Waarom een ERP de sleutel tot succes is voor uw bedrijf na COVID

COVID-19 heeft de wereld enorm veranderd. Niet alleen onze levens, maar ook de economie. Dat zal zich uiten in de manier waarop we werken, de processen binnen bedrijven en de dagelijkse activiteiten.

Sinds de jaren ’60 gebruiken veel bedrijven ERP-systemen om hun bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Met een ERP (Enterprise Resource Planning) beheert een bedrijf zo goed als alle processen, van boekhouden, aankoop en HR tot voldoen aan de regelgeving.

ERP-software laat u gegevens samenbrengen om efficiënter te werken en teamwerk aan te moedigen. Dat levert waardevolle inzichten op die blijven toenemen naarmate er zich op lange termijn meer informatie opstapelt. Met een ERP heeft u ook toegang tot nieuwe technologieën zoals IoT (Internet of Things), waarmee u data kan verzamelen uit bijvoorbeeld productieprocessen.

Wat is het gevolg van COVID voor ERP-systemen en kan een ERP aan de basis liggen van flexibel werken voor producenten na corona?

Hieronder leggen we uit dat ERP-systemen op zes manieren kunnen bijdragen tot het versterken en heruitvinden van uw processen na corona.

1. Een ERP zorgt voor een flexibele supply chain
2. Traceerbaarheid voor een sterke supply chain
3. ERP en social distancing op het werk
4. Lean manufacturing leidt tot operationele efficiëntie
5. Automatisering versnelt de levering van producten aan consumenten
6. De integratie van ERP en belastingen is essentieel

Hoe COVID de kwetsbaarheden van de supply chain blootlegde

COVID-19 confronteerde veel producenten met gebreken in de supply chain. China was het eerste land dat te maken kreeg met zware verstoringen door het coronavirus. Reisbeperkingen, een tekort aan arbeidskrachten en logistieke uitdagingen hadden een grote impact op allerlei supply chains.

Dit waren enkele economische gevolgen van het coronavirus:

• De aankoop van zowel grondstoffen als afgewerkte producten nam af;
• Er ontstonden arbeidstekorten omdat meer mensen in quarantaine zaten;
• Strategisch inkopen werd een uitdaging: door reisbeperkingen werden zakelijke onderhandelingen moeilijker;
• Logistieke problemen: de economische onzekerheid had een impact op capaciteit en beschikbaarheid van centrales en leveringsnetwerken.

6 manieren waarop een ERP u kan helpen met uw productieprocessen na COVID

1. Een ERP zorgt voor een flexibele supply chain

Een flexibele supply chain helpt u uitdagende marktsituaties te overwinnen door met externe data vraag en aanbod te voorspellen. Bedrijven kunnen ook overwegen om hun netwerk van leveranciers uit te breiden.

Michael Larner, analist bij ABI Research, zegt: “Om risico’s in de supply chain te verminderen, moeten producenten niet alleen meer dan één leverancier hebben voor elk onderdeel. Door COVID-19 bleek het ook een voordeel te zijn om leveranciers te hebben op meer dan één locatie.”

Dit is een complexe balans. Samen met de noodzaak om meer leveranciers te zoeken onder een steeds minder voorspelbare vraag, doet dit ABI Research geloven dat producenten meer zullen investeren in ERP’s, oplopend tot wel 14 miljard dollar tegen 2024.

Voor veel bedrijven is de tijd gekomen om een digitale supply chain op te zetten en zo een slimme producent te worden in de huidige Smart Industry. Met de cloud kan u genieten van realtime inzichten, wat een groot voordeel is in het beheren van uw supply chain.

Hiermee hebben bedrijven zicht op patronen in het weer (die bovendien belangrijker worden door de klimaatveranderingen), en op de oorzaken van problemen en vertragingen bij leveranciers. Zo kan u hier als bedrijf live op inspelen. Dit heeft een positieve invloed op de supply chain omdat de efficiëntie toeneemt en u dus niet meer afhankelijk bent van manuele processen.

2. Traceerbaarheid voor een sterke supply chain

Voor een veerkrachtige supply chain kijken we naar de toeleveringsnetwerken en traceerbaarheid.

Neem nu de voedingsindustrie. COVID-19 heeft producenten gedwongen om technologieën te implementeren om de voedselveiligheid te garanderen.

Nog voor de pandemie legde het Amerikaanse agentschap voor voedsel en medicijnen (FDA) de nadruk op traceerbaarheid door de Food Safety Modernization Act. Hiermee vragen ze producenten in de voedingsindustrie om technologie in te zetten zodat producten en leveranciers digitaal traceerbaar zijn, in plaats van nog langer op fysieke documenten te rekenen.

Cleantech meldt: “De traceerbaarheid en informatie over de oorsprong van producten ligt aan de basis van een veerkrachtige supply chain. Traceren welke stappen een product aflegt bij elke schakel van de supply chain, is de eerste stap om problemen op te lossen die te maken hebben met duurzaamheid, non-conformiteit en risico’s.”

COVID versnelt digitalisering omdat het moeilijker werd om op traditionele en offline manieren de voedselveiligheid te controleren. Nu mensen meer thuis eten dan in restaurants, is er meer vraag om voeding op een veilige manier direct tot bij de consument te krijgen.

Ondanks de trend in onshoring, zullen over het algemeen weinig sectoren kunnen zeggen dat ze elk onderdeel van een product kunnen traceren zonder digitale hulp. Zeker nu supply chains steeds meer variatie kennen.

Consumenten vinden het steeds belangrijker om te weten waar hun voedsel vandaan komt en welke afstand het aflegt. Producenten zullen een ERP nodig hebben om rapportering over de oorsprong en traceerbaarheid te kunnen bieden.

3. ERP en social distancing op het werk

Door corona is werken vanop afstand een prioriteit geworden voor veel bedrijven. Ook bedrijven waar dit traditioneel niet gebeurde, bijvoorbeeld waar productie de hoofdactiviteit is, moeten nu inzetten op thuiswerken en de technologieën die hiervoor nodig zijn.

Een ERP in de cloud staat centraal bij het heruitvinden van de werkplek. Veel taken die vroeger altijd in het bedrijf zelf plaatsvonden, kunnen nu ook vanop afstand volbracht worden.

Een ERP geeft aan personeel op afstand toegang tot de informatie die ze nodig hebben, ongeacht hun locatie. Zo hebben medewerkers alle informatie die nodig is om realtime beslissingen te maken.

Ook op de werkvloer kunnen medewerkers met een ERP meer afstand bewaren en van flexibiliteit genieten. Een praktisch voorbeeld hiervan is scanners gebruiken om materialen te verwerken. Dankzij de realtime informatie die dit oplevert, gebruikt elke afdeling dezelfde up-to-date versies, wat communicatie, productiviteit, en samenwerking vanop afstand vergemakkelijkt.

ERP-software kan de informatie uit een IoT-omgeving samenbrengen. Wanneer sensoren dan een productieprobleem oppikken, kan dat verholpen worden nog voor het een stilvalling veroorzaakt. Zo worden problemen sneller beoordeeld en opgelost en is er weer minder personeel op de werkvloer nodig.

4. Lean manufacturing leidt tot operationele efficiëntie

Producenten over heel de wereld werken nu in markten die grondig veranderd zijn door het coronavirus. Bedrijven die ervoor al niet efficiënt of productief waren door een gebrek aan moderne technologieën, zullen nu nog meer lijden.

Iedereen is het erover eens dat we in een periode van besparingen zitten. Bedrijven concentreren zich op hun kernactiviteiten en snoeien waar ze kunnen om financiële zekerheid te kunnen waarborgen.

Producenten hebben hier al jaren ervaring mee. ‘Lean manufacturing’ reduceert afval en vermindert kosten overheen de processen. Denk aan het optimaliseren van:

• De inventaris;
• Transport en distributiekosten;
• De kost en het gebruik van grondstoffen;
• De tijd en energie betrokken bij productieprocessen.

Met de data die u in een ERP kan verzamelen, bespaart u kosten in elk onderdeel van het productieproces.

5. Automatisering versnelt de levering van producten aan consumenten

Na de coronacrisis zal het essentieel zijn om een overzicht te hebben van uw data om snel beslissingen te maken. Met moderne ERP-systemen is het mogelijk om te automatiseren, waardoor u realtime rapporten en analytische dashboards kan gebruiken. Zo kan u uw financiële data in de gaten houden, zonder tijd te verliezen aan audits of het voorbereiden van juiste informatie.

Interact Analysis meldt dat maatregelen op vlak van social distancing de vraag naar automatisering en robotica in warenhuizen alleen maar doen toenemen. “In dit soort contexten dragen robotica en geautomatiseerde apparatuur ook bij aan efficiëntie en versnellen ze het leveringsproces aan de consument.”

Automatisering heeft dat in elke sector als doel. Het kan zo eenvoudig zijn als software widgets om herhalende processen te automatiseren of zo uitgebreid als AI-oplossingen om hele operaties mee te digitaliseren.

Automatisering verbetert de efficiëntie, productiviteit, flexibiliteit, vermindert de kans op fouten en zorgt voor meer beschikbaarheid van het personeel.

We staan op de vooravond van aanzienlijke vooruitgang in automatisering én het wordt betaalbaarder. ERP-software ligt aan de basis van de implementatie ervan.

6. De integratie van ERP en belastingen is essentieel

Veel bedrijven hebben moeten rekenen op overheidssteun tijdens de lockdown-periodes.

Deloitte meldt: “Sinds de aanvang van de crisis is de coronapremie voor veel ondernemingen een inkomst geworden. Voor sommige bedrijven waren de premies de enige bron van inkomsten omdat alle operaties stillagen.”

ERP-systemen zorgden al voor automatisering op vlak van belastingen, en laten belastingprocessen efficiënter verlopen. Nu we evolueren naar een meer interventionistisch tijdperk, waarin belastings- en overheidsregimes meer invloed uitoefenen op bedrijven, zal ERP-software steeds belangrijker worden voor CFO’s.

Kort samengevat: ERP is overal…

U hoeft ons niet op ons woord te nemen. Het laatste woord geven we aan economen van het Instituut van Fiscaal Onderzoek:

“ERP-software speelt een rol in:

• Direct vertragingen waarnemen en de impact hiervan op het bedrijf meten zodat u gepaste maatregelen kan nemen;
• Inkomsten maximaliseren waar mogelijk, en terwijl ook kosten reduceren;
• Een business case maken voor verbeteringen in processen en investeringen om het bedrijf op lange termijn te versterken;
• Gericht met klanten en leveranciers communiceren om signalen over vraag en aanbod te ontvangen;
• Symptomen van beginnend herstel identificeren zodat u een tandje bij kan steken om de markt eerder te bereiken dan de concurrentie.”

“Nu is het moment om de mogelijkheden op vlak van projectmanagement van ERP-software te benutten om uw bedrijf slim en met durf te beheren.”