Heeft u een hekel aan boekhouden? Deze 6 tips maken het pijnloos

Als u van uw bedrijf houdt maar boekhouden haat, is hulp binnen handbereik. Volg deze zes tips om minder tijd te besteden aan administratie en boekhouding en meer tijd aan wat u graag doet.

Als u zoals de meeste zaakvoerders van kleine bedrijven bent, voelt u zich waarschijnlijk niet erg opgewonden bij het vooruitzicht van uw boekhouding te doen.

Het is saai en tijdrovend, en bovendien is het in de eerste plaats niet de reden dat u zaken bent gaan doen.

Maar op de lange termijn, als u van uw bedrijf het succes wilt maken dat het verdient te zijn, zal u uw financiële administratie onder controle moeten krijgen.

Hier zijn zes tips om de boekhoudkundige blues te overkomen:

1. Laat onnodig papierwerk achterwege
2. Digitaliseer uw betaalbewijzen
3. Factureer op tijd
4. Zorg dat uw klanten tijdig betalen
5. Automatiseer uw belasting
6. Bankier in real-time

1. Laat onnodig papierwerk achterwege

Oké, dus niet al het papier kan weg.

Het papierloze kantoor is zoals de vliegende auto van sciencefiction: altijd voorspeld maar nooit helemaal aangekomen.

Toch zou het moeilijk zijn om te beweren dat u al dat papier in uw kantoor nodig heeft wanneer er daarbuiten software bestaat die de boekhouding efficiënter kan aanpakken.

De problemen met papier zijn talrijk.

Het raakt verloren of wordt verkeerd gearchiveerd, er wordt koffie op gemorst, u gebruikt het om er notities op te krabbelen wanneer een klant belt en gooit het dan per ongeluk weg, het is moeilijk om documenten terug te vinden wanneer u ze nodig heeft (zoals voor de belastingaangifte), en het is moeilijk om up-to-date te houden.

Wat u kunt doen

Hoe meer u digitaal bijhoudt, hoe sneller u alles terugvindt en hoe minder tijd u spendeert aan uw boekhouding.

Gebruik accountingsoftware voor uw boekhouding (ja, dat klopt, een goede accountingoplossing stelt u in staat uw boekhouding te doen en nog veel meer zelfs) om uw werkplek te bevrijden van al dat papier.

2. Digitaliseer uw betaalbewijzen

Als u alle tijd zou optellen die u steekt in het verzamelen, sorteren en archiveren van uw bonnetjes, zou u spijt hebben dat u het niet aan productievere taken besteedt.

Het grootste probleem kan zijn ze terug te vinden.

Als u een bedrijf op verplaatsing runt, kunnen ze overal zijn. Eens ze opstapelen, zijn ze moeilijk om aan te pakken.

Ze verwerkt krijgen, neemt een groter en groter deel van de dag in beslag, dus u blijft ze maar uitstellen. Echter, het beheer van uw onkosten vermijden, zal u geld kosten op lange termijn.

U zal waarschijnlijk aan het einde van de rit meer belasting moeten betalen dan nodig, en het zal uw financiële prognoses aantasten.

Wat u kunt doen

Door elke dag in slechts een paar minuten uw bonnetjes te scannen en digitaal bij te houden, zal u mee blijven, de bedrijfsfinanciën up-to-date houden en tijd uitsparen.

U kunt een smartphone-app gebruiken of een desktopscanner, die in veel moderne printers aanwezig is.

3. Factureer op tijd

U heeft het al snel zodanig druk met het dagelijkse werk dat de facturatie vergeten wordt.

Laat dit niet gebeuren.

Als u wilt dat geld uw bedrijf blijft binnen vloeien, moet u factureren van zodra het werk gedaan en aanvaard is.

Wat u kunt doen

Als een job bijzonder groot is, kunt u uitzoeken hoe u een deel ervan in fases kunt factureren om te verzekeren dat u uw bedrijf draaiende kunt houden terwijl u aan het project werkt.

Goede boekhoudsoftware ondersteunt facturatie, door het doorstromen van data uit aankooporders, het automatiseren van repetitieve taken en het vermijden van het tijdrovende en foutgevoelige opnieuw invoeren van data.

Veel klanten zullen vanzelf betalen binnen de afgesproken termijn, meestal 30 dagen. Maar sommigen hebben misschien een duwtje nodig. Dat brengt ons bij…

4. Zorg dat uw klanten tijdig betalen

Niemand vindt het leuk om klanten achterna te zitten voor hun betalingen. Dit zijn tenslotte de mensen die u werk moeten geven om uw bedrijf te laten groeien.

U wilt ze niet kwaad maken. Maar als ze akkoord gingen met een prijs en een facturatietijd, en uw werk aanvaard hebben, moeten ze op tijd betalen.

Sommigen missen per ongeluk de betaaldatum.

Anderen proberen hun geld vast te houden tot ze echt moeten betalen.

Er zijn misschien een paar mensen die echte financiële problemen hebben, met een serieus tekort aan geld.

Wat u kunt doen

Zoek een boekhoudsoftware die het bijhoudt wanneer betalingen te laat zijn, en die u ofwel verwittigt, ofwel een automatische betaalherinnering stuurt.

Soms is een automatische reminder het enige dat nodig is, zodat u de onaangename taak niet heeft van mensen op te bellen om uw geld achterna te zitten.

En het is ook de moeite waard om in contact te blijven met uw klanten.

Een regelmatige conversatie met hen hebben, betekent dat als ze moeite hebben met op tijd te betalen, u het op voorhand weet en u de nodige stappen kunt zetten om te zorgen dat u niet vastzit wanneer het payday is.

5. Automatiseer uw belasting

Geen enkel klein bedrijf kan het indienen van belastingdocumenten vermijden – en dat betekent veel verschillende beetjes informatie vinden en vergaren.

Als die informatie verspreid is over verschillende locaties – overheen papieren bonnetjes en facturen – wordt dit een vervelende en zware taak. U gaat het waarschijnlijk uitstellen tot het laatste moment, waardoor u extra stress krijgt.

En als u de soort persoon bent die vergeet bonnetjes te bewaren, of ze per ongeluk weggooit, kunt u uiteindelijk meer belasting betalen dan nodig is.

Wat u kunt doen

Een groot deel van het belastingproces kan geautomatiseerd worden door de juiste softwaretools, als u uw boekhouding up-to-date houdt.

Als u doorheen het jaar gegevens bijhoudt in uw boekhoudsoftware, hoeft uw belastingaangifte niet pijnlijk te zijn wanneer het tijd is om deze in te dienen.

6. Bankier in real-time

Waarom wachten op een bankafschrift om erachter te komen of uw financiën zo gezond als een vis zijn of op sterven liggen?

Internet en mobiel bankieren maken het makkelijk om op de hoogte te blijven van uw transacties terwijl ze plaatsvinden – en met de juiste software kunnen die transacties automatisch afgestemd worden met uw boekhouding zodat alles klopt.

Wat u kunt doen

De meeste banken bieden online accounts aan en een goed boekhoudsoftwarepakket haalt automatisch transactie-informatie uit uw bankrekening om deze af te stemmen met uw boekhouding.

U kunt proactief zijn in het beheren van uw cash, uitgaven, investeringen en leningen. Dit zal uw bedrijf in de toekomst helpen toegang te krijgen tot financiering en het op weg helpen naar groei.