De elektronische factuur staat voor de deur —start je voorbereiding

De dagen van papieren facturen en pdf’s lopen op hun eind. Vanaf 2026 wordt elektronische facturatie in België verplicht voor B2B-transacties. Het is dus een goed idee om nu te beginnen met de voorbereiding.

Sommige bedrijven zullen misschien wat terughoudend zijn over de snelle omschakeling naar de elektronische factuur. Anderen zullen die verandering zeker verwelkomen, zoals in vele andere landen.

Als je er eenmaal mee begonnen bent, zal je merken dat de e-factuur heel wat voordelen oplevert voor kmo’s en hun accountants – veel meer dan de bescheiden opstartkosten en inspanningen.

Dit bespreken we:

• Wat is e-facturatie?
• Verplicht vanaf 2026
• Hoe werkt de e-factuur en wat zijn de voordelen?
• De voordelen voor accountants
• De uitdagingen
• Elektronische facturatie en belastingen
• Implementatietips
• Slotopmerkingen

Wat is e-facturatie?

Een elektronische factuur is niet zomaar een factuur die digitaal wordt bewaard of per e-mail wordt verzonden. Het is een document dat gespecialiseerde software gebruikt om gestructureerde gegevensbestanden te maken die de software van de ontvanger automatisch kan lezen en verwerken.

Daardoor wordt het verzendings- en ontvangstproces veel soepeler en efficiënter voor bedrijven en overheidsinstellingen. Overheden kunnen naast de e-factuur ook een mechanisme voor belastingsrapportage introduceren. Dat kan de transparantie vergroten, fraude verminderen en de belastinginkomsten verhogen.

E-facturatie is begonnen in Zuid-Amerika maar heeft ook elders snel ingang gevonden. Meer dan 80 landen hebben het gebruik ervan al verplicht gesteld.

Volgens een rapport uit 2024 van de onderzoeksfirma Billentis, gesponsord door Sage, zal de wereldwijde markt voor e-facturatie tegen 2028 ongeveer drie keer zo groot zijn als nu. Het lijkt wel een tornado.

Ander onderzoek door Sage toont aan dat kmo’s jaarlijks 13.500 euro kunnen besparen door de e-factuur omdat de verwerkingstijd voor de facturen wordt gehalveerd.

Verplicht vanaf 2026

De EU heeft het pad voor de e-factuur geëffend met de richtlijn voor e-facturering uit 2014 en de norm uit 2017. Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronisch factureren in België verplicht voor bedrijven onder elkaar. In vele gevallen is de e-factuur nu al verplicht tussen bedrijven en de overheid. Ook heel wat grotere bedrijven en internationale handelaren hebben de e-factuur al ingevoerd.

De volledige voordelen van e-facturatie, zoals grotere efficiëntie en real-time informatie, komen er pas als iedereen het systeem gebruikt, aldus Catherine Heinen van Tax Assist. ‘De e-factuur is absoluut noodzakelijk voor meer standaardisatie, meer productiviteit en meer besparingen. We moeten de verplichte e-facturatie zien als een positieve evolutie die de bedrijfswereld een stuk efficiënter maakt’, zegt ze.

Hoe werkt e-facturatie en wat zijn de voordelen?

Het proces van e-facturatie begint meestal met een leverancier die een factuur maakt met gespecialiseerde software om gestructureerde factuurgegevens te genereren. Die stuurt hij door naar het systeem van zijn klant, die de gegevens automatisch ontvangt en verwerkt, en integreert in zijn boekhoudsysteem zonder manuele tussenkomst.

Een EU-rapport uit 2024 beschrijft de voordelen voor bedrijven, als het op grote schaal wordt toegepast:

• minder administratie
• minder fouten
• snellere betalingen
• meer veiligheid, omdat de gegevens versleuteld zijn
• minder CO2
• onmiddellijke beschikbaarheid van de gegevens in je ERP-systeem
• schaalbaar: kleine en middelgrote ondernemingen kunnen groeien zonder extra administratie
• hogere productiviteit: het aantal facturen dat een boekhoudteam in een uur kan verwerken, neemt aanzienlijk toe

Het EU-rapport schat dat een e-factuur momenteel 5,28 euro bespaart per uitgereikte e-factuur en 8,4 euro per ontvangen e-factuur, gebaseerd op een arbeidskost van 46 euro per uur.

De technologie ontwikkelt zich snel en belooft nog grotere voordelen. AI en blockchain kunnen de naleving van belastingwetgeving, fraudeopsporing en realtime informatieuitwisseling nog verbeteren. AI-software kan je factuurgegevens gebruiken om belastingbedragen te voorspellen en de controle en nauwkeurigheid te verbeteren. Ook de emissierapportage van je bedrijf zou preciezer kunnen worden.

E-facturatie kan ook de aanvullende bedrijfscommunicatie ondersteunen, bijvoorbeeld voor orderbevestiging en gegevensuitwisseling. En het kan helpen bij de validatie en het matchen van orders en facturen.

E-facturatie zou ook kunnen worden samengevoegd met andere bedrijfskritieke gebieden zoals belastingen, betalingen, factoring en supply chain management, zodat het een onderdeel wordt van een bredere, uniforme oplossing.

Voordelen voor accountants

Volgens Catherine Heinen kan e-facturatie voordelig zijn voor accountants, omdat ze:

• sneller informatie van klanten krijgen
• BTW-aangiften en belastingaangiften vroeger kunnen voorbereiden
• de werkdruk vlak voor de deadlines kunnen verminderen

‘Accountants willen niet alleen gegevens invoeren maar vooral expertise bieden aan hun klanten’, zegt ze. ‘Door manuele gegevensverwerking te verminderen, kunnen klant en accountant focussen op advies en planning.’ Ze voegt eraan toe dat kleinere bedrijven mogelijk minder tijd en middelen hebben om de e-factuur te implementeren. Accountants krijgen zo de kans om hen te helpen bij de implementatie, met oplossingen en trainingen.

Uitdagingen

De implementatie van de elektronische factuur omvat een aantal uitdagingen. Het grootste probleem voor internationale bedrijven is waarschijnlijk de interoperabiliteit van de gegevensoverdracht en compliance, want er kunnen verschillen zitten in de lokale regels en normen.

De EU heeft met haar richtlijnen en standaarden bijgedragen tot harmonisatie en interoperabiliteit voor e-facturatie. Veel landen buiten de EU hebben het model overgenomen, onder meer Australië, Japan, Nieuw-Zeeland en Singapore. Andere landen gebruiken een aangepaste versie. De mogelijkheid blijft bestaan dat die landen dichter aansluiten bij de EU-standaarden om zo de grensoverschrijdende activiteiten te verbeteren.

E-facturatie en belastingen

Billentis ziet fiscale oplossingen steeds meer integreren met de software voor e-facturatie. ‘Naarmate de naleving van de belastingwetgeving digitaliseert, zullen bedrijven steeds vaker elektronische versies van auditbestanden, facturen, creditnota’s, debetnota’s en gegevens over ontvangsten indienen bij de belastingdienst. Oplossingen voor e-facturatie zullen een centrale rol gaan spelen in de naleving van de belastingwetgeving voor bedrijven van alle soorten en maten.’ Bedrijven zouden belastingoplossingen en e-facturen relatief eenvoudig moeten kunnen integreren als hun softwareleverancier over tools voor e-facturatie beschikt.

Implementatietips

Bedrijven die met de publieke sector werken, hebben ongetwijfeld al ervaring met e-facturatie, maar veel andere bedrijven en accountants niet. Een implementatietip voor accountants is om e-facturatie eerst in de eigen praktijk te gebruiken. Zo kan je zien hoe het werkt vooraleer je het systeem uitrolt naar je klanten.

Volgens Catherine Heinen is het essentieel voor een soepele overgang om betrouwbare software te gebruiken, en om te werken met leveranciers die de wereldwijd geaccepteerde Peppol-standaard voor e-facturatie gebruiken. Dat helpt om grensoverschrijdende transacties met verschillende handelspartners goed te laten verlopen.

In plaats van e-facturatie op zichzelf te bekijken, kan je ook overwegen hoe je nog meer kan besparen door de hele cyclus van bestelling tot betaling te automatiseren, inclusief orders, transportdocumenten, facturen en betalingsberichten. De EU schat dat de automatisering van al die processen samen tussen de 25 en 65 euro per facturatiecyclus kan besparen.

KMO’s die door de EU werden bevraagd, zeggen dat ze maximaal zouden profiteren van e-facturatie als ze het ook kunnen gebruiken voor andere toepassingen, zoals btw-rapportage, douaneaangiftes, en de integratie van elektronische bestellingen en leveringsbewijzen.

Slotopmerkingen

Elektronische facturatie is binnenkort verplicht tussen ondernemingen. Hoe eerder je bedrijf of accountantskantoor begint met de voorbereidingen, hoe beter. Het zal de instapkost zeker waard zijn, zegt Catherine Heinen: ‘De voordelen van automatisering, toegang tot realtime financiële informatie en minder menselijke invoerfouten zullen ruimschoots opwegen tegen de aanvankelijke administratieve kosten.’

De voordelen zijn nu al overtuigend maar het enorme potentieel op lange termijn zou je bedrijfsvoering wel eens helemaal kunnen transformeren.