Hoe ga je om met je werklast als alles een prioriteit is?

Prioriteiten stellen is belangrijk als je de controle over je grote takenlijst wilt behouden… maar welke procedure moet je volgen als alles topprioriteit heeft?

Of je nu een marketingspecialist bent die een aantal uiteenlopende projecten terzelfder tijd moet afhandelen, of een werknemer bij een technische startup die onvermoeibaar werkt aan een complex en groots project; de onrust die wordt veroorzaakt door een onhandelbare werklast is niet bevorderlijk voor een productieve werkomgeving. Belangrijker nog: het is niet goed voor je gezondheid.

Daarom volgen hier 5 tips over hoe je je werkdruk kan beheersen en een burn-out kan voorkomen.

1. Delegeer waar mogelijk

Het valt niet te ontkennen dat verantwoordelijkheid iets krachtigs is. Als je echter te veel projecten op je neemt, kom je in een beklemmende werkomgeving terecht. Dat kan zelfs leiden tot een professionele terugval… Als je verantwoordelijk bent voor de uitvoering van een taak, ga dan goed na of dat betekent dat je moet instaan voor de hele klus. Onderzoek dus je werklast en kijk of het logischer is om sommige taken te delegeren aan iemand anders in het team. Zolang ze de tijd en vaardigheden hebben om de taak uit te voeren, kan je een agendapunt zonder zorgen afstaan en vertrouwen hebben in een kwalitatief resultaat.

2. Plan je dag strategisch

Een zorgvuldige planning is essentieel in elke veeleisende functie. Hoewel micromanagement over het algemeen niet wordt aangeraden, heeft een perfecte planning van je werkdag ook een aantal voordelen. Als je vindt dat je een specifiek soort taken productiever afhandelt op bepaalde momenten van de dag, gebruik dan die kennis om je verdere organisatie op te maken. Dat leidt namelijk tot de beste resultaten. Ga bijvoorbeeld na of je ’s ochtends liever complexer of uitdagender werk aanpakt en later op de dag gemakkelijkere taken doet of omgekeerd. Overweeg ook om gelijkaardige taken te groeperen. Dat kan op basis van het onderwerp, de vereiste vaardigheden of de software of apparatuur die je moet gebruiken. Op die manier blijf je geconcentreerd terwijl je relatief gemakkelijk de ene na de andere taak afwerkt.

3. Beheer je tijd zorgvuldig

Naast een strategische aanpak bij het plannen van je dag, pas je best dezelfde scherpe blik toe op je concrete tijdsindeling. Vaste pauzes kunnen een krachtig effect hebben op de productiviteit.

Ze helpen je te voorkomen dat je motivatie verliest omdat je moe bent of stress hebt. Het is ook altijd slim om voldoende te hydrateren en jezelf eens te trakteren op een koffie. Verder is het belangrijk om op te merken wanneer je tijd verspilt en dat te vermijden. Dat kan tijd zijn die je besteedt aan het controleren van e-mails gedurende de dag of de tijd die naar onnodige vergaderingen gaat. Stel een vast moment in waarop je ’s ochtends e-mails bekijkt, stuur geen contactverzoeken uit voor iets dat je kan vermijden en zet tijd die je anders zou verspillen om in aangename ademruimte.

4. Doe niet aan multitasking

Vooral drukke werknemers komen vaak in de verleiding om beetje bij beetje aan een reeks taken tegelijk te werken. Er zijn echter veel gevaren verbonden aan multitasken en de kans is groot dat deze aanpak uiteindelijk averechts werkt. Dr. Guy Winch, auteur van Emotional First Aid: Practical Strategies for Treating Failure, Rejection, Guilt and Other Everyday Psychological Injuries, stelt dat onze hersenen “zoals een taartdiagram” zijn. “Waar we ook mee bezig zijn; de taak in kwestie neemt het grootste deel van de taart in beslag”. Wisselen tussen een aantal taken is niet goed voor de productiviteit, omdat onze hersenen gedwongen worden zich te concentreren op die overschakeling in plaats van op de verschillende taken.

5. Laat het probleem escaleren

Misschien gemakkelijker gezegd dan gedaan, maar het is essentieel om te onthouden dat je niet het onmogelijke kunt bereiken. Doe wat je kunt om jezelf niet te veel te belasten. Als je niet meer door je zware werklast geraakt, praat dan met je manager of werkgever zodat die weet dat je het moeilijk hebt. Je kan ook een werkbare oplossing voorstellen als je al iets in gedachten hebt.

Zolang je niet kenbaar maakt dat het te veel is, blijft het probleem misschien onopgemerkt. Door actie te nemen wanneer je werklast te groot is, kan je samen met je leidinggevende een oplossing vinden die goed is voor het hele team. Zo kan je in de toekomst bijvoorbeeld verloren lunchpauzes vermijden, steeds op tijd komen en je professionele stress omzetten in een praktische, gestroomlijnde en volledig realistische to-do-lijst.