7 coisas a organizar antes de os funcionários administrativos irem de férias

A negociação costuma ser difícil para qualquer empresa quando chega a altura de organizar as férias de verão. E este ano pode ser ainda mais difícil.

Depois de vários meses de confinamento, o regresso à “nova normalidade” pós-coronavírus faz-nos sonhar outra vez com as ansiadas férias de verão. Isto significa que os mais afortunados poderão desfrutar de uns dias de descanso, sempre que o regulamento de lay-off, a licença remunerada recuperável e/ou a economia familiar o permitam.

Por isso, se trabalhamos na área de gestão e administração, o melhor é deixarmos tudo bem organizado antes de partirmos. Caso contrário, não vamos descansar devidamente se começarmos a receber chamadas da empresa durante as férias com todo o tipo de perguntas.

As empresas grandes têm a tarefa facilitada por contarem com mais administrativos, os quais podem ser substituídos mais facilmente. Mas nas pequenas e médias empresas que têm apenas um administrativo ou administrativa, as férias desse funcionário podem significar um sério problema para a organização.

7 coisas a organizar antes de os funcionários administrativos irem de férias

Para evitar ou tentar minimizar os problemas causados pelas férias do pessoal administrativo da empresa, podemos seguir os seguintes conselhos. Assim, as férias serão inesquecíveis por termos gozado bem o tempo e não pelos problemas que surgiram.

Planificação de tarefas

CONSELHO 1: Uma boa planificação das férias é essencial para evitar transtornos.

• É necessário analisar quais são as tarefas-chave de cada trabalhador, para que a empresa possa manter as suas operações diárias.
• Adicionalmente, designar substitutos para a realização dessas tarefas e, se necessário, prepará-los com antecedência para realizá-las.

Organização antecipada

CONSELHO 2: As férias não podem ser uma espécie de “bar aberto” em que cada um vai embora quando e como lhe apetecer.

• É necessário que a direção da empresa ou o departamento de recursos humanos organizem os períodos de descanso dos trabalhadores da forma mais adequada.
• Devem ser levadas em conta diferentes variáveis: requisições dos trabalhadores, existência de trabalhadores que possam substituir os que se ausentam, etc.
• Para evitar problemas organizacionais, há empresas que decidem afixar um letreiro a dizer fechado para férias, atribuindo períodos de férias quando a atividade da empresa fica reduzida.

Utilizar a cloud

CONSELHO 3: Recorrer a uma boa solução de gestão empresarial (se possível, em modalidade cloud).

• A utilização da cloud e de aplicações de gestão que permitam o acesso remoto às aplicações pode possibilitar a realização, a partir do local de férias, de algumas tarefas críticas.
• É sempre melhor ter de se ligar por uns momentos do que simplesmente não poder ir de férias.

Trabalho atualizado

CONSELHO 4: Pense na pessoa que será o seu back-up durante as férias e deixe as tarefas organizadas.

• O trabalho deve encontrar-se em dia e as tarefas críticas a ser realizadas por outros colegas devem ficar devidamente atribuídas.
• Dessa forma, ao deixar o trabalho em dia, vai ter menos trabalho acumulado no regresso.

7 coisas a organizar antes de os funcionários administrativos irem de férias

Análise das tarefas-chave

Atualização do trabalho

Ativação fora do escritório

Cumprimento de obrigações legais

Reforço da equipa

Verificação da solução de gestão

Mensagem no e-mail e no telefone

CONSELHO 5: Nunca se esqueça de deixar ativada a mensagem de fora do escritório.

• As pessoas com quem interagimos habitualmente nas atividades operacionais diárias não têm de pressupor que estamos de férias.
• Portanto, se ninguém responder aos e-mails ou ao telefone, convém deixar uma mensagem indicando o período de usufruto das férias. 

Liquidação de impostos e cumprimento das obrigações comerciais

CONSELHO 6: Cumpra com as suas obrigações fiscais e legais para evitar dores de cabeça.

• As entregas da declaração de IRC, da Modelo 22 , da Modelo 19, além dos pagamentos mensais habituais fazem com que o mês de julho seja um mês em que é complicado gozar as férias.
• No entanto, as empresas que liquidam os seus impostos mensalmente também têm de cumprir as suas obrigações perante a Autoridade Tributária em agosto.

Reforço da equipa

CONSELHO 7: Dê oportunidades a estagiários, ou realize contratações temporárias.

• Convém ter em conta que estas pessoas devem ser integradas na equipa com antecedência suficiente para adquirir um mínimo de aptidão para desempenharem diligentemente as suas funções.

Em resumo, o resultado de todas estas ações é que as pessoas incumbidas do trabalho administrativo poderão desfrutar das suas férias e, ao mesmo tempo, evitar dores de cabeça aos seus superiores e colegas.