Como proteger o seu negócio num período sem precedentes

Para um gestor, é apenas uma questão de tempo até se tornar necessário proteger o seu negócio em períodos difíceis. Os desafios têm muitas formas e a sua resposta a alguns deles, como a pandemia do novo coronavírus, exige uma combinação de medidas, algumas dirigidas às circunstâncias excecionais e outras necessárias em quase todos as situações de perturbação.

Por exemplo, a resposta do governo face à pandemia da Covid-19 incluiu incentivos financeiros e fiscais para as empresas reativarem os seus negócios. Mas há outros passos que vale a pena dar.

Proteja o seu negócio num período sem precedentes

Antes de mergulhar numa atitude defensiva, pense em como pode transformar um limão numa limonada. Lembre-se da expressão “a melhor defesa é o ataque.” Proteger o seu negócio nesta altura pode significar apresentar um novo produto ou serviço, ou mesmo procurar aumentar a sua quota de mercado a partir da sua oferta atual.

É possível que alguns dos seus concorrentes se tenham recolhido ou tenham perdido capacidade de produção, criando um vazio que pode ser preenchido por si. Pode também criar uma parceria com um negócio que ofereça serviços complementares, para tirar proveito do efeito “um mais um são três.” Por exemplo, um restaurante e uma mercearia talvez possam juntar-se para criar um serviço de entrega de refeições a preços competitivos.

Avalie ideias para novos projetos e serviços que tenha contemplado no passado, mas que não tenha explorado por não querer criar potenciais dificuldades em tempos de acalmia. Hoje, é provável que as potenciais dificuldades sejam externas, por isso é uma boa altura para tentar inovar.

Mesmo que não tenha posto a hipótese de se aventurar num novo tipo de indústria, é possível que haja um forte aumento da procura por outros produtos e serviços. Um exemplo é o aumento da procura por serviços de saúde mental, já que grandes empresas, como a Starbucks, assumiram o compromisso de oferecer estes recursos aos seus trabalhadores sem custos adicionais.

Mas mesmo com as novas oportunidades em vista, é importante que não se esqueça de proteger o seu negócio original. Permanecer à tona exige muitas vezes uma resposta imediata.

Gira o fluxo de caixa

Comece por ser agressivo na gestão do seu fluxo de caixa. Há muitas estratégias para evitar esgotar o seu fundo de maneio, em particular se isso não tiver sido uma preocupação em tempos recentes. Comece a sua análise com uma previsão do fluxo de caixa: estime quanto dinheiro entra e sai da sua conta todos os meses.

Se as vendas estão a descer, atualize a previsão sobre as receitas, para que o orçamento se mantenha atual.  Se não está seguro quanto às despesas orçamentadas, reveja o seu balanço de ganhos e perdas para monitorizar os gastos, o que está a entrar e em que momento do mês o saldo é mais baixo.

Se o seu balanço lhe parecer algo vago, pondere melhorar o seu software de contabilidade, nomeadamente para um sistema na cloud, a que possa aceder com facilidade remotamente, para um reforço da flexibilidade.

O que acontece quando a sua previsão de fluxo de caixa indica que está prestes a enfrentar problemas de solvência?

Comece por estes passos simples:

• Intensifique os esforços de coleta de créditos vencidos;
• Pague o que deve perto do fim do prazo e não antes;
• Negoceie calendários de pagamento mais generosos com os fornecedores;
• Procure oportunidades de descontos por pagamento antecipado – se conseguir, isto pode trazer-lhe vantagens;
• Adie aquisições discricionárias.

Acrescente à lista: tirar partido das oportunidades de empréstimo, como o financiamento para inventário e recebíveis, no caso de precisar apenas de algum tempo para se organizar. Por exemplo, compare o custo dos juros de um empréstimo com o custo das coimas pelo pagamento atrasado aos fornecedores. Pondere também o risco de os fornecedores deixarem de trabalhar consigo, no caso de perderem a confiança na sua capacidade de pagar as contas. 

Deve pedir um empréstimo?

Os empréstimos, pelo menos os pequenos empréstimos, podem não ser uma opção no caso de já estar em dificuldades (esta é a uma lição a reter para desafios futuros).

Além disso, pense em formas de reduzir a despesa sem adotar uma atitude de terra queimada. Por exemplo, está a pagar por serviços contratados, como os serviços de limpeza, que poderiam ser executados internamente por um preço mais baixo? Ou, por oposição: pode poupar contratando serviços externos para executarem algumas funções?

Quanto mais complicada for a sua situação financeira, mais difíceis serão as decisões sobre cortes na despesa que terá de tomar. Pode, por exemplo, reduzir o horário de funcionamento, eliminar elementos da compensação dos trabalhadores, incluindo as contribuições para os planos de reforma e os seguros de saúde, se a isso não estiver obrigado por lei.

Uma das decisões mais difíceis tem que ver com o lay-off de trabalhadores. Se chegar a essa situação, deixe claro que estas decisões não são tomadas de ânimo leve, em prol da motivação dos trabalhadores que permanecem.

Se os trabalhadores em lay-off forem valiosos, é possível que os possa voltar a contratar, uma vez retomada a normalidade. Ser tão solidário quanto possível aumentará as suas hipóteses de os recuperar no futuro.

Além disso, em circunstância como as de uma pandemia, cuidar dos seus trabalhadores inclui fazer todos os possíveis para proteger a saúde destes.

Na mesma linha, os clientes precisam de estar seguros de que não vão adoecer se usarem os seus serviços e produtos. Mesmo quando os seus clientes parecem ter desaparecido, não deixe que a comunicação pare completamente. Manter o contacto durante a ausência dos clientes pode ser crucial para garantir que se mantêm leais quando a crise passar.

Mantenha o contacto com os clientes

Pode manter-se em contacto de várias formas, incluindo por meio do envio de informação útil sobre as tendências que envolvem o seu produto ou serviços, ou sobre as adaptações em que investiu por forma a estar preparado para os servir assim que estejam prontos para regressar.

Por último, quando não estiver a apagar fogos, pense no futuro. Será que esta situação trará mudanças permanentes para a forma como as empresas da sua indústria trabalham? Haverá alterações à procura pelo seu produto ou serviço, ou à forma como este é entregue?

E quanto à forma como gere o seu negócio? Por exemplo, se está a perceber que muitos dos seus trabalhadores podem ser produtivos trabalhando em casa, e se estes não tiverem saudades da deslocação diária, será que deve alterar a política da empresa sobre o teletrabalho? A atual crise está a ter lugar num momento de tendências em matéria de mão-de-obra que já levaram muitos gestores a repensar a forma como gerem o pessoal.

Por vezes, os momentos difíceis aceleram as tendências que talvez lhe tenham passado despercebidas antes, tendências essas que poderá adotar para melhorar o seu negócio. A isso se chama pegar em limões e fazer limonada.