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Software de controlo de assiduidade: 8 critérios para gerir horários, ausências e equipas híbridas

Saiba como escolher um software de controlo de assiduidade para gerir tempos, horários, ausências, equipas híbridas e privacidade.

Publicado em Setembro 11, 20268 minutos de leitura Partilhar

Nota do editor: Este artigo foi publicado anteriormente e atualizado para 2026 pela sua relevância.

Como escolher um software de controlo de assiduidade e um software de registo de tempos que simplifique a gestão de ausências e o controlo de horários?

Antes de escolher um software de controlo de assiduidade, confirme se a solução que está a considerar regista tempos, organiza horários, trata ausências e responde aos diferentes modelos de trabalho. 

Deve também permitir corrigir registos, controlar acessos e proteger os dados dos colaboradores.

• Confirme que regista os tempos de trabalho e permite consultar os dados quando necessário.
• Teste cenários reais de horários, ausências, turnos e trabalho híbrido.
• Avalie privacidade, conservação dos registos, correções e facilidade de utilização.

No que respeita ao controlo da assiduidade dos seus empregados, a passagem das folhas de cálculo para uma gestão centralizada pode reduzir tarefas manuais. 

Porém, digitalizar um processo não garante, por si só, que a solução seja adequada.

Em Portugal, o empregador deve manter um registo dos tempos de trabalho, incluindo horas de início e termo e determinados intervalos. O Código do Trabalho estabelece também uma conservação de cinco anos da documentação. A lei não impõe, de forma geral, que esse registo seja digital.

Por isso, a escolha deve partir das necessidades da empresa. O objetivo é encontrar uma solução que ligue assiduidade, horários e gestão de ausências, sem transformar o controlo do tempo numa ferramenta de vigilância excessiva.

Índice do post

1. Confirme se o software regista os tempos de forma adequada

O primeiro critério é simples: confirme se o software de registo de tempos permite registar as horas de entrada e saída e consultar os dados necessários.

Teste também como são tratados intervalos, horas adicionais, correções e situações de trabalho fora das instalações. O sistema deve manter informação suficientemente clara para acompanhar os tempos efetivamente trabalhados.

Por exemplo, no caso do Sage HR, o módulo de folhas de horas permite registar entradas e saídas através do painel ou da aplicação móvel. Os registos podem seguir para aprovação do responsável.

Considere ainda a necessidade de consultar ou exportar informação. Durante uma demonstração, peça ao fornecedor para mostrar um registo completo, desde a marcação inicial até à aprovação.

2. Avalie a ligação entre horários, assiduidade e ausências

Adicionalmente, um software de controlo de assiduidade deve evitar que horários, férias e faltas sejam geridos em sistemas separados.

Esta ligação é essencial para perceber rapidamente quem está disponível, quem está ausente e que horas foram efetivamente registadas.

A gestão de ausências deve, portanto, incluir pedidos, aprovação, saldos e consulta pelos colaboradores. Um calendário partilhado também facilita o planeamento das equipas.

No Sage HR, os colaboradores podem consultar saldos e férias, enquanto os responsáveis acompanham a disponibilidade das equipas através de informação centralizada.

3. Teste diferentes modelos de trabalho

Uma solução adequada deve funcionar para equipas presenciais, híbridas e remotas. Não escolha uma ferramenta apenas com base no funcionamento do escritório atual.

Para equipas presenciais, teste entradas e saídas em diferentes locais. Para equipas híbridas, verifique como o sistema distingue os contextos de trabalho.

Para trabalho remoto ou deslocações, avalie as funcionalidades móveis e, quando necessário, a geolocalização. Esta última deve ser usada com uma finalidade clara e proporcional.

4. Verifique se suporta horários e turnos reais

O controlo de horários torna-se mais exigente quando existem turnos, vários estabelecimentos ou horários variáveis.

Durante a demonstração, apresente um horário real da empresa. Peça ao fornecedor para criar, alterar, duplicar e comunicar turnos.

5. Avalie as correções e a rastreabilidade

Nenhum sistema elimina todos os erros. Um colaborador pode esquecer uma marcação ou um responsável pode precisar de corrigir um horário.

O importante é saber quem pode corrigir, como a alteração é registada e que informação fica disponível posteriormente.

Peça uma demonstração de três situações: uma entrada esquecida, uma ausência incorretamente registada e uma alteração de horário.

Evite soluções em que as correções simplesmente substituem o dado anterior sem qualquer controlo. Para RH, a capacidade de explicar o histórico pode ser tão importante como o registo inicial.

6. Inclua privacidade e proteção de dados na avaliação

Como sabe, um software de registo de tempos trata dados pessoais. Por isso, a avaliação deve incluir acessos, permissões, segurança, conservação e finalidade dos dados.

Registar horas de trabalho não é o mesmo que monitorizar continuamente a atividade de uma pessoa. Funcionalidades como geolocalização devem ser analisadas segundo a finalidade, necessidade e proporcionalidade aplicáveis.

Deste modo, a empresa deve saber que dados são recolhidos, quem pode consultá-los, durante quanto tempo são conservados e como são corrigidos.

7. Compare a experiência de colaboradores e gestores

Uma solução pode cumprir os requisitos técnicos e continuar a criar trabalho adicional para RH.

Teste o percurso completo do colaborador: registar tempo, consultar horário, pedir ausência e verificar o respetivo estado.

Depois, teste o percurso do responsável: aprovar pedidos, consultar equipas, identificar situações pendentes e obter informação para análise.

Uma boa experiência reduz perguntas repetitivas e facilita a adoção da solução.

8. Confirme relatórios, integração e implementação

Antes de contratar, confirme que a solução produz os relatórios de que RH realmente precisa. Assiduidade, absentismo, horários e aprovações devem poder ser analisados sem reconstruir informação manualmente.

A título de exemplo, o Sage HR disponibiliza relatórios de RH e permite criar relatórios personalizados.

Avalie também a implementação. Defina regras, responsáveis, perfis de acesso e procedimentos para correções antes de colocar o sistema em produção.

Por fim, evite migrar dados sem os validar. Não configure regras sem envolver gestores. E não disponibilize a ferramenta sem explicar aos colaboradores como devem utilizá-la.

Checklist para comparar soluções

Antes da decisão final sobre o software que irá adotar, confirme estes pontos:

• Registo de entradas, saídas e tempos de trabalho.
• Gestão integrada de horários e ausências.
• Suporte para trabalho presencial, híbrido e remoto.
• Gestão de turnos e horários variáveis.
• Correção controlada dos registos.
• Perfis de acesso e proteção dos dados.
• Aplicação móvel ou acesso adequado às equipas.
• Relatórios e exportação de informação.
• Processo de implementação e formação.
• Capacidade de acompanhar o crescimento da empresa.

Perguntas para fazer durante uma demonstração

Para ter a certeza de que escolhe o software adequado à sua empresa, não peça apenas uma apresentação das funcionalidades. 

Apresente situações concretas e observe como o sistema responde. Eis abaixo algumas questões que poderá fazer ao seu fornecedor para ajudar nesta tarefa:

• “O que acontece quando um colaborador se esquece de registar a entrada?”
• “Quem pode alterar um registo e como fica documentada essa alteração?”
• “Como é aprovado um pedido de ausência?”
• “Como funciona para uma equipa que trabalha remotamente?”
• “Como são tratados os turnos e alterações de última hora?”
• “Que dados são recolhidos e durante quanto tempo ficam disponíveis?”
• “Que relatórios consigo obter sem recorrer a folhas de cálculo?”

Estas perguntas permitem comparar soluções com base no trabalho real de RH, em vez de comparar apenas listas de funcionalidades.

Escolher um software de controlo de assiduidade exige mais do que comparar funcionalidades. Avalie registos, horários, ausências, trabalho híbrido, privacidade, correções, relatórios e implementação. Teste sempre a solução com situações reais antes de decidir.

Perguntas frequentes

É obrigatório utilizar um software digital para registar os tempos de trabalho?

Não. O Código do Trabalho exige o registo dos tempos de trabalho, mas não determina, de forma geral, que esse registo seja obrigatoriamente digital.

Durante quanto tempo devem ser conservados os registos?

O artigo 202.º do Código do Trabalho estabelece um prazo de cinco anos para a conservação dos registos dos tempos de trabalho.

Um software de assiduidade pode monitorizar a localização dos colaboradores?

Pode incluir funcionalidades de geolocalização, mas isso não significa que qualquer forma de monitorização seja adequada. A finalidade e a proporcionalidade devem ser avaliadas antes da utilização.

Como devem ser corrigidos erros nos registos?

A solução deve permitir corrigir situações justificadas, mantendo controlo sobre quem efetuou a alteração. A empresa deve definir previamente regras claras para essas correções.

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