Waarom je de traditionele KPI’s moet loslaten

Wil je overleven in het competitieve snelle bedrijfslandschap? Dan heb je proactieve, indicatieve KPI’s nodig.

In de meeste bedrijven is de financiële afdeling een hub vol strategische en operationele inzichten. Hoewel ze grote volumes aan data verwerken, is de output eerder klein en periode-gebonden. Denk maar aan rapporten zoals ‘verdiende omzet ten opzichte van doelen voor derde kwartaal’.

Zulke informatie regelmatig ontvangen is belangrijk voor je bedrijfsbeheer. Echter betekent dat dat je reactie op trends vertraagd is en soms zelfs al te laat is. Een beetje zoals in je achteruitkijkspiegel kijken, maar het gat in de weg voor je volledig missen.

Wil je overleven in het competitieve snelle bedrijfslandschap? Dan heb je proactieve, indicatieve KPI’s nodig. Combineer je die met de traditionele bedrijfsindicatoren, dan heb je alle inzichten in handen om je prestaties te meten.

De voordelen zijn bewezen. Volgens onderzoek ligt de jaarlijkse stijging in operationele winst 86 procent hoger bij analyse-gedreven bedrijven. Deze organisaties hebben 32 procent accuratere budgetteringen en ze rapporteren tweemaal zo veel jaarlijkse groei in hun operationele cashflow.

Je kan er geld op inzetten dat je concurrenten gedetailleerde inzichten gebruiken om hun bedrijf te sturen. En dat betekent dat er niet veel anders op zit dan hen achterna te hollen.

Bedrijven moeten proactieve inzichten gebruiken om hun strategieën en werking aan te sturen.

De manier waarop de zaken nu aangepakt worden in financiële afdelingen is vaak niet goed genoeg. Men moet een inzicht-gedreven aanpak kiezen wanneer men beslissingen maakt en die werkwijze verspreiden door het hele bedrijf.

Wat is er mis met traditionele KPI’s?

Vroeger verzamelde de financiële afdeling informatie uit elk ander departement en goten ze dat in een rapport aan het einde van vaste periodes (maand, kwartaal, jaar). Daarin vond je de essentie zoals verkoop, winst en verlies.

Vandaag creëren en verzamelen bedrijven elke seconde gedetailleerde gegevens.

Het is ondenkbaar dat finance één enkel rapport kan maken gebaseerd op al die informatie. Sommige afdelingen gebruiken dashboards waarmee ze meteen toegang krijgen tot hun data en er een beter zicht op krijgen.

Echter zitten er nog veel organisaties vast in die ‘periodieke rapporten’-mindset. Ze begrijpen niet hoe data het werk voor hen kan doen. Zo krijg je de mogelijkheid om meteen te reageren op wat er nu gebeurt in plaats van wat er een maand geleden plaatsvond.

Gegevensproblemen

In een Sage-enquête vertelde 86 procent van de bedrijfsleiders dat een gebrek aan samenwerking en communicatie zorgde voor problemen in het bedrijf en in de teams.

Om een volledig beeld te krijgen van een klant of leverancier, moet men gemiddeld vijf mensen aanspreken. En elk van die vijf focust zich op iets anders.

Traditionele rapporten zorgen voor een gelijkaardig probleem. De drie grootste obstakels bij traditionele KPI’s zijn als volgt.

1. Informatie is snel verouderd

Informatie die je gebruikt op de dag dat je het rapport publiceert, is actueel. Maar met elke minuut die voorbijgaat veroudert die.

Als finance eerste alle informatie moet verzamelen uit alle departementen voor ze het rapport kunnen maken, dan kan het dagen of zelfs weken duren voor ze de inzichten kunnen interpreteren of tonen in een rapport of dashboard. Op het moment dat bedrijfsleiders die informatie te zien krijgen, is deze dus al verouderd.

Ze moeten dus reageren op historische informatie in plaats van te werken met realtime inzichten.

Beslissingen zijn zo gebaseerd op giswerk in plaats van wat er op dat moment speelt. Hoe recenter de inzichten, hoe groter de kans dat bedrijfsleiders de juiste beslissing nemen.

2. Informatie is gefragmenteerd

Aangezien data van verschillende afdelingen komt, is er geen garantie dat ze mooi op elkaar zijn afgestemd. Informatie over de verkoop van producten zal bijvoorbeeld over een recente periode gaan, maar de gegevens van productie zullen over de tijd ervoor gaan.

Financiële afdelingen kunnen die gefragmenteerde data omzetten in inzichten, maar er is wel een kans dat er fouten in zulke rapporten zitten. Rapporten die men gebruikt om belangrijke beslissingen te maken.

Informatie kan bovendien gemanipuleerd worden en persoonlijke voorkeuren bepalen wat er in het rapport komt en wat niet.

De gevolgen kunnen desastreus zijn.

3. KPI’s zitten in silo’s

Elk departement heeft zijn eigen noden op vlak van data en hanteert andere key performance indicators (KPI’s) gebaseerd op hun unieke werkwijze in plaats van de overkoepelende bedrijfsstrategie.

Dat maakt het zo goed als onmogelijk om als een eenheid te handelen.

Zelfs als de verschillende departementen zich aligneren met de bedrijfsdoelstellingen, kunnen hun systemen hen een hak zetten. Zo heeft finance boekhoudsoftware, orderafhandeling heeft een systeem voor magazijnbeheer, en marketing gebruikt dan weer een CRM-tool.

Elk systeem zal zo zijn eigen spreadsheets hebben die voor anderen moeilijk te ontcijferen zijn.

Sales kan zo niet reageren op productie want ze zien niet hoeveel voorraad er is of hoeveel er geproduceerd wordt.

De klantendienst kan hun cliënteel niet helpen want ze hebben geen toegang tot het bestelsysteem van orderafhandeling.

Wanneer een afdeling gegevens probeert te delen, dan is dat meestal via gedeelde bestanden of prints die bediscussieerd worden in meetings. Dat is problematisch als tijd van groot belang is.

Waarom je niet alleen de traditionele KPI’s moet meten

KPI’s en andere traditionele analyses hebben beperkingen. We lijsten ze op.

Kies de juiste maatstaven

KPI’s meten wat belangrijk is. Maar wie bepaalt wat dat is? Business scholen? De sector?

Deze maatstaven zijn essentieel om je bedrijf te beheren. Vasthouden aan de standaard KPI’s betekent daarentegen dat je andere inzichten en werkwijzen op vlak van informatiegebruik zal missen.

Je financiële afdeling wilt misschien wel dieper graven in de beschikbare data met proactieve metrics, maar worden tegengehouden door de traditionele KPI-cultuur.

Nauw gefocuste KPI’s

Traditionele prestatie-metrics drukken proactiviteit de kop in. Je kan er mogelijks ook prestatie-problemen mee missen, zoals het accuraat voorspellen van kasstroom-tekorten.

Bovendien hebben ze de neiging om zich op één gebied te richten. De data op een andere manier interpreteren kan zo gevaarlijke vooroordelen met zich meebrengen. Er is geen vrijheid om data te verkennen of te analyseren vanuit een andere invalshoek.

Als je een neerwaartse trend ziet in je verkoop is het bijvoorbeeld onmogelijk om te weten of het probleem bij orderafhandeling ligt of bij de klanten.

KPI’s zijn soms demotiverend

Je verkoop schommelt omwille van meerdere redenen. Een concurrent die korting geeft op een gelijkaardig product is er zo een. Als je verkoopsteam die cijfers ziet zonder context kan dat demotiverend werken.