Como reduzir custos através da eficiência e melhoria contínua – Estudo Forrester

Porquê? Porque é que eu não consigo sair deste abismo? Porque é que não encontro uma solução? Já não sei se aguento mais o “barco”… como é que posso reduzir os custos? Já não tenho mais onde cortar! Há menos clientes, há menos dinheiro…

Se demito pessoas, não tenho mão-de-obra; se fecho os armazéns, as fábricas ou as lojas, não tenho onde armazenar, criar ou vender; se corto na matéria-prima não consigo produzir com qualidade; se corto nos produtos, não tenho o que vender; se corto no marketing e na área comercial não chego aos clientes; e se não chego aos clientes, os clientes não chegam a mim! E se os clientes não chegam a mim há menos dinheiro!

Como é que vou interromper este ciclo?

Estamos num momento de crise económica e social, o tempo de inatividade comercial obrigou as empresas a parar ou a reduzir a sua atividade. A pandemia criou uma epidemia económica, e neste mundo tão globalizado está-se a originar uma pandemia económica. Ou seja, numa doença que provoca precariedade e desemprego, que aumenta o fosso económico e social entre as pessoas, que aumenta a instabilidade e provoca incerteza nos mercados financeiros, que diminui a liquidez e aumenta o crédito mal parado. Em suma, uma doença que cria perturbações sociais que não são benéficas às organizações e à continuidade da atividade comercial.

Estamos perante um momento de viragem, não há volta a dar, nada será como era, temos de encontrar novas perspetivas, planear e ser mais eficientes.

Reza a história que sempre fomos conhecidos por “desenrascar”, sempre fomos conhecidos por encontrar soluções de última hora que mais ninguém encontra. Em caso de emergência, chamem um português! Encontramos uma alternativa e temos sempre mais um momento para respirar e continuar o nosso caminho.

« It is very rare or impossible that an event
can be negative from all points of view »

Tenzin Gyatso – 14º Dalai Lama

Contudo, não estamos em tempos para encontrar alternativas rápidas e sem consistência! Estamos sim, em tempos de nos reestruturarmos e criarmos organizações eficientes que:

1) efetuem um planeamento de longo prazo sólido com

2) processos delineados simples,

3) objetivos realistas e bem estruturados,

4) uma monitorização constante da organização e do mercado.

No entanto, é importante que se altere o modo de trabalhar, o modo como se está no mercado e o modo como se interage com o cliente, criando assim processos efetivos de melhoria contínua.

Esta é uma forma de gerir utilizada por empresas de referência mundial, tais como: a Toyota, a Ford, a Nike, a Intel. Estas empresas utilizaram metodologias de eficiência e melhoria contínua com sucesso, conseguindo resultados extraordinários.

Também, em Portugal, empresas como: Amorim Cork, a Jasil, a EDP, a Caetano Auto, a Lusíadas Saúde, a Guerin e a NOS, seguiram esta forma de organizar e gerir. Todas elas tiveram sucesso, alteraram os seus processos de trabalho e como resultado aumentaram a produtividade, reduziram os custos e consequentemente diminuíram os desperdícios.

Os segredos são: Monitorização, Eficiência e Melhoria Contínua

Temos de gastar menos, produzir de forma eficiente e vender mais. Só, desta forma, conseguiremos criar uma empresa consistente e sustentável a longo prazo, onde os fornecedores nos vejam com parceiros, onde os colaboradores gostem de trabalhar e onde os clientes saibam com o que podem contar.

Nesta trilogia, que se espera de longo prazo, entre fornecedores, colaboradores e clientes é primordial que se descreva todos os processos atuais para podermos monitorar e consequentemente otimizar.

Criar processos eficientes, é uma forma de criarmos melhores produtos e poupamos dinheiro ao longo do tempo.

Um dos processos essenciais que todas as organizações têm de fazer é a procura constante sobre o que os seus clientes valorizam, qual é o problema que eles necessitam de resolver, como é que a organização pode ser útil e que no final materializa a sua razão de existir.

Admitindo que já conhecemos os clientes e sabemos o que eles valorizam, o segundo passo é mapear a cadeia de valor e eliminar as atividades que não são uma mais-valia para a entrega final.

• O cliente valoriza, está disposto a pagar e a atividade é necessária para o desenvolvimento do produto? Então mantemos a atividade!

• O cliente não valoriza, não está disposto a pagar, mas a atividade é necessária para o desenvolvimento do produto? Então mantemos a atividade!

• O cliente não valoriza, não está disposto a pagar e a atividade não é necessária para o desenvolvimento do produto? Então eliminamos a atividade!

No final deste mapeamento estamos prontos para eliminarmos custos: como desperdício de tempo, energia e recursos.

« If you define the problem correctly, you almost have the solution »

Steve Jobs – cofundador Apple

Após a identificação e o mapeamento das atividades que criam valor, deve-se reduzir os chamados tempos mortos e criar um fluxo contínuo de trabalho, onde se executam as atividades sempre da mesma forma e sem interrupções.

Deve-se dividir as atividades maiores em partes mais pequenas para se detetar as ineficiências. Assim criam-se processos que permitem produzir mais em menos tempo, com mais qualidade e menos complexidade.

Uma vez que já sabemos o que os clientes valorizam, quais são as atividades imprescindíveis para produzir, como as devemos desempenhar, agora temos de priorizar e produzir apenas o que os clientes pedem de modo a reduzir: 1) a quantidade de produtos em stock, 2) o tempo de produção, 3) os recursos e as matérias-primas.

O que se pretende é a eficiência, eliminar a produção em excesso e focar somente nas necessidades dos clientes.

Finalmente, e uma vez que os objetivos são: conseguir aportar valor ao cliente, tornar a organização mais eficiente, reduzir custos e melhorar processos, deve-se fazer este processo de forma continua para que se possa encontrar regularmente pontos de melhoria.

Em suma, a forma de quebrar o ciclo e reduzir os custos, passa pela monitorização e eficiência dos processos organizacionais: desde os recursos, à área financeira, à produção, às vendas, passando pelo serviço ao cliente, ou seja, a otimização da cadeia de valor da organização.

Por esse motivo, a monitorização contínua e integrada das pessoas, dos processos, das matérias-primas, dos custos e dos investimentos são uma forma complementar e rápida para encontrar as ineficiências organizacionais.

Atualmente num mundo tão acelerado a tecnologia não é tudo, mas se implementada de forma integrada, ajuda em muito na relação e no mapeamento dos processos e das atividades que geram valor. Desta forma, torna-se mais rápido encontrar os pontos de melhoria e as eficiências que tanto queremos implementar. No fim do dia conseguirmos o que sempre desejamos, fazer mais com menos e melhor.