Como manter o fluxo de caixa durante a crise energética

A crise energética desenha um percurso desafiante para as pequenas empresas portuguesas.

A par de um óbvio aumento de custos, as empresas também enfrentam uma potencial redução das vendas à medida que os clientes reduzem as despesas. Isto significa que as margens de lucro serão apertadas dos dois lados, e é por isso que agir para proteger o fluxo de caixa será mais importante do que nunca.

Este artigo explica o que pode fazer enquanto dono de uma pequena empresa para influenciar a velocidade a que o dinheiro entra.

Vamos abordar:

• Por que razão o fluxo de caixa é tão importante agora
• Como melhorar o fluxo de caixa por via da aceleração dos recebimentos
• 5 funcionalidades de software que tornam mais fácil pagar-lhe 
• Últimas considerações

Por que razão o fluxo de caixa é tão importante agora

O acompanhamento atento do fluxo de caixa é sempre importante no que diz respeito a manter a sua pequena empresa financeiramente saudável. Mas em momentos de dificuldades, este gesto torna-se absolutamente crítico.

Com um fluxo de caixa constante, a sua empresa torna-se mais flexível e melhora a sua capacidade de resposta a mudanças de mercado inesperadas, a alterações de hábitos de consumo e ao nervosismo dos trabalhadores.

Também terá mais margem para fazer as aquisições necessárias à sobrevivência ou ao sucesso continuado do seu negócio. Isto pode passar pela substituição de equipamento antigo com modelos mais eficientes do ponto de vista energético ou pela instalação de isolamento e vidros duplos para preservar o calor nas instalações.

Estes investimentos só são possíveis com um fluxo de caixa estável, e a crise energética irá exercer mais pressão e está fora do seu controlo.

Mesmo que consiga negociar um contrato (relativamente) bom com o seu fornecedor de energia, os custos acabarão sempre por aumentar. Quer sejam os preços mais altos de outros fornecedores que usa, ou quão caro se tornará transportar os seus produtos, verá mais dinheiro a sair do seu negócio do que o normal durante uns tempos.

Terá, claro, de fazer o que puder para minimizar o impacto desta situação, mas há enormes oportunidades para melhorar o fluxo de caixa do outro lado. E isso passa por desenvolver a forma como os clientes lhe pagam.

Como melhorar o fluxo de caixa por via da aceleração dos recebimentos

Os pagamentos tardios contribuem muito para os problemas de fluxo de caixa. Também podem ser frustrantes porque já realizou o pedido e está a contar com esse dinheiro. Os atrasos são particularmente difíceis no caso das pequenas empresas que competem com as grandes corporações, que não sentem a mesma pressão financeira mês a mês.

Por outras palavras, a rapidez é importante. Quanto mais cedo os clientes pagarem, melhor. Pode influenciar a rapidez e a fiabilidade dos pagamentos removendo tanto atrito quanto possível do processo.

Não se esqueça de que os clientes também estão a enfrentar a crise energética e de que podem estar a ter problemas financeiros. Mesmo aqueles que sempre pagaram a horas podem começar a atrasar os pagamentos.

O ato de liquidar uma fatura pode criar sentimentos de resistência quando o dinheiro não abunda, sobretudo se tiver sido obrigado a aumentar os preços.

Ao desenvolver a experiência de pagamento dos clientes, começa a aliviar esta resistência e é provável que se torne um fornecedor a quem pagam rapidamente.

E como é que isto se faz?

Tudo começa com a tecnologia.   

5 funcionalidades de software que tornam mais fácil pagar-lhe

Algumas das opções atuais de software de faturação oferecem características que tornam mais fácil receber pagamentos. Com a combinação certa, pode corresponder melhor às necessidades e preferências dos seus clientes, convencendo-os a tratar dos pagamentos sem demora.

Quando procurar uma solução, preste atenção a estas cinco funcionalidades que tornam o pagamento mais fácil e que mantêm o fluxo de caixa do seu negócio.

1. Personalização da faturação

Quando os clientes são confrontados com uma velha e genérica fatura numa folha de cálculo, sentem-se como qualquer outro cliente junto de quem procura pagamento.

O software que lhe permite personalizar as faturas rápida e facilmente, com rubricas, cabeçalhos, cores, logotipos e acreditações personalizados, faz com o documento pareça mais ponderado, claro e profissional.

Outra funcionalidade que vale a pena procurar é a capacidade de guardar faturas personalizadas. Desta forma, depois de ter encontrado um formato ou estilo que tenha levado a uma maior rapidez de pagamento, poderá reutilizá-lo para criar faturas no futuro.

2. Tantos métodos de pagamento quanto possível

Se possível, deve corresponder às expectativas dos clientes sobre a forma de pagamento que estes preferem. Isto reduz a probabilidade de atrasos no pagamento devido à necessidade de mudar os processos a que estão habituados. Também é uma forma de antecipar potenciais objeções sobre a forma como lhes está a pedir que paguem.

Procure software que permita que os clientes paguem de tantas formas quanto possível, incluindo pela Internet, em pessoa e por telefone. O software terá de integrar um processador de pagamentos para poder aceitar pagamentos com cartão.

3. Acompanhamento dos pagamentos

Para ter uma visão geral do seu rendimento, precisa de saber exatamente quanto lhe devem, em nome de quem foram emitidas faturas, quem já leu as faturas e quem já pagou.

O software com funcionalidades de rastreamento de pagamentos oferece este conhecimento para todo o negócio, o que o ajuda a identificar e a concentrar-se nos clientes mais atrasados.

Quando sabe quem lhe deve dinheiro, pode ajustar a forma como comunica com esses clientes. Pode decidir enviar lembretes mais frequentes ou deixar de escrever mensagens eletrónicas e optar por um telefonema. Esta atenção por vezes é suficiente para incentivar um cliente a pagar.

4. Conversão das estimativas em faturas

Os erros de faturação não só perturbam a experiência do cliente, como acrescentam dias – ou até semanas – ao prazo de pagamento.

Por vezes os clientes procuram desculpas para não pagar e um simples erro de faturação pode ser tudo aquilo de que precisam para empurrar a questão para o mês seguinte.

Há capacidades inteligentes de maximização da precisão na criação de faturas que são ótimas para combater estes erros. Por exemplo, algumas soluções permitem-lhe converter orçamentos e estimativas aprovados em faturas. Isto não só lhe poupa muito tempo, como agiliza o processo e diminui a probabilidade de surgirem erros.

5. Funcionalidades móveis

Ter software de faturação disponível a qualquer momento pode ajudá-lo a convencer os clientes a pagar em períodos importantes.

Por exemplo, se estiver a visitar um cliente em pessoa e falar sobre o pagamento, este pode oferecer-se para pagar assim que receber a fatura. Com as funcionalidades móveis pode fazê-lo de imediato, em vez de ter de esperar até estar de volta ao escritório.

Pode até ir conversando à medida que elabora a fatura, o que significa passar menos tempo a revê-la antes do pagamento.

Últimas considerações

Proteger o fluxo de caixa tanto quanto possível será essencial para se manter flexível durante a crise energética.

Ainda que haja pressões que não controla em termos do aumento dos custos, poderá sempre influenciar a consistência do seu rendimento com as ferramentas certas.

Quando mais atrito retirar do processo para os seus clientes, mais rápida e fiavelmente eles lhe pagarão. Quanto menos tempo tiver de esperar, menos pressão haverá sobre o fluxo de caixa e mais agilidade financeira terá para responder ao que o futuro lhe trouxer.