaties op te bouwen

Overschakelen van software kan een uitstekende gelegenheid zijn om opnieuw contact te leggen met klanten.

Misschien moet u dat doen om nieuwe gegevens te verzamelen, of in ieder geval om te controleren of de oude gegevens nog kloppen en relevant zijn. Maar het is ook een kans om ervoor te zorgen dat de klant op de hoogte is van het dienstenpakket dat u aanbiedt.

En uw klanten vertellen dat u een upgrade uitvoert naar nieuwe en verbeterde technologie, dat is gewoon goede PR.

Kijk naar uw eigen bedrijf, kies de juiste tools en versla de concurrentie

Uw bedrijf heeft nood aan effectief klantbeheer. Uw personeel zal u dankbaar zijn voor de efficiëntie en de resultaten zullen onmiddellijk zichtbaar zijn. Daarnaast zullen ook uw klanten kunnen genieten van een betere service.

En vergeet niet, er is nog nooit een accountancykantoor failliet gegaan omdat het zijn dienstverlening heeft verbeterd.