Estratégia, Legal e Processos

Quando enviar uma fatura?

Saiba quando emitir uma fatura, como utilizar uma fatura proforma e como um programa de faturação ajuda a melhorar a tesouraria.

Publicado em Agosto 7, 20265 minutos de leitura Partilhar

Um programa de faturação adequado ajuda a cumprir os prazos legais, evitar erros e melhorar a gestão financeira da sua empresa.

Fazer uma venda é um grande passo para qualquer negócio, mas é essencial garantir que a faturação seja feita corretamente. Saber quando enviar uma fatura é crucial para manter a conformidade fiscal, evitar coimas e assegurar um fluxo de caixa saudável.

Embora muitas empresas utilizem uma fatura proforma antes da venda, é a emissão da fatura definitiva que desencadeia as obrigações fiscais previstas na lei.

Ideias chave

• Cumprir os prazos legais evita penalizações e reduz o risco de erros administrativos.
• Distinguir emissão, envio, comunicação à AT e cobrança permite gerir melhor todo o processo de faturação.
• Utilizar um programa de faturação certificado, para além de obrigatório, simplifica a emissão de documentos e melhora o controlo da tesouraria.

A emissão de faturas é uma prática fundamental para qualquer negócio, garantindo a conformidade fiscal e a transparência nas transações comerciais.

No entanto, é essencial perceber que emitir uma fatura não é o mesmo que enviá-la ao cliente, comunicá-la à Autoridade Tributária ou acompanhar o respetivo pagamento.

Uma faturação eficiente também contribui para uma gestão financeira organizada, assegurando que os pagamentos são realizados dentro dos prazos previstos e reduzindo o risco de atrasos na cobrança.

Índice do post

Em que momento fico obrigado a emitir uma fatura?

A legislação portuguesa estabelece regras claras sobre a emissão de faturas.

De acordo com o Código do IVA, a fatura deve ser emitida o mais tardar até ao 5.º dia útil seguinte ao momento em que os bens são colocados à disposição do cliente ou em que os serviços são prestados.

Quando existe um adiantamento, total ou parcial, a obrigação de emitir a fatura surge no momento em que esse pagamento é recebido, independentemente da prestação do serviço ou da entrega dos bens ocorrer posteriormente.

As diferentes fases do processo de faturação

Também é importante distinguir as várias fases do processo de faturação:

• Emitir a fatura significa criar o documento fiscal dentro do prazo legal.
• Enviar a fatura ao cliente corresponde à disponibilização do documento para pagamento. Pode ocorrer por via eletrónica ou em papel, conforme aplicável.
• Registar o documento garante que a operação fica corretamente refletida na contabilidade e nos registos da empresa.
• Comunicar a informação à Autoridade Tributária constitui uma obrigação fiscal que deve ser cumprida através dos mecanismos legalmente previstos, normalmente recorrendo a um programa de faturação certificado.

Por fim, é igualmente importante acompanhar o estado da fatura após a emissão. Confirmar se foi recebida, se se encontra vencida ou liquidada permite reduzir atrasos de pagamento e melhorar a previsibilidade da tesouraria.

Vantagens de utilizar um programa de faturação certificado

Hoje, a utilização de software certificado facilita todo este processo. Para além de assegurar o cumprimento das obrigações legais, permite gerar automaticamente o ATCUD e o código QR, elementos obrigatórios nos documentos fiscalmente relevantes, bem como preparar a comunicação da informação à Autoridade Tributária.

A não emissão de faturas dentro dos prazos legais, a utilização de dados incorretos ou a duplicação de documentos podem originar coimas e aumentar significativamente o trabalho administrativo da empresa.

Assim, um processo de faturação bem organizado reduz estes riscos e melhora a qualidade da informação financeira. Com soluções como o Sage 50, as pequenas empresas podem emitir faturas com maior segurança, manter a informação fiscal organizada e integrar a faturação com a contabilidade.

Emitir a fatura dentro do prazo legal é apenas o primeiro passo. Acompanhar o seu estado, comunicar corretamente a informação à AT e controlar os pagamentos são fatores igualmente importantes para proteger a tesouraria da empresa.

Boas práticas na emissão e gestão de faturas

Cumprir a legislação é apenas uma parte de uma boa gestão da faturação. Um processo organizado permite reduzir erros administrativos, acelerar a cobrança e melhorar a visibilidade sobre a tesouraria da empresa.

Ao longo do ciclo de vida de uma fatura, existem alguns aspetos que merecem especial atenção.

Confirmar os dados corretos antes de emitir a fatura

• Em primeiro lugar, confirme sempre os dados do cliente antes da emissão. Um NIF incorreto, uma morada desatualizada ou uma taxa de IVA errada podem obrigar à emissão de documentos retificativos.

Cumprir prazos

• Em seguida, evite emitir ou enviar faturas fora de prazo. Para além do risco de coimas, estes atrasos dificultam o controlo financeiro e podem adiar o recebimento.

Comunicar informação fiscal à AT

É igualmente importante garantir que a informação fiscal é comunicada corretamente à Autoridade Tributária através dos mecanismos legalmente previstos. Automatizar este processo reduz o risco de omissões e de erros de comunicação.

Saber quando enviar uma fatura implica muito mais do que conhecer o prazo legal de emissão. O Sage 50 ajuda a simplificar este processo ao integrar faturação, contabilidade e controlo de cobranças numa única plataforma. Distinguir cada etapa do processo de faturação e utilizar ferramentas adequadas permite cumprir a legislação, reduzir erros administrativos e melhorar o controlo da tesouraria da empresa.

Uma gestão eficiente da faturação ajuda a cumprir as obrigações legais, reduzir erros e melhorar a tesouraria da empresa. O Sage 50 permite integrar faturação, contabilidade e controlo de cobranças numa única solução, proporcionando maior eficiência e visibilidade sobre o negócio.

Saiba mais sobre os tópicos mencionados neste artigo

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